Systematisch aan de slag met datagedreven werken

Wil je data omarmen en de stap zetten naar datagedreven werken, dan is inzicht in de datavolwassenheid van jouw organisatie de allereerste stap. Door te bepalen waar jij staat, weet je ook wat je moet doen om je verder te ontwikkelen. In deze blog nemen we je mee in hoe jouw organisatie het pad van opportunistisch naar systematisch bewandelt en groeit in haar datavolwassenheid.

Deze groei heeft uiteraard pas zin als er een basis is gelegd met datagedreven werken. Lees ook onze eerdere blogs over de stap naar beginner en naar opportunist om er zeker van te zijn dat jouw organisatie klaar is om door te groeien naar datagedreven werken op systematische wijze.

Datakwaliteitsmonitor geeft inzicht in kwaliteit

Nu dashboards in de dagelijkse praktijk van jouw organisatie worden gebruikt, ga je zien dat jij en jouw collega’s steeds vaker uitspreken dat de datakwaliteit niet voldoende is. Het is een observatie die jullie waarschijnlijk al eerder hebben gedaan, maar waar jullie nu pas echt last van hebben. Systeemvelden worden te vaak incompleet of incorrect ingevuld en dat zie je terug in de dashboards. Denk aan inconsistentie in het gebruik van categorieën of in de notering van voorletters en tussenvoegsels van namen. Wil je als organisatie op systematische wijze met datagedreven werken aan de slag gaan, dan is een randvoorwaarde dat je datakwaliteit op orde is.

Een datakwaliteitsmonitor geeft je inzicht in de huidige datakwaliteit. Aan de hand van opgestelde business rules (e.g. een telefoonnummer bestaat altijd uit tien cijfers en een e-mailadres bevat altijd een ‘@’ en een ‘.’) geeft de datakwaliteitsmonitor aan welke velden leeg staan of (in)correct zijn ingevuld. Voeg aan de monitor toe hoe lang dit al het geval is en je creëert urgentie om correcties aan te brengen en de datakwaliteit structureel te verbeteren. Stel ook doelstellingen op voor het percentage velden dat minimaal goed moet zijn ingevuld.

Cruciaal in het halen van de doelstellingen op datakwaliteit is het benoemen van eigenaren voor de verschillende datavelden. Deze eigenaren ontvangen de monitor en worden aangesproken wanneer kwaliteit onder de afgesproken norm valt.

Datagedreven leiderschap

Nu een verbeterde datakwaliteit de bruikbaarheid van de dashboards heeft verhoogd, is het sturen op de lopende bedrijfsvoering nog effectiever geworden. De dashboards geven nauwkeuriger aan waar verbetering nodig is en het is de taak van het leiderschap om hierop te acteren. Wanneer inzichten uit dashboards aanleiding geven tot grotere verbeterinitiatieven richt het leiderschap tijdelijke projectgroepen op om deze verbetering te realiseren. Deze tijdelijke initiatieven, die buiten de vaste bedrijfsvoering vallen, noemen we ‘changing the business’ activiteiten. Naast de lopende bedrijfsvoeringsactiviteiten (‘running the business’) hebben ook deze activiteiten strakke doelstellingen en (datagedreven) sturing nodig. Hoe richt je dit als leiderschap in zonder oog te verliezen voor de dagelijkse bedrijfsvoering?

Grip houden met visueel management

Visueel management is een manier om als leiderschap grip te houden op zowel ‘running’ als ‘changing’ activiteiten. Met behulp van een ‘Management Wall’ verbind je de organisatiestrategie aan de uitvoering ervan. Een ‘Management Wall’ is een visualisatie op de muur (of digitaal whiteboard), met aan de ene kant informatie over de strategie en strategische projecten (‘changing the business’) en aan de andere kant de operationele gang van zaken, verstoringen en maatregelen gericht op de verbetering ervan (‘running the business’). Met het leiderschap voer je iedere maand de ‘Wall Walk’ uit waarbij je de status van de initiatieven, projecten en operatie bespreekt terwijl je als team van links naar recht langs de muur loopt. Uiteraard visualiseer je de status van alle onderdelen op de muur zoveel mogelijk met data!

Datagedreven teams

Een logische aanvulling op het leiderschap dat met behulp van de ‘Wall’ datagedreven stuurt, zijn de operationele teams en de projectteams die datagedreven werken. Bij projectteams zit dit met name in het maken van een nulmeting op de voor hen relevante kpi’s in de beginsituatie en de monitoring ervan over tijd. Afhankelijk van de grootte van het project en de beschikbaarheid van de data steek je hier meer of minder tijd en energie in. Bij de operationele teams gaat datagedreven werken niet alleen over het gebruik van kpi’s, maar ook over het verbeteren van de werkstromen met behulp van data. Op de mogelijkheden voor operationele teams gaan we hieronder kort verder in.
Kpi’s binnen operationele teams

Als we het hebben over het gebruik van kpi’s binnen operationele teams, dan hebben we het over het sturen op de operatie met behulp van dashboards. De eerste stap hierin is het bepalen op welke wijze jouw team bijdraagt aan de strategische doelstellingen van de organisatie. Vervolgens stel je vast welke kpi’s hierbij horen en op welke manier deze in een dashboard gevisualiseerd kunnen worden. Richt een proces in, waarin jouw team het dashboard tijdens dag- en/of weekstarts bespreekt en actiepunten opstelt op basis van de inzichten. Hiermee heb je als team voortdurend inzicht in de prestaties op de belangrijkste werkzaamheden en ben je in staat tijdig bij te sturen.

Verbeteren van operationele werkstromen met data

Als we het hebben over het verbeteren van operationele werkstromen met data, dan bedoelen we in deze fase de prioritering van het dagelijkse werk op basis van data. In tegenstelling tot de teamdashboards hierboven genoemd kijk je dus niet naar de uitkomsten van het werk, maar naar de urgentie van openstaande taken. Zo bepaalt een medewerker bij de gemeente bijvoorbeeld welke aanvragen hij oppakt door te kijken naar factoren als de datum van binnenkomst, de verlooptermijn en zijn eigen expertisegebied. Een griffiemedewerker bij de rechtbank start aan het begin van de dag bijvoorbeeld met het verwerken van stukken voor dossiers die als eerste op zitting moet komen. Wanneer dit soort werkprocessen gedigitaliseerd zijn, kun je op basis van de data in de systemen werklijsten genereren die de prioritering van taken automatisch meeneemt. Zo weet je zeker dat een aanvraag of dossier niet per ongeluk blijft liggen en dat je altijd jouw aandacht aan de juiste dingen besteedt.