Vier handige Lean tools voor thuiswerkers

Kinderen die constant aandacht vragen. Tig keer per dag mails checken en koffiezetten. Eindelijk aan die taak beginnen of toch nog even de wasmachine aanzetten… Thuiswerken vraagt veel van ons, zeker nu met corona. Willen we er goed doorheen komen dan is het belangrijk om mentaal fit te zijn en veerkrachtig te blijven.

Bij Morgens halen we inspiratie uit Lean. Wellicht een gek idee om Lean te gebruiken voor je eigen mentale fitheid, maar je kunt ontzettend veel goede ideeën halen uit de filosofie ervan. Daarom presenteren we hier vier ‘Lean tools’ en hoe je die kunt toepassen om mentaal fit te blijven als je thuiswerkt.

Tool 1: dagstart

Bij thuiswerken vallen de reguliere structuren en patronen weg. Zo kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om eerst te sporten en daarna te gaan werken. Maar wanneer ben je eigenlijk klaar? Het is daarom verstandig om zelf een nieuwe structuur te creëren. Het fijne van thuiswerken is dat je je eigen kaders kunt bepalen. Een handige manier om dat te doen is door de dag te beginnen met je persoonlijke dagstart.

In Lean organisaties zijn teams gewend om met een dagstart te beginnen: wat moeten we vandaag afkrijgen, wie doet wat en waar moeten we op letten? Het team verdeelt de werkvoorraad en vervolgens gaat iedereen aan de slag.

Net als een team kun je zelf ook een dagstart doen. Je zet je taken voor de dag op een rijtje. In plaats van de dag meteen te beginnen met het verwerken van je mail, of met een inbelvergadering, neem je op deze manier zélf de regie over je eigen werkvoorraad in handen. Een aanvullende tip is om aan het begin van de dag je taken om te zetten in alle uitkomsten die je op de dag zelf wilt behalen. In plaats van “mailen coördinatoren” schrijf je “alle coördinatoren zijn voor 17.00 gemaild”. Je bepaalt dan voor jezelf wanneer de dag is geslaagd, waardoor je meer rust krijgt, en tot een goede scheiding van werk en privé kunt komen.

Tool 2: Maak gebruik van een Kanban bord

Met een Kanban bord maak je een overzicht van je werkzaamheden. Schrijf iedere activiteit op een aparte post-it en plak deze op het bord. Op het bord staan drie kolommen: ‘te doen’, ‘mee bezig’ en ‘klaar’. Plaats de activiteit in de kolom waar deze bij hoort. Uitgangspunt is dat het aantal taken in de kolom ‘mee bezig’ beperkt blijft om focus te behouden. Zo kun je de voortgang bij houden en prioriteren.

Een Kanban bord maak je simpel zelf met behulp van een vel papier en post-its of gebruik een digitale variant zoals Trello, Monday.com of Microsoft To Do. Gebruik verschillende kleuren post-its voor verschillende typen taken. Ook kan je additionele informatie toevoegen zoals beschrijvingen, to-do lijsten, deadlines en mensen die helpen met een specifieke taak.

Tool 3: Rust, reinheid en regelmaat met 5S

Met 5S richt je een werkplek en werkmethoden slim in. Handig nu je huis je nieuwe werkplek is. 5S zorgt voor overzicht en structuur in je fysieke omgeving, zodat je minder lang aan het zoeken bent naar materialen en informatie en meer rust ervaart. De 5S-methode staat voor 5 activiteiten: scheiden, schikken, schoonmaken, standaardiseren en standhouden. Maar hoe doe je dat?

Scheiden

Je begint met scheiden. Stel criteria vast voor ‘wat nodig’ is op je werkplek. Gebruik je spullen dagelijks, wekelijks of vrijwel nooit? Alleen materialen, meubels en machines die je veel gebruikt zijn aanwezig. Zo houd je de nuttige zaken over en kun je makkelijk en vlot aan het werk.

Schikken

Na scheiden volgt schikken. Richt je werkplek zo in dat datgene wat je vaak nodig hebt een vaste, herkenbare plek heeft, dat er voldoende van is en dat het binnen handbereik ligt. Denk na over waar iets moet worden opgeslagen en hoeveel er moet worden opgeslagen.

Schoonmaken

Stel een schoonmaakplan op. Schoonmaken is belangrijk zodat je in een gezonde en prettige werkomgeving zonder stof of vuil aan de slag kunt.

Standaardiseren

Neem maatregelen om de geboekte resultaten door het scheiden, schikken en schoonmaken in stand te houden. Visuele hulpmiddelen, zoals belijningen voor spullen, helpen je om alles in 1 keer te vinden en zorgen dat alles een vaste plek heeft en houdt.

Standhouden

Maak afspraken met jezelf, je kinderen en je partner om ervoor te zorgen dat de gemaakte afspraken blijven werken en jij in een prettige werkomgeving aan de slag kan gaan.

Tool 4: True North

Lean organisaties hebben een duidelijke stip op de horizon (True North), en vertalen die stip naar concrete A3-plannen. Het team stelt elkaar scherp en monitort de voortgang. Nu je eerder herinnerd wordt aan de wasmachine die afgaat dan aan dat projectresultaat waar je al maanden naartoe werkt is de tijd rijp om zelf aan de slag te gaan. Visualiseer en print jouw eigen True North en hang deze op aan je Kanban bord of prikbord. Zo herinner je jezelf constant aan de doelen waar je naartoe werkt.

Overigens kun je er ook gewoon voor kiezen om een quote uit te printen die je motiveert of een inspirerende foto. Zolang het maar bijdraagt aan je motivatie!

Tot slot

Probeer deze vier tools eens uit. Kijk wat werkt. En vergeet ook niet tijd voor ontspanning in te bouwen in deze ongewone periode. Tijd weg van je beeldscherm. Ik wens je veel succes en veerkracht!