Andere rol gemeenten door data-analyse

In gesprek met Astrid van de Klift, gemeentesecretaris van de gemeente Veenendaal, over ‘de overheid van Morgen’.

“We moeten mensen om ons heen verzamelen die nadenken over het type vraagstukken dat de gemeente van Morgen met zich meebrengt. We verzamelen zoveel gegevens. Het is de kunst om die zodanig in te zetten dat zij de gemeente verder brengen.” Astrid van de Klift, gemeentesecretaris van de gemeente Veenendaal, ziet het als een grote uitdaging om écht stappen te zetten met de gemeente.

Mark Elstgeest en Laura Steenbrink spraken met haar, ook over haar rol als lid van de taskforce Samen Organiseren. “Waarom moet elke gemeente het wiel opnieuw uitvinden als je het ook één keer kunt bedenken en 380 keer kunt uitrollen?”

Gemeente Veenendaal van Morgen: slim omgaan met data

Data verandert processen
“De trend die zich momenteel aftekent en waarin ik zelf ook geloof, is dat wij steeds meer aan de slag gaan met data. Veel data zijn nu al beschikbaar; deze geven ons veel kennis. Maar in een volgend stadium hebben data ook invloed op onze processen.

Neem bijvoorbeeld het proces rond een defecte lantaarnpaal. Als die nu defect is, vraagt dat een proces in de dienstverlening waar we mensen bij nodig hebben. In de gemeente van Morgen zit er een chip in de lantaarnpaal, die een defect signaleert en automatisch een proces in gang zet bij een bedrijf dat de lantaarnpaal gaat repareren of vervangen. Wij krijgen als gemeente in dat geval een andere rol in de dienstverlening.”

Data-analyse in ketensamenwerking
“De gemeente Heusden maakt ook gebruik van data-analyse buiten het gemeentelijk domein, bijvoorbeeld voor de aanpak van ondermijning. Ze gaan daar gericht en op een slimme manier om met gegevens over bijvoorbeeld geregistreerde autobedrijven. Daarmee konden ze meerdere bedrijven ontmaskeren als dekmantel voor criminele praktijken.

Met data kun je dus tot relevante analyses komen, die je vervolgens gericht kunt inzetten. Er zijn nog veel meer mogelijkheden te bedenken die we op dit moment nog niet benutten.”

De overheid van Morgen

Dit interview maakt deel uit van een serie gesprekken met bestuurders en andere gezichtsbepalende personen binnen de publieke sector over de overheid van Morgen. Hierbij kijken we zowel naar ontwikkelingen in de sector voor de komende vijf jaar als naar de situatie van vandaag, om vervolgens te bepalen wat er nodig is om van vandaag naar morgen te bewegen.

“Waarom moet elke gemeente het wiel opnieuw uitvinden als je het ook één keer kunt bedenken en 380 keer kunt uitrollen?”

Waar staan we nu?

Regelgeving beperkt de mogelijkheden
“Wat betreft het digitaliseren van onze dienstverlening, lopen we nog tegen een aantal beperkingen aan. Bij het uitreiken van een paspoort, moet je iemand bijvoorbeeld zien om te kunnen controleren of deze voorzien is van de juiste pasfoto. Er is nog veel regelgeving die ons ervan weerhoudt om bepaalde dingen te kunnen doen.”

Een gemeente zonder gemeentehuis
“Een goed voorbeeld hiervan is de gemeente Molenwaard. Die had het idee opgevat om te werken zonder gemeentehuis. Het is echter verplicht om paspoorten op één centraal punt op te slaan. De gemeentesecretaris heeft vervolgens onderzocht of deze direct bij de burgers konden worden bezorgd. Daar liep hij echter tegen allerlei beveiligingsaspecten en regelgeving aan.”

Tekort aan budget en personeel
“Er is nog te weinig budget en capaciteit om grote IT-ontwikkelingen op korte termijn mogelijk te maken. IT’ers worden momenteel overal gevraagd en zijn dus lastig te vinden. Bovendien is het lastig om ze vervolgens aan boord te houden. Een oplossing zou kunnen zijn om medewerkers intern op te leiden, zodat zij voor de veranderende gemeente ingezet kunnen worden. Innovatie gaat momenteel heel snel. De vraag is of we deze kunnen bijhouden wanneer we niet voldoende investeren.”

“Als gemeente Veenendaal hebben wij het voordeel dat we al een ICT-imago hebben.”

Een gemeente met een visie
“Als gemeente Veenendaal hebben wij het voordeel dat we al een ICT-imago hebben. Er zitten hier veel IT-bedrijven en we willen ons ook echt neerzetten als ICT-centrum. Dat maakt het gesprek met het bestuur wel makkelijker. Zij zien het nut ervan in om Veenendaal te profileren als een gemeente met ICT-ambitie. Het creëert immers mogelijkheden in de regio, door andere gemeenten te helpen met IT-opgaven en daarmee echt van betekenis te zijn op het gebied van innovatie.”

Wat moet er gebeuren om daar te komen?

Nadenken over processen
“Dit betekent dat je als gemeente moet nadenken over de inbedding van data-analyse in de organisatie. Maar je moet ook nadenken over de processen, vooral over de vraag waarom je die inricht. We hebben lang vastgehouden aan onze huidige processen en de vraag gesteld hoe we die efficiënter konden inrichten. Sommige processen zullen in de toekomst echter niet meer nodig zijn. Op dat moment kun je andere dingen gaan doen.”

Vol inzetten op digitale dienstverlening
“We sturen steeds meer op het digitale contact, maar moeten wel iedereen van dienst kunnen zijn. De analoge dienstverlening faseert zich op termijn langzaam uit. Op dit moment vind ik dat we als gemeente echter nog te weinig aan de digitaliserende burger tegemoetkomen. We kennen namelijk nog niet alle mogelijkheden.

Dit vraagt van ons ‘trial’ en ‘error’, maar die houding past per definitie niet bij de overheid. Althans, niet bij de kleinere gemeenten. Je mag dingen proberen, maar moet dit ook verantwoorden. De overheid als geheel moet hier lef voor ontwikkelen.”

“Mensen willen niet verrast worden, maar gewoon op een nette en snelle manier hun paspoort krijgen.”

Maximale inspanning voor de klant
“Denken vanuit de klant is eigenlijk alweer een oude stelregel. Het gaat er dan vooral om dat je maximale inspanning levert om klantwaarde te realiseren. We trekken nu nog niet de maximale consequenties door voor wat dit betekent voor ons als organisatie.

Sommige mensen hebben het idee dat persoonlijk contact met de gemeente het ideale klantcontact is. Ik geloof daar zelf minder in. Natuurlijk is een glimlach aan de balie en een kopje koffie prettig, maar is dat waar je in essentie vrolijk van wordt? Een burger wordt veel enthousiaster van dienstverlening waar je op kunt rekenen, vanuit een bepaalde standaard. Mensen willen niet verrast worden, maar gewoon op een nette en snelle manier hun paspoort krijgen.”

“We moeten landelijk slagkracht ontwikkelen om ervoor te zorgen dat gemeenten niet individueel aan de slag gaan. Het uiteindelijke doel is ervoor te zorgen dat je als gemeente kunt innoveren in datgene waar je goed in bent. Maar liefst 380 gemeenten zijn op dit moment bezig met dezelfde ontwikkelvraagstukken.

In de basis willen gemeenten het best samen doen, maar ze voelen zich toch snel uniek in wat ze doen. We moeten vertrouwen op elkaar en een stukje autonomie loslaten. Wanneer gemeenten het gevoel krijgen dat ze de slag gaan missen, zullen ze er eerder voor open staan om zaken centraal te organiseren.”