7 lessen voor een succesvol visie- en strategietraject in de ouderenzorg

Op 30 maart organiseerde Morgens het webinar ‘Klaar voor de toekomst in de ouderenzorg, begin vandaag!’. Arjan Bandel (Laurens), Eveline van Opstal (Vivium Zorggroep), Ria Olthof (Icare) en Petra van Zeeland (Morgens) namen de deelnemers, elk vanuit een andere invalhoek, mee in de succesfactoren om klaar te zijn voor de toekomst van de ouderenzorg.

De inzichten van de sprekers

Petra van Zeeland, partner bij Morgens, trapte het webinar af met een toelichting op hoe je een verandering van je visie en strategie succesvol aanpakt. Ze besprak de 4 stappen en de belangrijkste succesfactor: inspiratie en communicatie. Zorg vanaf de start van het traject voor een leuk en enthousiasmerend proces, waaraan interne en externe belanghebbenden meedoen! Hun betrokkenheid is essentieel om uiteindelijk een gedragen visie en strategie succesvol neer te zetten.

Figuur “De 4 stappen van een visie- en strategietraject op de Morgens manier”

Arjan Bandel, bestuurder bij Laurens, vertelde over visie- en strategieverandering vanuit het perspectief van de organisatie. Een visie die niet pas in 2030 start, maar al vandaag! De uitdaging is tenslotte groot: de cliënt in de regie krijgen, een aantrekkelijke werkgever zijn en cliënten faciliteren om langer thuis te kunnen blijven wonen. Om dit te bewerkstellingen, is een belangrijk samenspel nodig van het optimaliseren van de structuur én de cultuur in je organisatie. De structuur moet daarbij ondersteunend zijn aan de nieuwe cultuur die je met elkaar wilt neerzetten.

Eveline van Opstal, specialist ouderengeneeskunde GRZ en medisch programmamanager bij Vivium Zorggroep, benaderde het thema vanuit het personeelsperspectief. Haar focus ligt op het toekomstbestendig maken van de rol van specialist ouderengeneeskunde (SO), als onderdeel van het VWS-programma Duurzame medische zorg. Eveline heeft inmiddels ervaren wat werkt: vertrekken vanuit praktische actielijnen (“gewoon beginnen”), het goede gesprek tussen en met SO-professionals op gang brengen met behulp van concrete toekomstscenario’s, en hen ondersteunen met de inzet van bekwame project- en programmamanagers.

Ria Olthof, manager bedrijfsvoering bij Icare, was de laatste spreker in het webinar. Zij schetste wat de transitie in de ouderenzorg betekent voor de sturing en het management, aan de hand van een heel concreet voorbeeld: het afschaffen van de minutenregistratie. Want, zo vertelde Ria: “Eenvoud voegt de grootste waarde toe.”

Het afschaffen van de minutenregistratie was voor Icare een belangrijk vehikel om de inhoud van de zorg meer leidend te laten zijn in de sturing, en de cliënt en medewerker meer centraal te stellen. Het opnieuw inrichten van het planningsproces is als vliegwiel gebruikt en alle teams, inclusief de directie, rayonmanagers en teamleiders, worden in dat nieuwe proces meegenomen. Daarbij is essentieel dat de focus niet alleen gelegd wordt op de zorgmedewerkers, maar dat juist ook het management meegenomen wordt in de verandering. Het gaat tenslotte om zowel de juiste uitvoering als de sturing en ondersteuning op deze uitvoering.

Belangrijkste takeaways van het webinar

1. Ga het gesprek aan over welke zorg in de toekomst kan worden geleverd.

Er zijn hoge verwachtingen over de zorg die elke burger in de toekomst hoopt te ontvangen van diverse professionals. Alleen kan de zorg niet voldoen aan die verwachtingen. Een groot deel van de zorg wordt in de toekomst niet door professionals geleverd, maar door onszelf. Het besef in de maatschappij dat de huidige zorg in de toekomst niet houdbaar en werkbaar is, moet groeien. Begin vandaag met de dialoog hierover!

2. Voorkom zorgvraag.

De druk op de zorg kan worden verkleind, door zorgvragen te voorkomen of door te zorgen dat ze pas later ontstaan. Inzet op preventie, maar ook persoonsgerichte zorg is hierbij cruciaal! Daarmee is niet gezegd dat het makkelijk is, maar ga aan de slag om te kijken wat je als organisatie hierin kan veranderen.

3. Zet je professionals centraal en ondersteun ze waar nodig.

Het betrekken van de zorgprofessionals is cruciaal voor succesvol veranderen. Eigenaarschap bij de professionals is essentieel. Ze zijn onderdeel van de oplossing. Laat ze de leiding nemen in het, samen met interne en externe stakeholders, bedenken hoe hun werk beter en anders kan. Geef ze daarbij wel goede ondersteuning op onderdelen buiten hun vakgebied of expertise, zoals programma- en projectmanagement, de impact op de bedrijfsvoering en het organiseren van het totale veranderproces.

4. Wendbaarheid wordt grotendeels bepaald door cultuur en niet de structuur.

De transitie die nodig is, is ingrijpend: van regie bij de professional naar eigen regie bij de cliënt; van wonen als belangrijk onderdeel van het zorgaanbod naar het primaat bij zorg thuis; en van fysieke zorg naar zorg die wordt ondersteund door allerlei digitale hulpmiddelen. Dit vraagt een cultuurverandering in de organisatie. Belangrijk is dat iedereen in de organisatie snapt waarom. Houd de ‘why’, oftewel de bedoeling, simpel, zodat iedereen het begrijpt. Aanpassingen in de structuur helpen daarbij om te zorgen dat belemmeringen worden weggenomen, waardoor de wendbaarheid wordt vergroot. Denk naast een directeur zorg, aan een aparte directeur bedrijfsvoering. Beide een vak op zich, waar aparte aandacht en expertise voor nodig is.

5. Experimenteer. Om te kunnen innoveren, moet je leren.

Beren op de weg zijn er altijd, maar stimuleer het proberen en ga gewoon aan de slag. Zolang het past in medewerkerstevredenheid en cliënttevredenheid, en bijdraagt aan een positief rendement, is het credo: “Ga het proberen”. Waarbij je fouten mag maken! En mislukkelingen viert. Dan kan je er echt van leren!

6. Help je managers; veranderen is voor hen vaak moeilijker dan voor de zorgprofessionals.

Productie draaien, processen beheersen en resultaten borgen, waren lange tijd belangrijke taakgebieden voor managers in de ouderenzorg. En als je gewend bent om beheersmatig te sturen, is de cliënt centraal stellen, controle loslaten en vertrouwen op de deskundigheid van professionals, ronduit spannend. Het vraagt andere competenties en een nieuwe manieren van werken. Het is daarom niet gek als juist managers en leidinggevenden meer moeite hebben dan de zorgprofessionals om het oude los te laten en de nieuwe manier van sturen te omarmen. Daar begrip voor hebben en hen helpen om de omslag te maken, zal het proces versnellen. Leiderschapsprogramma’s zijn hiervan een voorbeeld.

7. Kom in actie. De zorgvraag neemt toe, de druk op medewerkers is groot en de toekomst is nu.

De urgentie om strategie, beleid, organisatie en processen aan te passen is er en wordt door medewerkers gevoeld. Oplossingen zijn er gelukkig ook, maar er is geen tijd voor uitgebreide analyses en abstracte vergezichten. Maak het klein en ga pragmatisch aan de slag. Het is tijd om in actie te komen.