Gebruik data om jouw digitale transformatie te versnellen!

Je gaat beginnen met een digitale transformatie, of je zit er middenin. Bijvoorbeeld als bestuurder of projectleider. Je weet dat er in de organisatie al met data wordt gewerkt, binnen een aparte afdeling of in project- of pilotvorm. Hoe zet je deze (kennis over) data dan in om bij de digitale transformatie te helpen?

Werken met data wordt nog te vaak gezien als losse discipline of project binnen een zorginstelling. Ook wordt data vaak gelinkt aan toenemende administratieve lasten voor de medewerker binnen de zorginstelling. Terwijl data een heel goed hulpmiddel kan zijn om een digitale transformatie te ondersteunen of zelfs te versnellen, zonder dat hier grote investeringen of complexe infrastructuur voor nodig is.

Data als gevolg van de transformatie zelf

Vrijwel alle digitale transformaties hebben met elkaar gemeen dat er nieuwe data ontstaat die er daarvoor nog niet was. Denk hierbij aan transformaties van bijvoorbeeld papieren dossiers naar digitale, of waarbij er een uitwisseling plaatsvindt tussen zorginstellingen die er voorheen nog niet was. De nieuwe data worden vaak opgeslagen door de verzender en/of ontvanger en ook de uitwisseling zelf is vaak meetbaar.

Met data kortetermijnsuccessen aantonen

Deze data lenen zich uitstekend om een rol te geven in het veranderproces. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het visualiseren van deze data om de realisatie van kortetermijnsuccessen over het voetlicht te brengen. Kortetermijnsuccessen zijn zeer belangrijk in de beginfase van een digitale transformatie; niet voor niets is dit opgenomen in het verandermodel van Kotter. Hierbij leg je meteen de focus op de dingen die goed gaan én voorkom je discussies over het al dan niet succesvol zijn ervan. Dit type data is immers over het algemeen vrij ‘hard’ en eenduidig.

Data als voedingsbodem voor discussie

Daarnaast kan dezelfde data vaak gebruikt worden om de daadwerkelijke voortgang over tijd te meten en te bewaken. Zien we bijvoorbeeld de verwachte groei in uitwisselingen ook echt terug in de data? Zo niet, waar komt dat door? Data is daarmee een voedingsbodem voor een goede discussie die mogelijk kan leiden tot een interventie of koerswijziging. Als bijvoorbeeld blijkt dat er geen gebruikgemaakt wordt van gegevens waarvan de aanname was dat dat wel nodig was, kan dat leiden tot de keuze om bepaalde registraties los te laten. Door daar goed op te sturen kan data daarmee zelfs helpen om administratieve lasten te verlagen.

Data-expertise betrekken bij het team

Belangrijk is om in de ICT-inrichting veel rekening te houden met óf en hoe de data uit het systeem gehaald kan worden. Zowel bij digitale transformaties waarbij de zorginstelling een eigen ICT-afdeling heeft, maar ook als er wordt samengewerkt met een externe partner op ICT-gebied is het goed om hier extra aandacht voor te vragen. Daarnaast is het advies om data-expertise binnen, of in ieder geval dicht bij het projectteam te hebben. Data in een vacuüm heeft geen waarde, het wordt pas van toegevoegde waarde als het wordt gecombineerd met de medewerkers en de praktijkervaring.

De ervaring van de gebruiker en medewerker

Naast de harde data over bijvoorbeeld het aantal uitwisselingen die gedigitaliseerd zijn, is er nog een minstens even belangrijke stroom aan data: de gebruikerservaring van de gebruiker, voor de zorginstelling over het algemeen de medewerker of de patiënt.
Aan het begin van het verandertraject zijn er hypotheses over wat de digitale transformatie gaat opleveren en wat de risico’s zijn. Denk hierbij aan volledigere dossiers en efficiëntere zorg doordat de instellingen beter op de hoogte zijn, bijvoorbeeld de medicatie en voorgeschiedenis van de patiënt bij henzelf en elders. Maar er zijn ook hypotheses over hoe de medewerker de transformatie gaat ervaren. Wordt de werkdruk hoger of lager? Voelt de medewerker zich goed genoeg in staat om in de nieuwe situatie te werken?

Deze data is er nog niet op het moment dat met de transformatie wordt gestart en moet actief gegenereerd worden. De meest voorde hand liggende manier is om dit bij de gebruiker direct op te vragen. Er zijn diverse laagdrempelige enquêteprogramma’s waarbij de achterliggende data zeer geschikt is voor snelle analyses. Het is aan te raden om zo vroeg mogelijk te starten met het verzamelen van deze data. Je zou dit de nulmeting kunnen noemen. Denk daarbij goed na over de vraagstelling en dat de data die daaruit komt ook echt iets zegt. Open vragen zijn over het algemeen niet geschikt om eenduidige uitkomsten uit te krijgen, maar kunnen wel een krachtig middel zijn om een discussie te starten of de oorzaak van een probleem te achterhalen.

Wennen nieuwe manier van werken

Het heeft de voorkeur om dezelfde uitvraag over de tijd te kunnen herhalen, zodat er over de tijd een verschil in sentiment of ervaring kan worden gemeten. Het is hierbij belangrijk om te realiseren dat het werken in de nieuwe situatie tijd vraagt. Dit zie je goed terug bij bijvoorbeeld de huisartsen die via portalen en persoonlijke gezondheidsomgevingen (PGO’s) gegevens de patiënt uitwisselen. In de meting die is gedaan voordat de transformatie startte (de nulmeting) was er aan beide kanten veel scepticisme over zaken als privacy, leesbaarheid en verantwoordelijkheid over het dossier. Nadat huisartsen drie maanden of meer werken via de nieuwe manier zie je dit scepticisme in de data duidelijk overslaan naar positivisme.
Het is zeer interessant om de ervaringsdata en de data die ontstaat bij de transformatie met elkaar te combineren. Hiermee kan getoetst worden of de ervaringen ook echt effect hebben op de groei en adoptie van de digitale verandering. Dit beantwoordt vragen zoals: zien we dat onderdelen die niet als gebruiksvriendelijk worden ervaren echt minder worden gebruikt?

Plan een terugkerend overleg

Ook bij het verzamelen van ervaringsdata geldt weer: start zo vroeg mogelijk en doe dit niet in een vacuüm: organiseer een proces waarbij data als hulpmiddel dient om beslissingen te nemen, bijvoorbeeld in de vorm van een rapportage of dashboard. Een pragmatische manier om hiermee te beginnen: Plan een terugkerend overleg waarbij het dashboard of de cijfers groot zichtbaar op het scherm staan: Bekijk eerst met elkaar rustig de cijfers, en duik dan pas de inhoud in. Blijf wel constant de verbinding zoeken tussen de ervaring uit de praktijk en wat de data vertelt. Op deze manier kun je de beste gewogen besluiten nemen over koerswijzigingen in de digitale transformatie. En vergeet daarbij niet om de successen inzichtelijk te maken en te vieren!