Zo optimaliseer je onderwijslogistiek: een case study van de Universiteit van Amsterdam

De druk op onderwijslogistieke processen is hoog. De dienstverlening naar studenten toe staat onder druk en medewerkers ervaren vaak hoge werkdruk. De Universiteit van Amsterdam besloot om onder andere de gehele toelating tot de Master grondig te verbeteren. In deze nieuwe blogreeks leer je hoe zij dat hebben gedaan.

In de dynamische wereld van het hoger onderwijs worden Nederlandse instellingen geconfronteerd met een breed scala aan uitdagingen. Denk aan:

• Een recordaantal inschrijvingen van zowel nationale als internationale studenten;
• Een groeiende behoefte aan flexibel ingericht onderwijs;
• Studenten die een naadloze ervaring verwachten van het moment van aanmelding tot aan afstuderen.

Dit zorgt ervoor dat de druk op de onderwijslogistieke systemen en processen hoog is. Vaak uit zich dit in suboptimale, gefragmenteerde en moeilijke te besturen dienstverlening naar de student toe, waardoor zowel medewerkers als studenten onder druk komen te staan.

De Universiteit van Amsterdam pakte deze uitdaging met beide handen aan. In een universiteitsbreed programma gingen zij aan de slag met het optimaliseren van het gehele proces voor ’toelating tot de Master’. Met succes!

Een proces- en datagedreven verandering

Het proces van toelating tot Master omvat een samenspel van centrale en decentrale afdelingen verspreid over verschillende faculteiten, talloze onderwijs- en administratieve rollen, en diverse aanmeld- en inschrijfsystemen. Dit vraagt om een doordacht veranderprogramma. We zijn hierbij uitgegaan van drie elementaire uitgangspunten voor een succesvolle verbeteropgave:

1. Het is een veranderopgave

Het proces en het speelveld van belanghebbenden is complex. Er zijn veel verschillende rollen en werknemers bij betrokken. Veel van de processtappen worden decentraal uitgevoerd en de variatie in de procesinrichting is groot. Dat betekent dat verbeteren via een aantal geïsoleerde verbeterprojecten geen reële optie is. Een programmatische aanpak met een sterke focus op het betrekken en meenemen van alle belanghebbenden naar een nieuwe manier van organiseren en werken is nodig;

2. Het denken in (keten)processen staat centraal

Om gestructureerd en continu te kunnen verbeteren moeten de medewerkers gaan denken in processen. Er is een diepgaand begrip nodig van hoe de processen worden uitgevoerd, zich tot elkaar verhouden en al dan niet vertalen naar concrete uitkomsten en resultaten die verwacht wordt door de ontvangers van het proces (bijvoorbeeld studenten). Het inzichtelijk maken van het proces en de procesknelpunten in relatie tot een uitgesproken gewenste situatie maakt de weg vrij voor gerichte verbeterslagen.

3. Werken en spreken met data

De veranderopgave, het verbeteren van processen en het sturen op gewenste procesresultaten in de uitvoering kan alléén goed vormgegeven worden als dit wordt ondersteund met actuele procesdata. De aanmelding en verwerking van studentdossiers zijn vaak opgedeeld in afgebakende stukjes proces die door verschillende werknemers worden uitgevoerd. Iedereen ziet een stukje van de puzzel, verstopt in en over één of meerdere systemen. Zicht op de flow van dossiers door het (keten)proces heen biedt opties tot sturing op gewenste procesresultaten.

Van drieluik naar programmastructuur

Deze drieluik voor een succesvolle transformatie in de onderwijslogistiek hebben wij binnen de opdracht van de UvA vertaald naar meerdere met elkaar verbonden werkstromen. Binnen elk van deze werkstromen zijn op een continue basis nieuwe initiatieven benoemd en uitgevoerd.

Leer alles over de aanpak en geleerde lessen via de nieuwe blogreeks

In de komende maanden delen we in een reeks artikelen de aanpak en geleerde lessen met concrete praktijkvoorbeelden. Op deze manier willen we alle hoger onderwijsinstellingen in Nederland helpen met het verbeteren van de onderwijslogistiek.

In de blogreeks ontdek je:

1. De strategie achter de succesvolle transformatie van de UvA naar een efficiëntere en gestroomlijnde onderwijslogistiek.
2. Hoe Morgens de UvA heeft geholpen om complexe uitdagingen te overwinnen en verschil te maken voor zowel medewerkers als studenten.
3. Praktijkvoorbeelden van innovatieve oplossingen en verbeteringen die hebben geleid tot opmerkelijke resultaten.
4. De cruciale rol van data en procesgericht denken bij het realiseren van duurzame veranderingen in onderwijslogistiek.
5. Toekomstperspectieven en lessen die andere onderwijsinstellingen kunnen trekken uit het succesverhaal van de UvA.