Zo word je opportunistisch met data

Wil je data omarmen en de stap zetten naar datagedreven werken, dan is inzicht in de datavolwassenheid van jouw organisatie de allereerste stap. Door te bepalen waar jij staat, weet je ook wat je moet doen om je verder te ontwikkelen. In deze blog nemen we je mee in hoe jouw organisatie het pad van beginner naar opportunistisch bewandelt en groeit in haar datavolwassenheid.

Deze groei heeft uiteraard zin als er een kleine basis met datagedreven werken is gelegd. Lees in onze eerdere blog over de stap van onbewust naar beginner om er zeker van te zijn dat jouw organisatie klaar is om door te groeien naar opportunistisch.

Is jouw organisatie een beginner in datavolwassenheid?

Een organisatie die begint met datagedreven werken, herkent de voordelen van werken met data steeds meer, maar weet niet goed hoe zij daarin een volgende stap kan zetten. Je herkent een beginner aan de volgende punten:

• Analyses met behulp van data worden her en der wel eens uitgevoerd, maar vaak:
  • op een ad-hoc basis in plaats van op een consistente manier,
  • in silo’s; er vindt amper uitwisseling van datagedreven methoden en inzichten plaats binnen de organisatie,
  • om gebeurtenissen uit het verleden te begrijpen en verklaren. Datagedreven inzichten worden weinig gebruikt om proactief (bij) te sturen op doelstellingen.
• Medewerkers zien de IT-systemen als een barrière in het gebruik van data.
• Communicatie vanuit de directie bevat nog nauwelijks termen als datakwaliteit, analyse en rapportage.

Herken je deze punten in jouw organisatie? Dan zijn jullie je waarschijnlijk bewust van de potentie van data, maar weten jullie die potentie nog niet voldoende te benutten. De volgende tips helpen jouw organisatie om data in te zetten en daarmee te groeien naar een organisatie die opportunistisch is op het gebied van datagedreven werken.

1. Maak een KPI-huis

Wanneer je als organisatie jouw strategische doelen SMART hebt gemaakt, ga je aan de slag met het categoriseren en ordenen van indicatoren die onderliggend zijn aan deze doelstellingen. Heb je bijvoorbeeld als strategische doelstelling om over drie jaar 20% minder verloop in personeel te hebben, dan is ‘Personeel’ een logische pijler in jouw KPI-huis met als hoofdindicator ‘personeelsretentie’. Onderliggende indicatoren binnen deze pijler zijn dan bijvoorbeeld ‘medewerkerstevredenheidsscore’, ‘ziekteverzuim’ en ‘percentage ingezet opleidingsbudget’.

Doe je dit ook nog voor de andere strategische pijlers en voeg je per indicator een definitie en een doelstelling toe, dan is jouw KPI-huis gereed. Door het KPI-huis in samenwerking en gesprek met elkaar op te zetten, creëer je een afgestemd en gedragen document om op voort te bouwen.

2. Breng behoeften in kaart met user stories

Het KPI-huis geeft de doelen weer die jouw organisatie nastreeft en de indicatoren die je wilt bijhouden. Bij het behalen van die doelen zijn vaak veel verschillende afdelingen en teams betrokken. Welke inzichten hebben deze afdelingen en teams nodig om te sturen op de doelstellingen? Hoe willen ze dit gepresenteerd krijgen?

Organiseer voor de betrokken stakeholders uit deze afdelingen en teams ‘user stories’-sessies om deze wensen te achterhalen. Tijdens deze sessies ga je met stakeholders in gesprek en vul je met elkaar het user story format in op basis van hun behoeften. Zo ontdek je op een gestructureerde manier welke informatie de betrokken stakeholders nodig hebben en waarom. Een complete set aan user stories stelt je naderhand in staat om op basis van prioriteit een dashboardidee te ontwikkelen.

3. Bouw een dashboard met de verzamelde informatie

Nadat je grip hebt gekregen op de KPI’s die jouw organisatie nastreeft, de datagedreven inzichten die stakeholders nodig hebben en de datareis van alle informatie, kun je het dashboard gaan opzetten en vullen met data.
In essentie laat een dashboard in één oogopslag zien hoe je ervoor staat ten opzichte van jouw doelstellingen. Houd het dus zo simpel mogelijk. Op die manier vormt het een laagdrempelig instrument om meer datagedreven te gaan werken. Zorg ook dat je op basis van de user stories scherp hebt wie het dashboard gebruikt. Is het dashboard voor het management, dan toon je het algemene beeld. Is het dashboard voor teamleiders en/of medewerkers, dan laat je meer details zien. Koppel het dashboard aan een bestaand of nieuw op te zetten overleg en voor je het weet ben je in staat (bij) te sturen op basis van de inzichten die het dashboard jouw organisatie geeft.

4. Instructies en trainingen voor het gebruik van het dashboard

Schenk ook aandacht aan het borgen van (werken met) het dashboard in jouw organisatie. Maak instructies over het gebruik van het dashboard, organiseer workshops om men bekend te maken met het gebruik ervan en zorg dat het duidelijk is wie het aanspreekpunt is bij inhoudelijke vragen en bij technische issues. Zorg er ook voor dat tijdens het bespreken van het dashboard verbeteracties geformuleerd worden en hierop terug wordt gekomen in een later overleg. Deze borgingsstap is cruciaal om datagedreven werken op een consistente wijze te laten werken.