Actueel / Overheid

De 4 D’s van gemeente Veenendaal: zo werken zij datagedreven

28-03-2022 5 minutenThijs Molenaar

Gemeenten beschikken over grote hoeveelheden data. Over inwoners, maar bijvoorbeeld ook over de fysieke leefomgeving. In het gebruik daarvan liggen enorme kansen, maar er is veel nodig om als gemeente de transformatie te maken naar een datagedreven manier van werken. Morgens collega’s Thijs Molenaar en Mark Elstgeest gingen in gesprek met Seba Tomatala-Vig, senior innovatiemakelaar van de gemeente Veenendaal, om te ontdekken hoe de gemeente aan de slag is gegaan met deze transformatie. Dit is het eerste interview in een reeks over datagedreven werken binnen gemeenten.  

Wat wil de gemeente Veenendaal met datagedreven werken?

“De afgelopen twee jaar hebben wij ernaar gestreefd om onze missie met het DATAlab te realiseren; het laten zien van de dynamiek in datagedreven werken. Het is echt een andere manier van waarde leveren. Daarom investeren wij aan de voorkant om te onderzoeken wat de echte behoefte is van collega’s, hoe dat onderverdeeld kan worden in datavraagstukken en welke producten daaruit komen. Uiteindelijk kunnen we echt de werkzaamheden veranderen.

Een typisch DATAlab-project begint met zo breed mogelijk dromen. Welke stap kunnen we vandaag zetten om onze toekomstdroom te bereiken? De droom van onze wethouder is om met een VR-bril op in een wijk te kunnen rondlopen en zo direct te zien welke mensen daar over dertig jaar komen wonen. In deze droom komen verschillende zaken bij elkaar: ondersteund door data kunnen zien welke mogelijke maatschappelijke vraagstukken op ons afkomen. Dat beeld ligt nog ver in de toekomst. Een eerste stap om daar te komen hebben we gezet met de ontwikkeling van de woningmarktmonitor. We willen het liefst betaalbare woningen voor de gemeente Veenendaal. In een prototype dashboard hebben we het inzicht in de verhoudingen tussen sociale huur en koopwoningen visueel vormgegeven. We voeren dit prototype nu in een pilot uit. Een tweede stap kan zijn om te gaan werken met prognoses. Daarmee gaan we een meerjarentraject in. Het is een iteratief proces.

Datagedreven werken betekent namelijk nadenken over de waarde die je wil leveren, aanpassingen maken in je werkzaamheden zodat je de waarde kan leveren en de juiste data kan verzamelen. Dit doe je met hedendaagse tooling en met de juiste afspraken om deze data te managen. Elke stap voer je deze activiteiten uit en maak je een klein stukje van de toekomst. Door nu al op een juiste manier data op te slaan, kunnen we over een tijdje goede voorspellingen doen.”

DATAlab gemeente Veenendaal

Het DATAlab van de gemeente heeft een hoofdrol in het streven om slimmer, integraler en meer datagedreven te werken. Met een klein ontwikkelteam van innovatiemakelaars en data-experts werken ze aan alle onderwerpen: van corona en verkeersstromen tot welzijn en circulaire economie. In samenwerking met domeinexperts binnen, en deskundigen buiten de organisatie helpt dit team de aanwezige schat aan data optimaal te benutten. Het lab is onderdeel van de opgave informatiesamenleving van de gemeente Veenendaal.

Hoe pakken jullie bij gemeente Veenendaal de digitale transformatie aan?

“In een klein team met een andere innovatiemakelaar en een data scientist helpen wij de gemeente Veenendaal bij het digitaal transformeren. Digitale transformatie zien wij als het leveren van toegevoegde waarde op een andere manier, dus met digitale middelen en data. Dat doen we langs vier lijnen: de vier D’s:

  1. Data denken: Voor datagedreven werken is een andere mindset nodig. Wij triggeren onze collega’s door te vragen: wat kun je anders, meer of minder doen met behulp van data en digitale oplossingen? Daarvoor moet je anders naar je werk kijken. Kun je op een andere manier de leefomgeving reguleren, bijvoorbeeld zonder een omgevingsvergunning? Kunnen de kosten in het sociaal domein omlaag, terwijl we de persoonlijke aandacht verhogen? Kunnen we onze CO2 uitstoot verminderen en tegelijkertijd onze mobiliteit verhogen?
  2. Data doen: door het werken met data veranderen de werkprocessen. Het werk dat je nu doet kan wellicht gerobotiseerd worden. Denk bijvoorbeeld aan de volgende situatie: Nog voordat de inkt van je koopcontract droog is, ontvang je een verhuisbericht.
  3. Digitale droom: hedendaags technologie versnelt de mogelijkheden om anders te werken. De digitale droom is de technologische infrastructuur. Een belangrijk onderdeel voor ons is een generiek digitaal platform, een ecosysteem van data. Een plek waarin data wordt verzameld en gebruikt om dataproducten te maken.
  4. Data delen: De toegevoegde waarde lever je niet alleen. Dat doen we samen. We gebruiken niet alleen data die we zelf registreren. We gebruiken ook data van andere gemeenten, woningcorporaties en andere instellingen/ondernemingen. Daarover moeten goede afspraken gemaakt worden, zodat we data kunnen managen en de kwaliteit kunnen garanderen.

Uiteindelijk is een dashboard zo goed als dat wat je erin stopt. Degenen die daar het werk voor moeten doen, zijn de collega’s zelf. Door op een andere manier data te registreren of via een andere manier inzichten te krijgen. Wij ondersteunen daarin door zoveel mogelijk de koppeling te maken naar de dagelijkse werkzaamheden, zodat daar de transformatie kan plaatsvinden.”

Seba Tomatala-Vig gemeente Veenendaal

Hoe werkt dat in de praktijk?

“Onze werkwijze voor innovatie is geïnspireerd door het rapport van ministerie van Justitie en Veiligheid: ‘Datagedreven Werken: Wat is ervoor nodig’. Wij zijn daarmee aan de slag gegaan. Wat wij doen is digitaal transformeren in zes stappen:

  1. We beginnen met de feitelijke foto: wat is de centrale vraag? Wat willen we meer, minder of anders? En welke deelvragen horen daarbij?
  2. Dan brengen we prioriteit aan: met welke deelvragen gaan we eerst aan de slag? Welke datasets hebben we daarvoor nodig?
  3. Vervolgens bouwen we een prototype: daarmee gaan we binnen de organisatie aan het werk en gaan we het gesprek aan over wie dit kan financieren en het proces uitvoeren.
  4. Met het prototype voeren we een pilot uit.
  5. Als de pilot een succes is, dan borgen we de transformatie binnen de organisatie, door het op te schalen.
  6. Als laatste leggen we de formele afspraken vast rondom Bestuur en Organisatie.”

Verandering door het tastbaar te maken

Datagedreven werken vraagt veel van een organisatie. Het gaat om een andere manier van werken. Wat nodig is om de transformatie naar datagedreven werken te maken is volgens Seba het snel tastbaar maken van resultaat: “Het is voor ons een uitdaging hoe we onze collega’s hierin mee kunnen nemen. In de projecten wordt het tastbaarder, omdat we concrete resultaten zien. Dat is vooral leuk voor de mensen die er direct mee te maken hebben. Wij doen dus het liefst zoveel mogelijk projecten, zodat we op die manier steeds meer ambassadeurs krijgen.”

Wat helpt is de bestuurlijke steun: “Onze wethouder is bevlogen en enthousiast. Hij volgt onze plannen en wat de organisatie nodig heeft. Tegelijkertijd heeft hij de uitdaging om zijn collega’s in de stroom mee te nemen.”

De aanpak van het tastbaar maken lijkt te werken: “Afgelopen twee jaar hebben we vooral geprobeerd onze missie te verkopen. Stap voor stap hebben we die droom geprobeerd in te kleuren met verschillende projecten zodat het tastbaarder wordt. Dat heeft gewerkt, want de laatste tijd komen steeds vaker mensen naar ons toe met een hulpvraag. Dat laat zien dat onze aanpak werkt. Collega’s krijgen steeds meer vertrouwen in wat we doen.”

“Met datagedreven werken kunnen we sneller stappen vooruit zetten, maar daarvoor moeten we veel meer geïntegreerd werken”

Wat zie jij als grootste uitdaging in het datagedreven werken?

“Datagedreven werken biedt ontzettend veel kansen. Op deze nieuwe manier van werken kunnen we sneller stappen vooruit zetten, maar daarvoor moeten we veel meer geïntegreerd samenwerken. We zijn met z’n allen gewend om in ons eigen stukje van een proces te denken, of ons eigen onderdeel van het werk. Wat we nog te weinig zien is dat alle onderdeeltjes samenwerken en op elkaar ingrijpen. Alle bouwsteentjes samen vormen het grote geheel. Datagedreven werken biedt de kans om veel beter vanuit dat geheel aan de slag te gaan met onze opgaves. Het laten landen van dat verhaal in de organisatie, blijft een grote uitdaging.”

Meer weten?

Heb je vragen naar aanleiding van dit artikel, of wil je onderzoeken wat de mogelijkheden zijn voor datagedreven werken bij jouw gemeente? Neem dan contact op met Thijs Molenaar of Mark Elstgeest.

Meer lezen?

Lees meer over datagedreven werken.

Bekijk alle artikelen
Interview

Datagedreven werken binnen gemeenten: In gesprek met Jos Maessen

14-04-2020 4 minuten
Lees meer
Artikel

Steeds meer organisaties starten met datagedreven werken

24-01-2022 2 minuten
Lees meer
Artikel

Drie tips om te bouwen aan het vertrouwen in data

25-09-2019 3 minuten
Lees meer
Artikel

Hoe datavolwassen is jouw organisatie?

13-08-2020 2 minuten
Lees meer
Artikel

Betere jeugdzorg in Drentse gemeenten door data-analyse

15-05-2020 3 minuten
Lees meer
Artikel

De zin en onzin van dashboards binnen gemeenteland

25-05-2021 3 minuten
Lees meer
Artikel

Hoe krijgt de burger regie op zijn gegevens?

16-01-2020 4 minuten
Lees meer
Artikel

Van baby naar robot: in 3 stappen naar data-volwassenheid

29-05-2020 5 minuten
Lees meer