Deze website maakt gebruik van cookies melding sluiten
Lean

Online Lean werken: Praktische tips voor digitale dag- en weekstarts

In een eerdere blog schreven we al over dag- en weekstarts in een Lean organisatie. Een waardevol instrument ter bevordering van de teamsamenwerking. Bij een dag- of weekstart kom je als team kort bij elkaar en bespreek je de dagelijkse werkzaamheden. Daarbij gebruik je borden of muren met daarop de doelen van de organisatie en het team, en de voortgang hierop. Vaak gaat zo’n bord gepaard met een flinke hoeveelheid Post-its. Die zijn natuurlijk erg handig om acties op te schrijven.

Toen kwam het coronavirus. Het hele team zat opeens thuis en thuiswerken werd de nieuwe norm. Zeker in deze tijden is het extra waardevol om het team op dagelijkse, of in ieder geval wekelijkse basis bij elkaar te krijgen. Maar hoe doe je een digitale dag- of weekstart? Hoe zorgen we dat we ook online dezelfde resultaten boeken?

Bij Morgens zit ik de digitale weekstart voor. Graag deel ik mijn ervaring via deze blog en geef ik je praktische tips en tools om zelf aan de slag te gaan met digitale dag- en weekstarts.

1. De techniek

Digitaal thuiswerken begint, hoe kan het ook anders, met de techniek. Je wilt je team spreken, en het liefst hun gezicht erbij zien. Een groot deel van de communicatie is immers lichaamstaal. Er zijn gelukkig tal van goede tools om online teamvergaderingen op te zetten. Denk aan Microsoft Teams, Zoom, Skype, Bluejeans of Google Hangouts. Randvoorwaarde van een goede tool is dat je een scherm kunt delen. Zorg verder dat je zelf beschikt over een goede thuiswerk laptop met camera en microfoon.

Misschien ben je helemaal niet gewend om thuis te werken en heb jij een eigen kantoor met vaste werkplek. Dan is dit een goed moment voor de organisatie om eens na te denken over de juiste techniek waarmee werknemers ook thuis effectief hun werk kunnen doen. Het is 2020 en deze coronacrisis laat ons noodgedwongen een flinke stap maken in de digitale ontwikkeling. Het beste wat we kunnen doen is het omarmen.

2. Een digitaal visueel bord

De kracht van een dag- of weekstart zit ook vaak in het visuele bord dat je hebt ingericht. Visueel management is dan ook een krachtig onderdeel van Lean werken. Het bord leidt je als het ware door je meeting. Het maakt direct zichtbaar wat de status is en welk gesprek gevoerd moet worden.
Nu kun je gelukkig ook op vele manieren een digitaal bord inrichten. Dit kan met de tools die je al voorhanden hebt, zoals Powerpoint, Word of Excel. Je kunt ook online tools gebruiken zoals Mural.co, Padlet of de Whiteboard app van Microsoft en gebruikmaken van aangeboden templates om je online bord in te richten.

Zelf merkte ik dat je voor een effectieve dag- of weekstart moet zorgen voor zo min mogelijk schermwisselingen. Als je voor elk agendapunt moet overschakelen naar een ander scherm of programma haken je deelnemers namelijk sneller af door al het zoeken. En dat wil je niet!

3. De juiste voorbereiding en begeleiding

Om je dag- of weekstart soepel te laten verlopen, zijn er een aantal uitgangspunten om te volgen:

  • Stel een voorzitter aan die de dag- of weekstart begeleidt en het bord bijhoudt. Deze persoon bereidt het visuele bord voor, en leidt het team gedurende de meeting door de verschillende agendapunten. Dit is ook de persoon die het scherm met daarop het digitale bord deelt in de vergadering en anderen het woord geeft.
  • Deelnemers zijn op tijd en zijn erbij. Ze dempen hun microfoon en zetten deze aan zodra zij de beurt krijgen om een update te doen. Dit voorkomt door elkaar praten en geeft rust.
  • Deel van tevoren de agenda en zorg dat deelnemers weten wat ze moeten voorbereiden. Deelnemers zorgen natuurlijk dat zij hun voorbereiding goed doen.
  • Verwerk de besproken acties of updates direct in het online bord en zorg dat deze ook buiten de vergadering bereikbaar is voor alle deelnemers. Vanzelfsprekend gaat de volgende dag- of weekstart hierop verder.
  • Houd het kort, en bespreek net als bij de fysieke start knelpunten naderhand met de betrokken personen.
  • Maak het ook persoonlijk en leuk. Geef, net als bij een gewone dag- of weekstart, de ruimte voor een check-in en vraag even hoe het met elkaar gaat. Vergeet niet af en toe te lachen als het helemaal fout gaat online.

Meer weten?

Als je meer wil weten over de inzet van digitale dag- en weekstarts of meer tips kunt gebruiken over digitaal werken, neem dan contact op met Lianka Bruijnen.

Meer over Lean
Ontvang gratis Morgens Magazine

Ontvang gratis inspiratie, kennis en updates! Schrijf je in op onze nieuwsbrief & ontvang Morgens Magazine gratis in je mailbox.

Door op verzenden te klikken ga je akkoord met de Privacyverklaring van Morgens