Deze website maakt gebruik van cookies melding sluiten
Lean

Wat zie je in een Lean organisatie: Dag- en weekstarts

In Lean organisaties zie je teams dagelijks de dag of ‘shift’ aftrappen. Medewerkers uit een team staan bij elkaar en starten de dag of de shift door met elkaar stil te staan bij het werk dat gedaan moet worden. En terug te kijken naar het werk dat gisteren is gedaan en wat er beter kan.

Dagstarts zijn de kern van operationeel management: dagelijks bespreken van het werk van de komende dag, de voortgang, de knelpunten van de vorige dag en mogelijke verbeteringen. Essentieel om zaken als flow, kwaliteit, output en klanttevredenheid te bewaken.

Dagstart

Dagstarts zorgen ervoor dat medewerkers voelen dat ze onderdeel zijn van een team. Ze weten van elkaar wat ze onderhanden hebben, waar ze elkaar kunnen helpen en wat belangrijk is als eerste aan te pakken. Mensen hebben niet langer het gevoel dat ze allen op een eigen eilandje werken. Het plezier neemt toe. Bovendien zorgt het delen van successen en knelpunten ervoor dat medewerkers niet hetzelfde wiel uitvinden of dezelfde fout maken. Daarnaast zit er veel focus op verbeteringen: waar lopen we tegen aan en hoe kunnen we dat, zoveel mogelijk zelf, beter anders en slimmer doen?

Waar leiden dagstarts toe?
Dagstarts leiden in de eerste plaats tot inzicht. Inzicht in de prestaties van het proces en het team. Daarnaast dragen dagstarts bij aan de teamspirit. Door het hebben van één gemeenschappelijk doel en daar dagelijks aan werken ontstaat lol en energie. Tot slot leiden dagstarts tot verbeteringen. Mensen kunnen hun knelpunten adresseren. Bij kleine knelpunten leidt dit direct tot een procesverbetering waardoor het werk makkelijker wordt. Grote knelpunten worden geadresseerd zodat deze in bijvoorbeeld een Kaizen kunnen worden opgepakt.

Wat is het verschil tussen dag- en weekstarts?
Het verschil tussen dag- en weekstarts zit vooral in de scope van de onderwerpen die worden besproken. Bij weekstarts ligt het accent op de teamprestaties en is de tijdshorizon langer (hoe hebben we het vorige week gedaan, wat gaan we deze week doen, hoe doen we het ten opzichte van de jaardoelstellingen). Bij dagstarts ligt het accent op de individuele medewerker en is de tijdshorizon één dag (hoe heb jij het gisteren gedaan, waar ben je tegenaan gelopen, wat ga je vandaag doen).

Succesfactoren voor dag- en weekstarts
Leiderschap: De belangrijkste succesfactor is leiderschap. Een teamleider leidt de dagstart. Daarbij coacht hij, stelt zich kwetsbaar op, heeft aandacht voor medewerkers, gebruikt cijfers en analyses en begrijpt dat zijn rol cruciaal is. Het helpt om jezelf na iedere dagstart / weekstart even te evalueren.

Regelmaat en structuur: Dag- en weekstarts zijn het meest effectief als ze onderdeel zijn van het systeem, het ritme waar medewerkers inzitten, een vanzelfsprekendheid. Het is essentieel om de ritmiek te waarborgen. Het helpt om vaste dagen en tijdstippen te kiezen. Verder is een vaste structuur van belang. Een vaste agenda hoort daarbij.

Volharding: In het begin zal er discussie zijn over het nut en de noodzaak van dagstarts. Dat hoort erbij, ga die discussie ook niet uit de weg. Volhouden is cruciaal: ook als er niets te bespreken lijkt, gaat de dagstart door (eventueel korter dan normaal).

Energiek, kort en bondig: Een dag- en weekstart zorgt voor energie bij de mensen. Een dagstart duurt maximaal 15 minuten, een weekstart 60 minuten. Zeker bij een dagstart helpt het om deze staand te doen. Dit voorkomt dat mensen achterover zakken, staan is actiever.

Teamspecifiek: Een goede dagstart sluit aan bij de wensen van het team, zonder te tornen aan de ritmiek. Leren van andere teams is goed, maar dogmatisch het andere team nadoen is niet de bedoeling. Eigenaarschap en draagvlak  zijn belangrijk bij de dagstarts. Dit ontstaat onder andere door in de dag- en weekstart onderwerpen te bespreken waar het team direct invloed op heeft.

Escalatieproces inrichten: Tijdens de dag- en weekstart komen knelpunten ter sprake. Sommige knelpunten lost het team direct op. Met andere knelpunten kan iemand van het team aan de slag en daar bij een volgende dagstart terugkoppeling op geven. Voor knelpunten die buiten de invloedsfeer van het team liggen geeft de teamleider tijdens de dagstart aan waar hij dit knelpunt belegt, wie verantwoordelijk is en wanneer het knelpunt wordt opgelost. Het team blijft de voortgang ook van deze issues volgen.

Gewoon doen! Fancy verbeterborden zijn leuk. Maar de essentie is om dagelijks met elkaar het werk te bespreken. Als het team nog geen cijfers heeft om te sturen of als deze niet aansluiten bij de behoefte is het raadzaam om klein te beginnen: bespreek samen het werk. In het begin volstaat vaak een whiteboard waarop informatie geschreven kan worden. Het is goed om hier mee te beginnen en niet eerst heel lang te werken aan het perfecte verbeterbord – dit ontstaat toch pas in de loop van de tijd, als het team ervaring heeft opgedaan. Zo wordt het bord ook echt iets van het team.

Meer weten?

Als je meer wil weten over de inzet van dag- en weekstarts of het worden van een Lean organisatie, neem dan contact op met Koen Janmaat.

Ontvang gratis Morgens Magazine

Ontvang gratis inspiratie, kennis en updates! Schrijf je in op onze nieuwsbrief & ontvang Morgens Magazine gratis in je mailbox.

Door op verzenden te klikken ga je akkoord met de Privacyverklaring van Morgens