Deze website maakt gebruik van cookies melding sluiten
Gemeenten

5 Succesfactoren voor datagedreven werken binnen de gemeente

Veel gemeenten zijn er al mee bezig: datagedreven werken. Het is voor iedereen duidelijk dat de schat aan data waar een gemeente over beschikt, veel meer moet gaan terugkomen in de dagelijkse werkzaamheden van haar werknemers. Om inzicht te geven en in control te zijn. Maar óók om op basis van de inzichten (beleids-)beslissingen te gaan nemen.

Dit klinkt mooi en logisch, toch blijkt de praktijk weerbarstiger. De data worden bijvoorbeeld onvoldoende vertrouwd en de professionals herkennen zich niet in het geschetste beeld.  

Mede hierdoor spelen data nog een te kleine rol in de besluitvorming. Uit mijn ervaring binnen gemeenten weet ik dat in de verandering naar een meer datagedreven cultuur diverse kritische succesfactoren te benoemen zijn. Deze licht ik hieronder toe: 

1. Zorg dat je écht weet wat de eindgebruiker nodig heeft.  

Het is verleidelijk om vanuit de visie voor alle doelgroepen KPI’s af te leiden. Maar dit is vaak te kort door de bocht. Onderzoek goed wat de echte behoeften van de gebruikers zijn. Doe dit bijvoorbeeld middels User Story sessies, waarbij je achterhaalt waarom een bepaalde informatiebehoefte speelt, en wat de gebruiker met het inzicht gaat doen als het er eenmaal is. Zet de User Story duidelijk zichtbaar op het uiteindelijke dashboard, analyse of inzicht, zodat het te allen tijden voor iedereen duidelijk is. Naast dat het eindproduct beter zal aansluiten bij wat er écht nodig is, creëer je ook betrokkenheid en draagvlak door de gebruikers al in het voorstadium te betrekken. 

2. Zorg dat het datafundament op orde is 

Met het datafundament bedoel ik welke basis gebruikt wordt voor de inzichten. Vaak worden binnen de gemeente meerdere bronnen gecombineerd en opgeslagen. Doe dit op het meest gedetailleerde niveau van de data, op het kleinste ‘legoblokje’ waarop de gegevens zijn opgebouwd. Als je dit niet doet, kun je niet meer inzoomen op de onderliggende gegevens. Dat is een gemiste kans, want juist in de details zit vaak de verklaring en oplossingen van problemen die de gemeente in de praktijk tegenkomt. 

Zorg ook dat je maar één datafundament hebt en dat alle inzichten hierop zijn gestoeld. Dus als een wethouder een overzicht krijgt over de 2000 cliënten in het sociaal domein, dan is dit simpelweg een aggregatie van de 2000 onderliggende regels die de beleidsmedewerker kan opvragen. Doordat op alle lagen de bron van informatie hetzelfde is, kun je veelvoorkomende discussies over ‘of de cijfers wel kloppen' voor zijn en het gesprek gaan hebben over wat de cijfers zeggen

De kwaliteit van de data in het datafundament is van groot belang. Drie belangrijke pijlers om de kwaliteit hoog te houden zijn: 

  1. Houd het simpel. Doe zo min mogelijk bewerkingen op de data, mensen herkennen zich immers het meest in de ingevoerde brondata. Voeg alleen intelligentie aan de data toe, als dit hele duidelijke toegevoegde waarde heeft. 
  2. Wees transparant. Maak visueel duidelijk welke stappen er genomen worden om van brondata tot inzicht te komen. En zorg dat de gebruiker hier makkelijk bij kan, dus direct vanuit het dashboard of de analyse. 
  3. Los oorzaken zo dicht mogelijk bij de bron op. In elk systeem zitten registratiefouten, die soms pas aan het licht komen bij het maken van een dashboard. Het is verleidelijk om dan in het dashboard zelf iets te doen om de registratiefouten te verbloemen. Doe dat niet. Los het liever op in de bron. Vaak ligt er een onderliggende inefficiëntie in een proces aan ten grondslag. Dit kan complex zijn, maar is vaak een kwestie van bijvoorbeeld een belangrijk veld verplicht maken in de registratie, of met vaste keuzes werken. Bovendien voorkom je door het in de bron op te lossen ook nog eens dat je in het volgende dashboard wéér dezelfde fouten tegenkomt. 

3. Stop niet bij het maken van een dashboard 

Vaak wordt datagedreven werken gevat in het ‘maken van een dashboard’. Dat is begrijpelijk. Een dashboard is tastbaar en kan enorm helpen. Maar vergeet niet dat een dashboard slechts een middel is om data te visualiseren en analyseren. De belangrijkste stap komt daarna nog: zorgen dat een dashboard of inzicht ook echt gebruikt gaat worden in de processen. Logische beginstap is om te kijken waar een inzicht in bestaande overleggen past. Zorg dat de deelnemers van tevoren het dashboard bekijken, en dat deze tijdens het overleg beschikbaar en zichtbaar is voor iedereen. Ga het gesprek aan over de duiding van de cijfers. Wat betekenen ze en wat kan je hiermee doen? Door hiermee te oefenen en aan de slag te gaan zul je zien dat het steeds natuurlijker wordt om de voorheen alleen kwalitatieve insteek te versterken en verscherpen met kwantitatieve inzichten. Dit kan het begin zijn van beter gefundeerde beslissingen. 

4. Wacht niet te lang met het delen van de eerste resultaten en begin klein 

Zeker in het begin van het traject zijn er veel factoren om uit te zoeken. Er zijn misschien wel tien databronnen en acht doelgroepen, die allemaal behoefte hebben aan inzicht. Maak niet de fout om alles tegelijk te willen doen. Een traject naar datagedreven werken leent zich uitstekend voor een Agile aanpak. Begin met één doelgroep. Breng daar de belangrijkste indicatoren in beeld bij het proces waar dat het hardst nodig is. Gebruik die kleine successen om momentum te genereren en de ‘wantrouwenden’ te overtuigen. Natuurlijk is dan nog niet alle data real-time beschikbaar. Dit hoeft ook helemaal niet. Door klein te beginnen en uit te bouwen kun je ook beter rekening houden met de veranderende wensen van de doelgroep. Gelukkig zie ik steeds meer gemeenten die het op deze manier aanvliegen.

5. Besteed aandacht aan het verhaal achter de cijfers 

De grootste valkuil is data verspreiden zonder toelichting. Dit is misschien wat overdreven, maar er zit echt een kern van waarheid in. Ik heb vaak zien gebeuren dat een overzicht of zelfs een dataset zonder na te denken wordt verspreid binnen een gemeente en daar een eigen leven gaat leiden, met soms zelfs escalaties tot gevolg. Met een goede toelichting en zorgvuldige verspreiding kan de data voor je gaan werken in plaats van tegen je.  

De komende jaren zullen steeds meer afdelingen binnen gemeenten datagedreven gaan werken. Misschien binnen jouw gemeente ook al. In het begin zullen er veel sceptici zijn. Met bovenstaande tips kun je dit wantrouwen snel wegnemen. Uiteindelijk zal dit niet alleen betere prestaties opleveren, maar ook collega’s met meer werkplezier. Werken met data is leuk!

Meer over digitalisering
Ontvang gratis Morgens Magazine

Ontvang gratis inspiratie, kennis en updates! Schrijf je in op onze nieuwsbrief & ontvang Morgens Magazine gratis in je mailbox.

Door op verzenden te klikken ga je akkoord met de Privacyverklaring van Morgens