MedMij stimuleert samenwerking met behulp van data

MedMij wil burgers meer grip geven op hun gezondheid. Maar in een netwerk vol zorgaanbieders en softwareleveranciers is dat makkelijker gezegd dan gedaan. Samen met Morgens ontwikkelde MedMij een centrale monitoring die inzicht geeft, samenwerking versterkt en datagedreven verbeteren mogelijk maakt.

De vraag

MedMij vroeg Morgens om te helpen bij het ontwikkelen van een centrale monitoring zodat zij de netwerksamenwerking tussen PGO’s en zorgaanbieders kunnen optimaliseren met het gebruik van data. De vraag was tweeledig:

1. Hoe kunnen we op basis van data inzicht krijgen in de werking van het MedMij-stelsel?
2. Hoe kunnen we deze inzichten gebruiken om de samenwerking te verbeteren?

De aanpak

Om de werking van het MedMij-stelsel inzichtelijk te maken, kozen we samen met MedMij voor een iteratieve en mensgerichte aanpak. We begonnen met het identificeren van alle belanghebbenden en het ophalen van de informatiebehoeften bij deze doelgroepen. We gebruikten de user story-methode om de wensen van de betrokken doelgroepen in kaart te brengen en om bewustwording te creëren over het nut van datagedreven werken. Deze aanpak maakt het makkelijker om gebruik van data in dagelijkse werkzaamheden te integreren.

Op basis van de informatiebehoeften van de verschillende rollen binnen de organisatie maakten we ontwerpen voor de uiteindelijke informatieproducten en bepaalden we welke data nodig is om de gewenste inzichten te creëren. We gaven advies over het inrichten van de dataverzameling en het vertalen van ruwe data naar betrouwbare, bruikbare inzichten met minimale administratieve lasten voor de samenwerkingspartners.

Daarbij bespraken we vragen als: Welke data heb je nodig om samenwerking in een decentraal netwerk te monitoren en hoe zorgen we ervoor dat deze data effectief bijdraagt aan het werk van de doelgroepen?

Op basis van de eerder opgehaalde informatiebehoeften en de verzamelde data ontwikkelden we informatieproducten zoals dashboards, rapportages en analyses. Deze producten genereerden bruikbare inzichten voor uiteenlopende doelgroepen, van strategisch tot operationeel niveau. Voor het team verantwoordelijk voor de operationele regievoering op het stelsel maakten we dashboards die tot in detail laten zien hoe het stelsel functioneert. Voor het managementteam brachten we die detailinformatie samen tot analyses van de huidige stand van zaken en de belangrijkste knelpunten over de hele linie, en vulden we de grafieken aan met tekst en uitleg over de context waarin de cijfers zich bevonden. Op basis van inzichten uit de data adviseerden we MedMij proactief over de vervolgstappen die zij het beste kunnen nemen voor het bereiken van de meeste impact.

We hebben de eerste versies van de informatieproducten snel opgeleverd zodat we datagedreven werken direct tastbaar maakten en de gebruikers meteen aan de slag konden. De doelgroepen kregen hierdoor de kans om direct feedback te geven. Deze input verwerkten we in nieuwe iteraties van de producten, waardoor deze steeds beter aansloten bij de wensen van de gebruikers.

Ook begeleidden we gebruikers actief in het interpreteren van de data uit de tooling en toepassen van de inzichten. Door mensen in de organisatie vanaf het begin te betrekken bij het maken van de nieuwe informatieproducten was er veel draagvlak voor het gebruik en ontstond een cultuur van datagedreven werken.

Het resultaat

MedMij is in staat om de samenwerking binnen het MedMij-stelsel te optimaliseren aan de hand van data. Dankzij één centrale plek voor actuele stuurinformatie over het netwerk heeft MedMij op een gestructureerde manier inzicht in hoe de samenwerking tussen PGO-leveranciers en zorgaanbieders verloopt. De informatieproducten tonen de huidige stand van zaken, de eventuele knelpunten en het effect van verbeterinitiatieven. Ook kan MedMij nu sneller en gerichter ingrijpen bij verstoringen en proactief sturen op verbetering van de samenwerking. De dashboards dienen ook als gespreksstarter in overleggen en als basis voor besluitvorming. Met data onderbouwde inzichten helpen MedMij keuzes maken die het stelsel direct verbeteren.

Een concreet voorbeeld: de uitval bij een partner in het netwerk is gedaald van 23% naar 9%. Dankzij datagedreven werken hebben we dit knelpunt niet alleen kunnen identificeren, maar we konden hierdoor ook de effectiviteit van de oplossing meten. Bovendien hebben we met cijfers aangetoond dat het inloggen bij DigID een van de grootste knelpunten in de samenwerking is. Hierdoor kon MedMij, onderbouwd met data, in gesprek gaan met DigiD en verbeteringen realiseren.