Lessen voor gemeenten die digitaal gaan procederen

Nederland digitaliseert en dat biedt overheidsorganisaties kansen om de dienstverlening aan inwoners en bedrijven te optimaliseren. Ook voor de gemeente van Morgen speelt digitalisering een grote rol. Een van de ontwikkelingen die gemeenten samen met de Rechtspraak moeten oppakken, is het digitaal procederen. Wat kunnen gemeenten leren van eerdere ervaringen?

“Digitalisering maakt het mogelijk om de complexiteit van alle werkzaamheden van een gemeente enigszins te managen. Dat betekent niet dat je als gemeente alles zelf moet doen. Gemeenten raken namelijk steeds meer met elkaar verbonden, bijvoorbeeld door samenwerkingsverbanden die zijn aangaan. Die zullen groeien en verstevigen.”

Verplicht digitaal procederen voor gemeenten

Ondanks het stopzetten van het programma Kwaliteit en Innovatie (KEI) van de Rechtspraak, zullen partijen op termijn verplicht digitaal moeten gaan procederen, zo ook de gemeenten.

Sinds 2017 is het voor advocaten verplicht om digitaal te procederen in asiel- en bewaringszaken. Als implementatiemanager was ik verantwoordelijk voor het begeleiden van bestuursorganen bij de invoering van het verplicht digitaal procederen. In dit artikel bespreek ik de lessen die de Rechtspraak samen met de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) en de vreemdelingenadvocatuur heeft opgedaan bij de implementatie van het digitaal procederen in asiel- en bewaringszaken.

Geleerde lessen over digitaal procederen

De impact van het digitaal procederen op processen, systemen en mensen bij de Rechtspraak is groot. Bij hun digitale transformatie zijn eerst processen vernieuwd die de basis vormden voor de ontwikkeling van nieuwe systemen en zijn nieuwe gedragsprincipes geïntroduceerd.

Dit zijn drie belangrijke geleerde lessen voor de Rechtspraak:

1. Leer van anderen, maar eigen leerervaring is onvermijdelijk

‘Leren en reflecteren is een onderdeel van mijn werk’ is één van die gedragsprincipes en bevat tevens een belangrijke les voor de Rechtspraak bij de invoering van digitaal procederen, namelijk: ’Leer van anderen, maar eigen leerervaring is onvermijdelijk. Durf bij te sturen!’

De invoering van de nieuwe (digitale) manier van werken gebeurt in fases. Leerervaringen van de ene implementatie, bijvoorbeeld het digitaliseren van vreemdelingenzaken, neemt de Rechtspraak mee in de volgende implementatie, het digitaal procederen in lokale belastingzaken. Dit alles vraagt om een duidelijke (digitale) stip op de horizon en een flexibele houding om het gewenste resultaat te behalen. Het uiteindelijke doel is om de rechtspraak begrijpelijker en toegankelijker te maken waardoor rechtszaken sneller worden afgehandeld en betrokkenen sneller weten waar ze aan toe zijn.

2. Werk aan netwerksamenwerking

Een tweede belangrijke les voor de Rechtspraak is: ‘Werk aan netwerksamenwerking’. Dit heeft ook te maken met een nieuw gedragsprincipe, te weten: ‘Ik oefen mijn taak uit ten dienste van de samenleving’. Hierbij hoort meer klantgericht en extern georiënteerd gedrag.

Bij het digitaal procederen in asiel- en bewaringszaken kwam dit tot uiting bij de implementatie van de systeemkoppeling tussen de Rechtspraak en de IND. Systeemkoppelingen zorgen dat veranderingen onmiddellijk ingrijpen op de bedrijfsvoering van de andere partij en vragen om een nieuwe en intensievere manier van samenwerken. Zeker bij de stapsgewijze ontwikkelaanpak en gefaseerde manier van implementeren van de Rechtspraak, is het van belang om intensief samen te werken met externe partijen. Het is belangrijk om elkaar te kennen en te weten hoe de bedrijfsvoering van de ander in elkaar steekt om problemen voor te zijn en hier tijdig op in te spelen.

3. Investeer in eigenaarschap

Een laatste les is het belang van ‘investeren in eigenaarschap’. Dat is ook in lijn met een nieuw gedragsprincipe van de Rechtspraak: ‘Ik ga er zelf wat aan doen’. Deze impactvolle verandering vraagt om leiderschap en sturing op alle niveaus. Bij de Rechtspraak zijn administratief en juridisch medewerkers en rechters betrokken bij de ontwikkeling en implementatie van de nieuwe digitale werkwijze. Leidinggevenden en bestuurders hebben tevens een belangrijke rol bij de besluitvorming. Zij geven richting, creëren enthousiasme en urgentie, ondersteunen collega’s én geven het goede voorbeeld.

Onderzoek digitale transformaties bij overheidsorganisaties

Deze geleerde lessen van de Rechtspraak komen overeen met de resultaten uit het onderzoek van Morgens naar de succesfactoren van digitale transformaties bij overheidsorganisaties. In dit onderzoek is met prominente vertegenwoordigers van 13 uitvoeringsorganisaties binnen de overheid gesproken over hun digitaliseringsaanpak, de ervaren succesfactoren en barrières, en de kansen en uitdagingen voor de toekomst.