1. Zo cliché, maar vind het wiel niet opnieuw uit
Ga niet zelf pionieren en bedenken hoe je een traject rondom administratieve lasten vormgeeft. Voor het verminderen van administratieve lasten zijn kennis en best practices volop openbaar beschikbaar. Bijvoorbeeld via Vilans als kennisorganisatie voor zorg en ondersteuning of via Ontregel de zorg (ORDZ), een initiatief van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. Daarnaast is er ook relevante en bruikbare literatuur beschikbaar zoals ‘De regels en de rek’ van Boukje Keijzer of ‘Verdraaide organisaties: terug naar de bedoeling’ van Wouter Hart. Maak hier gebruik van, zodat je beproefde technieken toepast en daarmee tijd bespaart.
2. Doe het samen
Elke organisatie in de ouderenzorg staat grotendeels voor dezelfde uitdagingen. Aanleiding voor Espria om dit traject aan te gaan met drie groepsmaatschappijen: Icare, Evean en Zorggroep Meander. De drie organisaties benutten hiermee de gezamenlijke urgentie en ze vergelijken elkaars best practices en knelpunten. Zo stemmen de organisaties (1) hun werkwijzes op elkaar af, (2) leren ze volop van elkaar en (3) bundelen de organisaties elkaars krachten door samen na te denken over mogelijke verbeteropties vanuit verschillende invalshoeken. Pak een traject rondom administratieve lasten dan ook niet alleen op. Werk met andere zorgorganisaties samen rondom administratieve lasten of leer in ieder geval van elkaars best practices, zodat je elkaar versterkt in de aanpak.
3. Behaal resultaat door gedreven zorgmedewerkers als kartrekkers
Zorgmedewerkers ervaren elke dag de knelpunten rondom administratieve lasten. Door hen kartrekkers te maken van je ‘ontregelteams’ gaan ze er zelf mee aan de slag. De urgentie en de wil om knelpunten aan te pakken is er. De zorgmedewerkers merken ook gelijk het resultaat van het traject. Dit zorgt ervoor dat het team gedreven is om veel voortgang te boeken op de aanpak van de ervaren knelpunten.
4. Niet alleen bedenken, maar doen
Hoe vaak bedenken we geen mooie plannen, omschrijven we nieuwe processen, maar komen we niet tot implementatie. Zet daarom de implementatie centraal, om echt tot executie te komen. De uitdaging is om te starten met het ‘doen’ en kortcyclisch te werken. Het liefst zo snel mogelijk zonder een in detail uitgewerkt plan. Bij Espria is dit ook een succesfactor; ontregelteams die elke week of eens in de twee weken bij elkaar komen om de voortgang te bespreken. Deze manier van werken biedt de volgende voordelen:
- Bewaken van de voortgang en het boeken van resultaten op korte termijn gaat beter als het team elkaar regelmatig ziet.
- Denk gericht na over het type ‘beer op je weg’ en wat je moet doen. Hierdoor werk je effectiever.
- Sta regelmatig stil bij de prioriteiten, zodat benodigde aanpassingen hierin snel gemaakt zijn.
- Voer met kleine stapjes continu verbeteringen door. Een werkwijze die niet alleen voor het minderen van administratieve lasten geschikt is, maar voor alle projecten in de organisatie.
- Creëer enthousiasme voor het traject onder de ontregelteams door snel resultaten te boeken. Dit enthousiasme werkt ook als een ‘olievlek’ door naar de rest van de organisatie en dat bevordert verdere implementatie.
5. Het gaat verder dan administratieve lasten
Het verhogen van het werkplezier ligt niet alleen in het aanpakken van administratieve lasten. Zorgmedewerkers ervaren ook minder werkplezier door de inefficiënte werkwijze van diverse processen en procedures. Zoals het opnemen van de ‘bereikbare dienst’ telefoon tijdens de zorgroute, het oppakken van storingen bij een medicatiesysteem en het ver lopen naar een magazijn voor hulpmiddelen.
Espria heeft de focus verlegd van alleen het aanpakken van administratieve lasten naar het aanpakken van administratieve lasten én inefficiëntie in processen. Voor de inefficiëntie in werkwijzen is meermaals succesvol de lean methodiek ingezet, zoals het verplaatsen en opnieuw indelen van het magazijn in één van de intramurale locaties van Evean.
6. Pak een zijspoor naast de gebaande paden
Bij Espria hebben wij onderscheid gemaakt in (1) schrappen of verbeteren van processen en (2) vernieuwen, waarbij processen worden herontworpen.
Met Vilans als kennispartij droomden we samen met zorgmedewerkers over onbewoonde eilanden en hoe daar de zorg vorm krijgt als echt alles mag en als de zorgmedewerker het zelf bepaalt. Een energieke werkvorm die resulteerde in mooie uitkomsten.
Toch blijft het moeilijk om los te komen van de huidige manier van werken en echt vrij te dromen. Uit de eerste sessies zijn mooie ideeën naar voren gekomen die Espria nu onderzoekt voor een vervolg of meeneemt in de verbetertrajecten. Daarnaast gaat Espria een andere manier van vernieuwen proberen waarin innovatie centraal staat.
7. Medewerking van ondersteunende staf is randvoorwaardelijk
Reductie van administratieve lasten raakt veel medewerkers in een organisatie. Maar ook heilige huisjes, want we werken tenslotte al jaren zo. Met ontregelteams bekijk en sleutel je aan bestaande werkwijzen en procedures. Deze zijn vaak met veel zorgvuldigheid opgesteld door grotendeels ondersteunende afdelingen. Het is dan ook randvoorwaardelijk om deze afdelingen mee te nemen in het traject. De bestaande werkwijzen en procedures zijn namelijk niet fout, maar er zijn vernieuwde inzichten die aanpassingen vragen. We kijken naar wat er voor de zorg nodig is. Dus niet wat ‘hoort’ maar wat ‘helpt’. Door de ondersteunende afdelingen vanaf het begin hierbij te betrekken, maak je ze eigenaar om dit samen op te pakken en om de nieuwe werkwijzen te borgen in de organisatie.
8. Steun en mandaat van directie is essentieel
Alle ontwikkelingen vragen om verandering. Een zorgorganisatie heeft meerdere trajecten en projecten. Het aanbrengen van focus, steun en mandaat van de directie is een cruciale succesfactor. Bij Icare, Zorggroep Meander en Evean was de directie op alle belangrijke momenten aanwezig. Ze waren er bij bijeenkomsten in het traject met zorgmedewerkers, ze vertegenwoordigden het traject in de groepsraad met de directeuren van alle groepsmaatschappijen van Espria en namen deel aan de strategische overleggen met een vertegenwoordiging van de drie groepsmaatschappijen. Een andere succesfactor is de benaderbaarheid van de directeuren. Deze zichtbare aanwezigheid (en waar nodig een praatje om de urgentie te benadrukken) geeft alle medewerkers het gevoel dat de directie voor dit traject gaat en dat de ontregelteams het mandaat krijgen om hiermee aan de slag te gaan.
9. Heb een lange adem
Mensen meenemen in een traject rondom administratieve lastenverlichting is cruciaal. Het is geen ‘druk op de knop’-oefening waarna iedereen op de nieuwe manier werkt.
Medewerkers moeten aan de hand van resultaten zien dat ze er profijt van ondervinden. Het is geen eenmalige exercitie, maar het moet in het gedachtegoed van de medewerkers komen dat ze hier elke dag, elk moment aan denken: waarom handelen we zoals we handelen? Wat is de meerwaarde voor de cliënt en voor de medewerker zelf? Moet dit echt en helpt dit de cliënt of medewerker ook? Of denken we dat dit vooral hoort, omdat mensen dit verwachten van mij? Neem de tijd om dit te doorleven, zodat dit ook echt landt in de organisatie. En niet alleen bij de ontregelteams, maar bij de hele organisatie. Bij Espria staan we aan de start hiervan. Dit gedachtegoed is al sterk verankerd bij de ontregelteams, maar moet zich nu nog verder als een olievlek verspreiden door de organisaties.
