Actueel / Data

Continu verbeteren kan niet zonder data

30-05-2024 3 minutenLianka Bruijnen

Steeds meer organisaties zetten de stap naar een continu verbeteren cultuur. In deze organisaties staat het belang van de klant voorop, en wordt continu gekeken naar efficiëntie, vernieuwing en verandering van processen, zodat de dienstverlening past bij de klantwens. In deze blog lees je hoe je data kunt inzetten bij het continu verbeteren van processen.

Door de prestaties van je proces inzichtelijk te maken met cijfers, zie je duidelijk waar de knelpunten en verspillingen zitten en welke weerslag de vervolgens ingevoerde verbeteringen hebben op deze prestatie. Door continu inzicht te hebben in deze prestatie kan je er ook beter op sturen. Zo zagen we bij de Universiteit van Amsterdam ook al dat data, inzicht en analyse een belangrijke pijler is in de strategie voor het grootschalig verbeteren van het toelatingen proces.

Starten met een meetbaar doel

Als je aan de slag gaat met het verbeteren van processen start je met het doel en de missie van de organisatie of organisatieonderdeel. Je schetst de stip op de horizon, voor wie je de processen verbetert (de klant) en waar deze tegenaan loopt (de knelpunten). Als je deze visie vervolgens vertaalt naar meetbare doelstellingen, kun je erop gaan sturen.

Zo hebben wij bij het verbeteren van het toelatingsproces van de UvA het ambitieuze doel gesteld van een doorlooptijd van maximaal veertien dagen. Dan gaat data een rol spelen. Als je je data op orde hebt, kun je snel aangeven hoe ver je van je doel verwijderd bent. Wekelijks of maandelijks stilstaan bij de score van jouw doelen zorgt ervoor dat je op tijd kunt bijsturen en je de juiste projecten opzet om continu te verbeteren.

Datagedreven aan de slag met knelpunten

Weten hoe je proces presteert is een belangrijke stap om aan de slag te gaan met een projectmatige verbetering. Als je voldoende data verzamelt over je proces kun je de prestaties in kaart brengen. Process mining is bijvoorbeeld een goede tool die jou de inzichten kan geven over het verloop en de prestatie van jouw processen.

Of je begint met een datareis, waarbij je inzichtelijk maakt welke data over het proces al verzameld wordt in welke systemen. Denk hierbij aan doorlooptijden, verwerkingstijden of het aantal fouten. Deze cijfers kunnen vervolgens input zijn voor verbeterprojecten. Gaat er veel fout in een proces waardoor je veel opnieuw moet doen? Of duren processen misschien langer dan verwacht – of belangrijker nog: dan de klant wenst? Dit zijn redenen om een procesverbetertraject op te starten.

Door het gat tussen wens en huidige prestatie tastbaar te maken door onderbouwing met cijfers, kun je mensen in beweging zetten om dat gat te dichten. Met de data die je toch al aan het verzamelen bent kun je na het doorvoeren van een verbetering (experiment) opnieuw kijken hoe het proces presteert. Zie je verbetering? Tijd om dat te vieren! Zie je geen verbetering? Tijd om een nieuw experiment te starten.

Dagelijks werken met data in de operatie

Minstens net zo belangrijk als de data die operationele processen in kaart brengen, zijn de teams die deze processen dagelijks uitvoeren. Bij de UvA gaven we de Admissions medewerkers per team inzicht in werkvoorraad, doorlooptijden en andere procesprestaties. Dit helpt om de juiste focus te geven. Zo zijn teams continu bezig met het verbeteren van hun processen, met een focus op de waarde voor de klant. Het geeft ook inzicht en overzicht in de werkdruk van het team.

In weekstarts bespreek je de werkzaamheden met elkaar. Vragen als “hoe hebben we het vorige week gedaan?”, “wat gaan we deze week doen?” en “waar ligt de prioriteit?” komen voorbij. Met behulp van dashboards die inzicht geven in de werkvoorraad kun je deze vragen makkelijk bespreken met het team. Zo houd je zichtbaar welke processen aandacht nodig hebben. Daarnaast is het meteen duidelijk welke doelstellingen behaald zijn, en kunnen successen gevierd worden.

Datagedreven processen verbeteren in jouw organisatie?

Wil jij ook aan de slag met het verbeteren van processen, en ben je benieuwd hoe data hierin een rol kan spelen? We gaan er graag met je over in gesprek! Neem contact op met Lianka Bruijnen.

Meer lezen?

Lees meer over de inzet van data bij het verbeteren van processen.

Bekijk alle artikelen
Artikel

Databeschikbaarheid als fundament, de mens als sleutel tot succes

28-05-2024 3 minuten
Lees meer
Interview

Datagedreven werken als vanzelfsprekend om opgavegericht te werken

29-09-2022 7 minuten
Lees meer
Interview

Datagedreven werken binnen gemeenten: In gesprek met Jos Maessen

14-04-2020 4 minuten
Lees meer
Artikel

Gebruik data om jouw digitale transformatie te versnellen!

17-05-2022 4 minuten
Lees meer
Artikel

Drie tips om te bouwen aan het vertrouwen in data

25-09-2019 3 minuten
Lees meer
Artikel

Hoe datavolwassen is jouw organisatie?

13-08-2020 2 minuten
Lees meer
Artikel

Het verschil tussen datagedreven sturen en datagedreven veranderen

31-03-2022 3 minuten
Lees meer
Artikel

Systematisch aan de slag met datagedreven werken

20-10-2023 4 minuten
Lees meer
Artikel

Van baby naar robot: in 3 stappen naar data-volwassenheid

29-05-2020 5 minuten
Lees meer
Artikel

Zo word je opportunistisch met data

15-08-2023 3 minuten
Lees meer
Artikel

Zo zet je data in om jouw organisatie te onderscheiden

01-12-2023 5 minuten
Lees meer
Artikel

Data als eerste hulp bij een effectieve samenwerking

25-04-2024 2 minuten
Lees meer
Interview

Aan de slag met data in het onderwijs: toelatingen

01-03-2021 2 minuten
Lees meer
Artikel

Dit zijn de eerste stappen in het veranderen naar een datagedreven organisatie

21-07-2023 2 minuten
Lees meer
Artikel

Drie inspirerende voorbeelden van transformationeel datagebruik

16-01-2024 4 minuten
Lees meer