Actueel / Zorg

Deze 3 Lean-tools kun je gelijk inzetten bij je VBHC-zorgpad

09-09-2021 4 minutenHidde Moerman

Lean en VBHC (Value Based Health Care) staan in veel organisaties in de gezondheidszorg los van elkaar. Dit is een gemiste kans, want Lean en VBHC hebben elkaar veel te bieden. In deze blog geven we je 3 Lean tools die je direct binnen VBHC-initiatieven kunt inzetten om patiëntenzorg te verbeteren. Maar eerst leggen we kort uit waarom Lean en VBHC zo goed samengaan.

Waarde staat centraal

In de kern gaat VBHC over het organiseren van de gezondheidszorg om de waarde voor patiënten zo groot mogelijk te maken. Hierbij ligt de focus op uitkomsten die ertoe doen voor patiënten tegen aanvaardbare kosten. VBHC gaat niet alleen om klinische uitkomsten maar ook om door de patiënt ervaren (behandel)uitkomsten, bijvoorbeeld op het gebied van vermoeidheid, kwaliteit van leven en pijn.

Lean gaat in de kern over het verhogen van klantwaarde door middel van structureel continu verbeteren, waaronder het wegnemen van activiteiten die geen waarde toevoegen; de zogenaamde ‘verspillingen’.

Zowel Lean als VBHC zijn dus sterk gericht op waarde:

  • VBHC helpt om de waarde te concretiseren, maar ook om deze meetbaar te maken. Denk bijvoorbeeld aan PREM’s (Patiënt Reported Experience Measures) en PROM’s (Patient Reported Outcome Measures). VBHC beantwoordt dus de wat-vraag;
  • Lean is vervolgens een geschikte methodiek om de waarde gestructureerd te gaan vergroten. Het beantwoordt dus de hoe-vraag.

VHBC versterken met Lean

Hoe je Lean kunt gebruiken om VBHC te versterken, leggen we uit aan de hand van drie Lean-methodes: 1) Value Stream Mapping, 2) Visgraat-analyse en 3) Kaizen events.

1)      Value Stream Mapping

Value Stream Mapping (VSM) is een Lean-tool die je processen ontleedt en analyseert. Met alle uitvoerende rollen binnen een proces (bijvoorbeeld een arts, een doktersassistent en een planner)  ga je bij een VSM de levering van een product of dienst beschrijven zoals deze nu plaatsvindt. Dat doe je visueel, op een groot scherm of een brown paper, zodat je een goed en gedeeld beeld krijgt binnen de groep. Eén van de grote voordelen van een VSM is dat het zorgt voor veel meer wederzijds begrip over wat andere collega’s in het proces doen en wat het effect is van jouw handelen op die andere collega’s.

Een VSM start met het vaststellen van de waarde die het proces moet opleveren. Dit helpt om te bepalen welke onderdelen van het proces wel en welke delen geen waarde leveren. Uiteindelijk levert een VSM een data-rijk overzicht van het leveringsproces en geeft het antwoord op vragen als ‘waar stokt het proces?’, ‘welke handeling zijn eigenlijk verspilling?’, of ‘is deze volgorde logisch?”.

Op basis van een VSM van het huidige proces werk je een gewenst proces uit. Door het delen van kennis over elkaars werk én het overzicht dat je creëert, zijn deelnemers vaak heel enthousiast over het doen van een VSM.

Voor een VBHC-traject is een VSM een geschikte methode om zorgpaden in kaart te brengen en om deze rondom de patiënt te organiseren. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan het standaardiseren van overdrachten of inzicht creëren in doorlooptijden in het proces en wachttijden die ontstaan. Maar ook aan verspillingen, zoals het uitvragen van dezelfde informatie bij patiënten op verschillende momenten in het zorgproces.

2)      Visgraat-analyse

Een typische valkuil bij projecten is om te snel conclusies te trekken. Een visgraat-analyse helpt om dat te voorkomen. Bij een visgraat-analyse ga je gezamenlijk op zoek naar alle mogelijke oorzaken van een probleem. Voor deze werkvorm teken je een grote visgraat en zet je de probleemstelling in de kop. Vervolgens probeer je gezamenlijk de vraag te beantwoorden: “wat leidt ertoe dat we…..”.

Cruciaal bij een visgraat-analyse is het principe van 5x waarom: doorvragen totdat je tot de grondoorzaak van problemen komt. Net als bij een VSM, schuilt ook hier de kracht in visualisatie: je krijgt een gezamenlijk beeld van de mogelijke oorzaken en dit helpt je om tot de belangrijkste grondoorzaken te komen.

Een mooi voorbeeld van te snel conclusies trekken, zie je bij vragenlijsten over patiëntgerapporteerde uitkomsten, oftewel PROM’s. Waarom is de respons zo laag? Patiënten zijn ‘vragenlijstmoe’. Dat is zeker mogelijk, maar met een visgraat-analyse kom je erachter dat er vele andere mogelijkheden zijn. Denk bijvoorbeeld aan niet verstuurde vragenlijsten, geen e-mailadres, het belang wordt niet uitgelegd aan de patiënt, de vragen zijn niet relevant, de vragenlijst is niet leesbaar, er is een software-fout, de PROM is niet ingevoerd, de vragenlijst belandt in de spam, et cetera et cetera.

3)      Kaizen events

Een van de grote waardes van projecten is snelheid. Projecten die snel worden uitgevoerd leveren eerder resultaat op voor de patiënt, kosten uiteindelijk minder tijd van medewerkers (je hoeft er niet ‘in te komen’) en geven daardoor vaak ook meer energie aan medewerkers.

Om snelheid te krijgen en houden in projecten kent Lean zogenoemde ‘Kaizen events’. Dit zijn meerdaagse events met de betrokkenen waarin je gezamenlijk procesproblemen definieert, analyseert en verbetert. Het doel is om direct na het event op een andere manier te werken.

Het is dus een sterk actie- en resultaatgerichte aanpak. De cijfermatige analyses en metingen verricht je vooraf, om tijdens het event alle tijd te hebben voor het zoeken naar grondoorzaken en het daadwerkelijk verbeteren. Tijdens Kaizen events passeren daarom ook veel Lean-tools de revue, waaronder VSM en visgraat.

Meer weten over Lean of VBHC?

Wil je meer weten over Lean of VBHC en hoe deze elkaar kunnen versterken? Neem dan contact op met Hidde Moerman (e-mail: moerman@morgens.nl) of Hileen Boosman (e-mail: boosman@morgens.nl).

Meer lezen over Value-Based Healthcare?