Actueel
Neem de touwtjes in handen!
Lean in het onderwijs
Werkdruk. Welke docent heeft er niet mee te maken? Administratieve rompslomp, veel vergaderen en weinig tijd voor wat er echt nodig is. Dan doe je toch gewoon wat minder of ga je eerder naar huis? Maar nee, dat gaat ten koste van het onderwijs en de student.
Docenten zijn zeer begaan met hun studenten, continu bezig hun vak te verbeteren en betrokken bij de organisatie waar ze werken. Dat is natuurlijk positief, maar er schuilt ook een gevaar in.
Energiedrain
Wij merken namelijk dat mensen zich vanuit betrokkenheid druk maken over dingen waar ze last van hebben, maar geen invloed op hebben. Dat kost meer energie dan het oplevert. Richt je daarom op de dingen waar je wél invloed op hebt en kies bewust hoe je wilt omgaan met de dingen die op je af komen. Op die manier krijg je zelf de touwtjes in handen.
Binnen Lean stellen we vaak de vraag wie deze week tegen een knelpunt of verspilling is aangelopen. Antwoorden die we krijgen variëren van het lesrooster tot beamers die het niet doen in het klaslokaal, van slechte samenwerking met team X tot reizen tussen verschillende locaties. Stuk voor stuk terechte frustraties, die je afhouden van datgene waar je echt mee bezig wilt zijn: lesgeven.
Het liefst zou je deze problemen morgen hebben opgelost. Je hebt hier zelf echter geen invloed op. Wellicht heb je het al weleens bij je leidinggevende aangegeven, maar ook die kan niet alles oplossen. Elke week loop je er weer tegenaan en om de zoveel tijd bespreek je het probleem met je collega’s, zonder dat er iets verandert. Zonde van je tijd, maar vooral van je energie.
Cirkel van invloed en cirkel van betrokkenheid
Stephen Covey beschrijft in zijn boek ‘De zeven eigenschappen van effectief leiderschap’ de cirkels van invloed en betrokkenheid. Er zijn allerlei zaken die betrekking op ons hebben, maar waar we als individu weinig of geen invloed op hebben. Voorbeelden zijn het weer, vertraging met de trein, de functionaliteiten van systemen of het al dan niet functioneren van het digibord. Deze zaken liggen binnen de cirkel van betrokkenheid.
Daarnaast zijn er dingen waar we wel invloed op hebben. Deze liggen in de kleinere cirkel van invloed. Het gaat dan veelal om zaken die betrekking hebben op je eigen gedrag en je reactie op omstandigheden.
Wanneer je cirkel van betrokkenheid veel groter is dan je cirkel van invloed en je je dus druk maakt over zaken waaraan je niets kunt veranderen, voel je je boos of gefrustreerd. Je krijgt niets voor elkaar en je cirkel van invloed wordt kleiner en kleiner.
Bij reactief gedrag let je op het gedrag van anderen, op problemen in de omgeving en op omstandigheden waar ze weinig tot niets aan kunnen doen.
Drie situaties
In de praktijk zijn er drie situaties waar iedereen mee te maken krijgt:
- Situaties die te maken hebben met je eigen gedrag. Hier heb je direct invloed op.
- Situaties die te maken hebben met het gedrag van anderen. Hier heb je indirect invloed op.
- Situaties waar je niets aan kunt veranderen. Hier heb je geen invloed op; deze situaties vallen dus in de cirkel van betrokkenheid.
In de eerste twee gevallen heb je zelf invloed op de uitkomst van de situatie. Met een proactieve houding kun je er iets aan veranderen. In de laatste situatie heb je geen invloed op de situatie. In dat geval is er alsnog een aspect dat je wél kunt beïnvloeden, namelijk jouw eigen reactie op die situatie.
Bij proactief gedrag span je je in voor zaken waar je iets aan kan doen. Dit geeft positieve energie die zich uitstrekt en je cirkel van invloed vergroot.
Proactief of reactief?
Wanneer je je vooral focust op de zaken in je cirkel van betrokkenheid, handel je volgens Covey reactief. Mensen die reactief gedrag vertonen, letten op het gedrag van anderen, op problemen in de omgeving en op omstandigheden waar ze weinig tot niets aan kunnen doen.
Een voorbeeld: op dinsdag en donderdag is het vaak druk in de werkruimtes, waardoor jij tussen je lessen door lang moet zoeken naar een werkplek (als die er überhaupt is). Je hebt bij je leidinggevende aangekaart dat er te weinig plek is, maar die kan er ook niets aan doen. Het aantal werkplekken wordt namelijk centraal toebedeeld op basis van een rekenmodel en volgens dat rekenmodel zijn er genoeg werkplekken.
Frustrerend, want jij hebt geen werkplek. Je hebt het er vaak over met collega’s en in elk teamoverleg kaart je aan dat er te weinig werkplekken zijn, zonder dat er extra plekken bijkomen. Dat is zonde van je energie, want je hebt geen invloed op het aantal plekken.
Mensen die proactief gedrag laten zien, richten zich op hun eigen cirkel van invloed. Zij spannen zich in voor zaken waar ze iets aan kunnen doen. Ze hebben een positieve energie, die zich uitstrekt en hun cirkel van invloed vergroot. Volgens Covey kun je je daarom beter bezighouden met de zaken waar je wel invloed op hebt. Ga een kwartiertje eerder naar je werk. Of spreek met collega’s af dat je op drukke dagen bij afwezigheid van minimaal een half uur de computer uitlogt.
Met andere woorden: richt je niet op het feit dat er te weinig plekken zijn, maar bedenk wat jij kunt doen om het probleem op te lossen of zo klein mogelijk te houden.
Door problemen aan een eigenaar toe te wijzen en er een deadline aan te koppelen, kunnen we monitoren of er iets mee gebeurt.
Wat kun je zelf doen?
Die laatste vraag stellen wij geregeld. Tijdens de weekstart zorgen we door middel van een actielijst dat knelpunten wekelijks worden geadresseerd en opgepakt. Of we introduceren ‘het verbeterbord’, waarop mensen verspillingen of knelpunten plaatsen. We bespreken gezamenlijk de problemen en eerste verbeteracties. Door deze aan een eigenaar toe te wijzen en er een deadline aan te koppelen, kunnen we monitoren of er iets mee gebeurt.
We stellen daarnaast veel vragen. Wat heb je gedaan? Wat ga je doen? Heb je een hulpvraag? We zijn dus continu met elkaar in gesprek over wat je zelf kunt doen om een eerste stap naar verbetering te zetten.
We merken dat dit werkt. De eerste paar keer is het wat onwennig om concreet op te schrijven wie wat wanneer af heeft. Maar na drie of vier weken vinden mensen het vaak fijn dat er daadwerkelijk iets met de knelpunten gedaan wordt en deze worden opgelost.