Zo versterk je betrokkenheid bij digitale teamsamenwerking

In mijn eerdere blogs schreef ik over het bouwen aan vertrouwen en conflicten aangaan bij digitaal samenwerken. In deze derde blog bekijk ik het effect van digitaal werken op de betrokkenheid en verantwoording binnen teams.

Nu we door COVID-19 veel meer digitaal (en dus anders) met elkaar samenwerken hebben we op een andere manier contact met elkaar en geeft dit ook een ander gevoel van verbinding. Dit kan een effect hebben op de mate van betrokkenheid binnen teams, bijvoorbeeld bij besluiten of afspraken. Met betrokkenheid bedoel ik dus dat teamleden gecommitteerd zijn aan afspraken, besluiten en doelen van het team.

Conflicten aangaan uitdaging bij digitale overleggen

Digitale overleggen lijken in de vorm vaak op een presentatie. Er is maar één persoon aan het woord en de anderen luisteren. Dit maakt dat teamleden makkelijk(er) achteroverleunen en vooral aan het luisteren zijn. Het gevolg is minder verbinding en minder actief meedoen. In mijn vorige blog schreef ik al dat het aangaan van conflicten hierdoor een uitdaging kan zijn. Om in teams betrokkenheid bij acties en besluiten te krijgen is het belangrijk dat eventuele meningsverschillen op tafel komen en dat conflicten juist aangegaan worden. Als je dit niet doet is de kans groot dat er vaagheid en onduidelijkheid ontstaat. Je wil dus verbinding en actieve teamleden tijdens je overleg, oftewel een hoge mate van betrokkenheid.

Hoe creëer je dan toch betrokkenheid?

Misschien een dooddoener maar voor digitaal werken is het eigenlijk hetzelfde als tijdens ‘echte’ overleggen. Door een goede inhoudelijke discussie te voeren ontstaat betrokkenheid omdat teamleden meedoen en hun eigen mening geven. Het gevolg van een dergelijke discussie is een beter beargumenteerd besluit, waar teamleden zich aan kunnen verbinden en dus betrokkenheid ervaren. Er is echter wel iets wezenlijk anders bij digitaal werken. Na de meeting komen teamleden elkaar namelijk niet meer zo gemakkelijk tegen. Het gesprekje bij de koffieautomaat en het loopje door de gang naar je werkplek of een volgend overleg ontbreekt. Nu zie je vaak dat teamleden eventuele onduidelijkheid tijdens dit soort informele gesprekjes proberen op te helderen. Verschillen van inzicht en beleving komen dan aan het licht. Bij het digitaal werken is het een kwestie van uitloggen/ophangen en weg is iedereen. Je hebt niet meer de minuutjes met elkaar na een overleg en dus moeten afspraken tijdens het overleg volledig helder zijn. Vaagheid en onduidelijkheid is desastreus voor de betrokkenheid in je team en kun je dus beter vermijden.

Hoe zorg je voor absolute helderheid?

Om hoge mate van betrokkenheid te bewerkstelligen is het nodig om zeker te weten dat iedereen begrijpt wat er tijdens het overleg is afgesproken. Oftewel, zitten we echt met elkaar op één lijn. Tijdens digitale overleggen is het dus verstandig om hier extra tijd voor te nemen en bijvoorbeeld de volgende vragen te stellen:

• Wat hebben we zojuist besproken?
• Wat hebben we zojuist besloten?
• Hoe zorgen we dat ook de mensen die er niet zijn ingelicht worden?
• Welke afspraak maken we met elkaar?
• Wie heeft welk actie?
• Wat communiceren we naar wie?
• Wat delen we niet met anderen?
• Etc. etc.

Daarnaast kan digitaal werken je helpen om absolute helderheid te krijgen door samen in een gedeeld document te werken. Je kunt tijdens het overleg voor iedereen inzichtelijk maken wat de afspraken, besluiten en acties zijn. De checkvraag of iedereen aan boord is, het snapt en akkoord is blijft belangrijk. Bevraag mensen actief en laat ze in hun eigen woorden uitleggen. Neem dus de tijd om te zorgen voor absolute helderheid.

De basis voor verantwoording

Door op bovenstaande manier duidelijkheid te creëren en betrokkenheid te vergroten leg je gelijk de basis voor het verantwoorden binnen je team. Met verantwoording bedoel ik zowel het nemen van verantwoordelijkheid, als het verantwoording afleggen aan je teamleden. In een gezond team nemen mensen graag verantwoordelijkheid op zich en zijn zij bereidwillig om hier verantwoording over af te leggen. Teamleden houden elkaar dus verantwoordelijk op een prettige en constructieve manier om samen verder te komen als team. Een goede verantwoording is essentieel om goede prestaties te leveren en je ambities als team waar te maken.

Goede verantwoording aan je collega’s of het bespreekbaar maken van niet constructief gedrag (aanspreken) lukt dus alleen als je hele heldere afspraken met elkaar maakt. Elkaar ter verantwoording roepen (of aanspreken) is belangrijk om scherpte te ontwikkelen binnen je team. Dit is best ingewikkeld. Elkaar aanspreken is nog moeilijker dan een conflict of discussie aangaan. Aanspreken op prestaties of gedrag is namelijk veel persoonlijker dan de discussie aangaan over een mening of probleem. Tijdens digitale overleggen speelt ook mee dat je moeilijker kunt inschatten hoe jouw boodschap aankomt. Ook hier geldt dat het abrupte einde van een digitale meeting ervoor zorgt dat nazorg of nuancering moeilijk is. Je komt elkaar simpelweg niet zo snel meer tegen.

Hoe spreek je elkaar aan in het digitaal werken?

Ik geef je drie adviezen om op gepaste manier aan te spreken en dus verantwoording te organiseren in je team:

1. Neem als leider, voorzitter of voortrekker hier het initiatief in maar wees wat milder dan je gewend bent. De ‘digitale afstand’ maakt dat de boodschap anders en harder aan kan komen. Daarnaast kun je moeilijk inschatten hoe het voor iemand is en zitten de andere teamleden op afstand van achter hun scherm mee te kijken.
2. Weeg af of het aanspreken niet beter een-op-een kan in plaats van in de groep. Waarbij je tijd en aandacht kunt besteden aan iemands reactie. Teamleden moeten jouw boodschap kunnen verwerken. Gebruik de tijd die je hebt om elkaar te ontmoeten in het gesprek. Hierdoor ontstaat er groei.
3. Maak altijd duidelijk dat de intentie van het aanspreken en verantwoording afleggen is om als team beter te worden. De intentie is niet om mensen af te branden en aan hun lot over te laten. Daarmee valt het team alleen maar uit elkaar.

Om met je team ook in het digitale werken succesvol te worden heb je dus een hoge mate van betrokkenheid en een goede verantwoording nodig. Door met elkaar te werken aan de absolute helderheid over doelen, besluiten en afspraken, vergroot je de betrokkenheid binnen je team en leg je de basis voor een constructieve verantwoording. Dit zorgt er samen voor dat je met elkaar het juiste gedrag najaagt om de gewenste resultaten te behalen. Hiermee kun je echt succesvol met elkaar worden.