Slimmer werken in de GGZ: aan de slag in 3 stappen

Wachttijden lopen op, behandelaren raken overbelast en de administratieve druk blijft stijgen. Er is een oplossing: slimmer werken. In dit artikel ontdek je hoe jouw GGZ-organisatie in drie concrete stappen meer ruimte creëert voor goede zorg, werkplezier en toekomstbestendigheid. Geen grote reorganisaties, maar praktische verbeteringen die je vandaag al kunt starten.

Van regeldruk naar meer ruimte voor goede zorg

Behandelaren besteden gemiddeld 40% van hun werktijd aan administratie: verantwoording, registraties en protocollen. Tijd die zij liever direct aan hun cliënten besteden. De Raad voor Volksgezondheid en Samenleving pleit er sinds april 2024 voor om de administratieve lasten te halveren. Landelijk zijn al stappen gezet: uniformering van inkoopeisen, de intrede van eHealth, een nieuw bekostigingsmodel en Horizontaal Toezicht, diverse schrapsessies, samenwerkingsprojecten en pilots.

Wat kun je als GGZ-organisatie zelf doen? De oplossing ligt niet in harder werken of in meer mensen. De sleutel zit in slimmer werken: met meer autonomie voor professionals, minder regeldruk en meer focus op waar het écht om draait: goede zorg en herstel voor cliënten.

Toekomstbestendige GGZ

Inzichten uit het onderzoek De GGZ van Morgen laten zien dat instellingen die werk maken van goed werkgeverschap, digitalisering en samenwerking, klaar zijn voor de toekomst. Er zijn vijf thema’s waarin stappen gezet kunnen worden om de GGZ toekomstbestendiger te maken:

1. Meer aandacht voor mentale gezondheid
2. Een aantrekkelijke werkgever zijn
3. Meer en beter samenwerken
4. Gebruik van technologie en data
5. Behandelen voor een zinvol leven, waaronder doelmatiger behandelen valt

Slimmer werken komt in al deze vijf thema’s terug, en is daarmee een praktische aanpak waarmee GGZ-instellingen aan de slag kunnen om de vijf thema’s van de GGZ van Morgen te realiseren.

Slimmer werken: hoe begin je eraan?

Het verbeteren van werkprocessen en het verhogen van werkplezier begint met inzicht. Waar staat je organisatie nu? En waar wil je naartoe?

Stap 1: Bepaal waar je organisatie staat op gebied van slimmer werken

Dit kun je doen door gebruik van de Quickscan. Deze scan helpt je om een duidelijk beeld te krijgen van de huidige situatie binnen je organisatie. In twaalf vragen wordt een beeld gevormd over het niveau van ‘slim werken’ van jouw zorgorganisatie op drie gebieden: strategie, cultuur en structuur. Direct na het invullen zie jij jouw resultaat, en geven we je een aantal adviezen voor jouw volgende stappen naar (nog) meer slimmer werken.

Stap 2: Waar wil je naartoe? Bepaal je ambitie

Na inzicht volgt richting. Wat wil je bereiken? Bijvoorbeeld:

• Administratieve lasten met 30% verlagen, zodat behandelaren meer tijd hebben voor cliënten.
• Meer behandelcapaciteit realiseren door blended care of eHealth slim in te zetten.
• Teams meer eigenaarschap geven over hun behandelproces en werkdruk.
• Implementeren van online intakes met slimme koppeling met het EPD.

Kijk ook naar wat andere instellingen doen. Initiatieven zoals (Ont)regel de zorg en digitale samenwerkingen als PsyNet laten zien dat vernieuwing mogelijk is. Gebruik dit als inspiratie om je eigen ambitie scherp te stellen.

Stap 3: Ga aan de slag: kom in actie!

Je weet waar je staat en wat je wilt bereiken. Nu is het tijd om te gaan doen. Dit is makkelijk gezegd, maar niet altijd even makkelijk om te doen. Ervaring leert echter dat er mooie resultaten te behalen zijn met een kortcyclische veranderaanpak:

Why – Benoem het waarom. Leg uit waarom verandering nodig is en maak het tastbaar voor teams. Denk aan praktijkvoorbeelden zoals minder registratielast, meer behandeluren of kortere wachttijden.

Focus – Begin klein met de belangrijkste verbeterpunten die direct merkbaar zijn voor behandelaren en cliënten. Werk hier systematisch aan.

Opleiden en samen verbeteren – Zorg voor training, ondersteuning en ruimte voor ideeën. Laat teams meedenken in oplossingen: van administratieve versimpeling tot slimmere triage of blended behandelen en pas deze toe in pilotteams met een gestructureerde aanpak.

Zet grote stappen door continu verbeteren

Slimmer werken is geen doel op zich, maar een manier om de GGZ toegankelijk, betaalbaar en werkbaar te houden. Door klein te beginnen, medewerkers te betrekken en te blijven leren en verbeteren, zet je grote stappen. Niet morgen, maar vandaag.