Gemeente Molenlanden over zelforganisatie en in gesprek zijn met de samenleving

Visie en aanpak Femmy Jonker van fusiegemeente Molenlanden

Fusiegemeente Molenlanden heeft haar prioriteiten helder voor ogen. Geen zelfsturing, maar zelforganisatie die uitgaat van talenten als middel om waarde toe te voegen aan de samenleving. De gemeente wil daar zijn waar het gebeurt, in gesprek zijn met inwoners, ruimte geven aan initiatieven van inwoners. Morgens-consultants Peter-August Keur en Elske Sommeling spraken hierover met Femmy Jonker, gemeentesecretaris bij de gemeente Molenlanden.

Sinds 27 maart 2019 is Femmy Jonker gemeentesecretaris van de fusiegemeente Molenlanden. Deze gemeente is tot stand gekomen na een fusie tussen de gemeenten Molenwaard en Giessenlanden. Femmy werkte in de rol van kwartiermaker ook aan het realiseren van de fusie: “Dat is wel een heel mooie tijd, want je bent een nieuwe gemeente aan het opbouwen en tegelijkertijd twee bestaande gemeenten aan het afronden. Als fusiegemeente moet je ook nog eens een gevoel krijgen bij je identiteit. We hebben daar in de voorbereiding heel veel aan gedaan en prachtige plannen voor klaar gelegd. Nu moeten we dat werkelijkheid gaan maken. Dus wie ben je, hoe stel je jezelf op?”

Geen zelfsturing, maar zelforganisatie

Een van die elementen is de manier waarop zij als fusiegemeente georganiseerd willen zijn: “Wij hebben nadrukkelijk geen zelfsturing, maar zelforganisatie. We hebben ook de politiek om rekening mee te houden. In de gemeente zijn de gemeenteraad en het college leidend, zij bepalen de doelen. De ambtelijke organisatie kan invulling geven aan de manier waarop die doelen behaald kunnen worden. Dat betekent dat collega’s over sommige dingen heel goed zelf kunnen beschikken. Weer andere dingen zijn bestuurlijk relevant en die gaan we dan samen naar het bestuur brengen.” Haar primaire houding is wel dat het voorstel van een ambtenaar leidend is, want daar is immers door hem of haar over nagedacht.

Voorbeeld buitendienst

De buitendienst heeft z’n eigen werkwijze bedacht. Zij hebben zelf bedacht welke arbeidstijden bij hun werk horen. Zo maakten zij een zomerrooster en een winterrooster. Ze hebben ook zelf kleding uitgezocht. Het was voor hen een uitdaging om dat zelfstandig te doen. Dat hun keuze, de goede keuze is. Dat gevoel – een klein stukje ongeloof in het eerste moment – is het resultaat van vertrouwen gunnen aan dat team. De gemeentesecretaris weet namelijk niet wat zij tegenkomen op straat. Het team weet dat wel. Hen vertrouwen in hun keuzes over hun werkwijze is een ode aan hun professionaliteit.

Filosofie zelforganisatie

Zelforganisatie is een filosofie die uitgaat van betrokkenheid, autonomie en competentie. Om goed aan te sluiten bij een ander en in te schatten wat nodig is. Het draait om het zelf organiseren van het werk. Zonder leidinggevenden en enkel met die kaders die helpend zijn. Femmy: “Ik hoop, wil en verwacht dat wij daar over drie jaar goed toe in staat zijn. En dat we daarmee de snelheid van al onze dienstverlening vergroten. Dus meer ín het moment kunnen doen wat nodig is. Dat de onzekerheid (‘Mag ik dat wel? Ga ik daar over? Of moet ik dat eerst nog maar even overleggen?’) er voor een groot deel uit gaat. Maar dat een collega wel behouden blijft om in te schatten ‘oh dit is politiek wel echt gevoelig’, nu moeten we zorgvuldig zijn.

Wat een inwoner daarvan moet merken is: tempo en kwaliteit in dienstverlening. De inwoner kan straks met een professional om tafel zitten en ervaren dat daar de juiste professional zit. Die voor jou als inwoner echt wat toe kan voegen. Of die jou in ieder geval uit kan leggen hoe het werkt en/of snel duidelijkheid geeft. En daarmee moet het ook leiden tot ook meer werkplezier voor collega’s en meer betrokkenheid. Een particulier met een goed idee die aan allerlei lijntjes heeft getrokken, allerlei architecten heeft verzameld en dan uiteindelijk vijf maanden op ons moet wachten… Dat kan niet. Dat is niet wenselijk. Dat moet eruit.”

Organisatiestructuur bij zelforganisatie

Een gemeente kan niet helemaal zonder structuur. Femmy daarover: “Uiteindelijk heb je natuurlijk altijd een structuur. We hebben, onder andere, structuur aangebracht om mandaten toe te wijzen en functies te laten landen in een functiehuis. Maar elke grens heeft weer z’n beperking.

Wij hebben nu 24 gelijkwaardige teams. Binnen die teams is er geen leidinggevende. Wel zijn rollen en regeltaken verdeeld. Een regeltaak is bijvoorbeeld: ‘Hoe ga je om met een declaratie?’ Je moet namelijk wel wat afspraken met elkaar maken, zodat het nog duidelijk is hoe het in deze gemeente werkt. Er zijn ook rollen. Bijvoorbeeld de rol van dienstverlener. Het is eigenlijk een spreidingstactiek. Zo weet de dienstverlener nét even iets beter hoe het dienstverleningsconcept van ons eruit ziet, wat we graag willen en willen zijn. Dan hoeft de rest van het team het niet allemaal tot in de puntjes te kennen. Maar deze persoon weet het dan wel. Ze heb je ook de ICT-goeroe en de zorgdrager. Die laatste brengt het HR-perspectief.

Je moet iemand legitimeren om aan te kunnen kaarten: ‘Jongens, we maken het te ingewikkeld met elkaar’ of ‘Het gaat even niet lekker hier, hebben we niet even wat hulp nodig?’ Rollen en regeltaken helpen daarbij. Je hoeft niet zelf de mediator te worden of bij elk probleem een sofa te plaatsen in de nabijheid van je werkplek, maar wel signaleren dat even hulp nodig is.’

De gemeente kent ook de rol van controller. Dat is degene die zegt: ‘Hebben we genoeg aandacht voor budgetten? Hoe doen we dat?’ En je hebt de communicator: ‘Hoe willen wij communiceren?’ Dat is dus niet degene die tekstjes schrijft, maar wel zegt: ‘Zo klopt het niet, dus let even op!’ Over drie jaar moet dat in een team vloeiend gaan. De helft van de rollen is dan overbodig. Je hebt het dan niet meer nodig. Dan gaat het heel natuurlijk en kunnen we nog meer op basis van vertrouwen gaan werken.”

Ontwikkeling zelforganisatie komende jaren

De gemeente is niet ineens volgens zelforganisatie gaan werken. Daar heeft de gemeente zich op voorbereid en er is een aantal initiatieven ontplooid. Onze vakteams hebben hier zelf veel over meegepraat en meegedacht. We ontwikkelen het samen, ook met de ondernemingsraad. Femmy zegt: “Je moet wel iets aanreiken. Je kunt niet verwachten dat teams het ‘ineens’ kunnen. We hebben bijvoorbeeld een toolkit gemaakt waarin we die rollen en regeltaken hebben benoemd. We hebben ook teamcoaches tot onze beschikking. Zij helpen om te kijken hoe wij de dingen nou doen, hoe we samenwerken, hoe de teams zich ontwikkelen. We hebben ook een leertuin. Dat is eigenlijk ons opleidings- en ontwikkelprogramma. Alle opleidingen zijn gericht op zelf organiseren met de blik gericht op buiten.”

Talentenorganisatie

Hét grote vraagstuk is: hoe kom je nou van een taakgerichte organisatie naar een talentgerichte organisatie? Femmy zegt daarover: “Eigenlijk werken functies hierin belemmerend. Je mag namelijk al je talenten inzetten. Ook al is het op een heel ander vlak. Dus als jij heel goed een bewonersavond kan voorzitten maar normaal bij de civiele afdeling werkt, kun je bij ons ook een bewonersavond voorzitten. Dát willen we mogelijk maken voor onze medewerkers.”

Servicepunten gemeente Molenlanden

De gemeente over vijf jaar

Over vijf jaar ervaren de inwoners van de gemeente Molenlanden dat de gemeente heel goed luistert en de leefomgeving van de inwoners (en ondernemers) als uitgangspunt neemt. Femmy zegt daarover: “Daarom zijn klantreizen ook zo mooi. Hiermee brengen we in kaart hoe de klant ervaart wat wij bedacht hebben. En kunnen we dat bijstellen.”

Over vijf jaar zijn er ook veel administratieve functies die de gemeente naar verwachting niet meer vervult. Bijvoorbeeld in het domein van burgerzaken. De gemeente is dan echt heel veel verder in digitalisering en Big Data. Zij verwacht een soort Schiphol te worden. Een soort luchtverkeersleiding die heel ingewikkelde processen wel in de gaten houdt, maar die grotendeels ook vanzelf gaan. Die ingrijpt op het moment dat het misgaat. Waardoor de gemeente in staat is met een kleiner team veel meer aan te kunnen. Met aandacht voor de menskant.

Met de samenleving in gesprek

De gemeente Molenlanden gaat met de samenleving in gesprek. Dat doet zij om te kijken waar de gemeente aan kan sluiten en wat van waarde is. Wat belangrijk gevonden wordt. Femmy: “Zo hebben we nu het samenlevingsprogramma met elkaar ontwikkeld. Dus met inwoners en maatschappelijke partners. Dat is een heel tof traject geweest, heel gaaf.

Per dorp hebben we honderd adressen uit de BRP gehaald” (red: Basisregistratie Personen). “Dat deden we uiteraard in overleg met de privacyofficer en na goedkeuring door het college. We deden een aselecte steekproef van 100 inwoners per dorp. Vervolgens hebben we deze inwoners een soort ‘Sjakie-in-de-Chocoladefabriek-ticket’ gestuurd. Een ‘golden ticket’. Daar staat op: ‘We willen heel graag met jou in gesprek. We nodigen jou direct uit voor deze gesprekken. Maar neem vooral ook iemand mee. Deze uitnodiging staat open voor iedereen. Maar jou willen we wel heel graag spreken.’

Inwoners en ambtenaren op de zeepkist

Vervolgens heeft de gemeente een soort teaser gemaakt in de vorm van een pubquiz per dorp. Deze is gepubliceerd in de krant. Met vragen als ‘Hoeveel weet jij eigenlijk van Oud Alblas?’ Die bijeenkomsten begonnen dan ook met een pubquiz. Daarna is met elkaar het gesprek aangegaan, de thema’s werden aangereikt via zeepkisten. De gemeente is niet bij nul gestart, er zijn al zoveel gesprekken die plaatsvinden. Dat was zeer belangrijk om te benoemen, omdat de gemeente natuurlijk weet dat sluipverkeer in Oud Alblas een probleem is dat inwoners bezighoudt.

Op de zeepkisten kwamen steeds aan paar thema’s aan bod. Verteld door een inwoner, ondernemer of (als het niet anders kon) een ambtenaar. Op de zeepkist was ook ruimte voor nieuwe inbreng. Na de pitches op de zeepkisten, konden deelnemers kiezen bij wie ze aansloten om het gesprek verder te voeren. Dat leidde tot een prachtige oogst per bijeenkomst. Femmy: “In Noordeloos zeiden de jongeren: ‘Er is hier niets voor ons!’ Zij zaten nou net aan tafel met de beheerder van het dorpshuis. Zijn reactie was: ‘Nou, dan gaan wij toch eens praten.’ Daar moet je als gemeente dus van afblijven. Ze hebben elkaar gevonden. Echt fantastisch.”

De gemeente heeft uit de bijeenkomsten ook een aantal rode draden gehaald. Die heeft de gemeente aan een burgerpanel voorgelegd, met de vraag: ‘Is dit het dan en vindt u dat ook?’ Dat is belangrijk, omdat de gemeente niet over onbeperkte middelen beschikt om alles op te pakken. De gemeente heeft de inwoners laten prioriteren. Daarmee komt er ook focus in de organisatie. Onderwerpen als wonen, bereikbaarheid en verkeersgedrag bleken echte hot topics. Zo zijn er zes thema’s benoemd. De reactie van medewerkers? “Ja, hier was geen Molenwaard of Giessenlanden, hier was echt de focus op de toekomst van Molenlanden”. Dat gaat dat helpen met het zetten van de stip op de horizon.

Servicepunt gemeentekern Arkel

College is daar waar het gebeurt

Femmy Jonker gaat verder: “Wij geloven in daar zijn waar het gebeurt. Zo vergadert ons college elke dinsdag ergens anders. Bijvoorbeeld bij een ondernemer, bij een instelling, in de aula van de begraafplaats.” Ze gaat door: “We zijn bij zorginstellingen geweest, ook wel eens bij een inwoner thuis. En er zit altijd een ontmoeting aan met die ondernemer, instelling of inwoner. We zijn altijd ergens anders en nooit in onze werklocaties. Een heel enkele keer ben je ertoe genoodzaakt, maar dan zijn we allemaal teleurgesteld. Ondernemers en buurgemeenten reageren er heel positief op.”

Ruimte voor initiatieven van inwoners

Wanneer we naar een afronding van het gesprek gaan, wil Femmy nog een laatste punt meegeven: “De strategische component van het werk wordt steeds belangrijker. En ik merk dat wij daar als partner een nieuwe positie innemen en gegund krijgen. Ik denk ook dat we dat de komende jaren steeds beter gaan voelen. Dat gaat niet alleen om ons bestuur, maar ook om onze collega’s. Het netwerken richting de provincie of de landelijke overheid zal bij ons ook echt een vlucht gaan nemen.

Daarop aansluitend zijn participatie en draagvlak een uitdaging. Wij zijn heel goed in staat om dicht bij onze inwoners te zijn en heel veel vragen te stellen als ‘Goh, hoe zien jullie het?’ De uitdaging is nu nog wel om niet helemaal te verdrinken in wat draagvlak precies is. Daar moet je wel je weg in vinden. Anders ben je de hele tijd aan het mediaten. Maar ik heb het antwoord daarop nog niet gevonden. Bovendien: bij onze inwoners zit zoveel initiatief, zoveel energie… die doen ook echt wel dingen zonder ons hoor!”