Teamsamenwerking op afstand, hoe doe je dat?

In een periode van enkele weken tijd is de wereld op slot gegaan. COVID-19 heeft de maatschappij in haar greep en dat zal nog even zo blijven. Een groot deel van de beroepsbevolking werkt nu thuis. Een grote omschakeling voor al die teams die voorheen vanuit dezelfde locatie werkten. Het lijkt misschien een vanzelfsprekende overgang, maar dat is het niet. Hoe je ook in deze tijd de teamsamenwerking succesvol kan maken, vertel ik je graag!

Eerst nog even dit: wat is teamsamenwerking precies?

Teamsamenwerking lijkt op het eerste gezicht niet zo ingewikkeld, maar het bij elkaar zetten van een groep deskundige mensen maakt nog geen team. Teams kenmerken zich door een gemeenschappelijk doel waarbij je van elkaar afhankelijk bent om dit doel te bereiken. Om een groep individuen te ontwikkelen tot een hecht team is voortdurende aandacht nodig.

Volgens Patrick Lencioni, goeroe op het gebied van teamsamenwerking, vormt vertrouwen de basis om als groep individuen tot een goed functionerend team te ontwikkelen. Vertrouwen definieert hij in de context van een team als de zekerheid van teamleden dat de intenties van hun collega’s goed zijn. In wezen moeten teamleden zich op hun gemak voelen als ze zich kwetsbaar tegenover elkaar opstellen. Als dit het geval is, dan kunnen teamleden reageren zonder op hun hoede te hoeven zijn. Dat heeft weer tot gevolg dat ze hun energie en aandacht volledig kunnen richten op de zaak waarmee ze bezig zijn.

Vertrouwen in deze context vraagt continue verbinding tussen teamleden. Het creëren van een omgeving waarin persoonlijke meningen, onzekerheden en twijfels gedeeld kunnen worden is een opgave op zich.

Samenwerken op afstand: het verschil is groot

Er is in deze periode geen mogelijkheid om elkaar in levenden lijve te ontmoeten, dus werken we op afstand. Het lijkt weinig verschil. Iedereen is zo gewend aan mailen, appen en bellen dat we makkelijk aannemen dat de fysieke locatie van teamleden geen verschil maakt in de effectiviteit van teams.

Niks is minder waar. Los van de individuele gevolgen doet het werken vanuit huis in de meeste gevallen de teamsamenwerking geen goed. Op afstand werken verandert de manier van communiceren binnen een team. Voor teamsamenwerking heeft het werken vanuit huis de volgende gevolgen:

1. Non-verbale communicatie valt weg. Communicatie is gelaagd en geeft ruimte voor interpretatie. Een boodschap kan via een scherm enkel nog verbaal overgedragen worden. Door het ontbreken van non-verbale communicatie is de kans groot dat de boodschap verkeerd begrepen wordt, of maar deels overkomt. Dit gebeurt met inhoudelijke boodschappen, maar nog veel meer als het gaat om het overbrengen van gevoelens, of bedoelingen.
2. Weinig mogelijkheid om elkaar aan te spreken op houding en gedrag. In een fysieke bijeenkomst valt het direct op als collega’s actief meedoen of afgeleid zijn. Deze mogelijkheid ontbreekt als iedereen vanuit huis werkt. Daardoor is het moeilijk in te schatten of iedereen betrokken is en is er weinig ruimte om eventueel collega’s aan te spreken op hun houding of gedrag. Dat maakt de onderlinge verbinding in een team kwetsbaar.
3. Focus op de relatie ontbreekt. Als laatste komt daarbij dat de neiging groot is om in een virtuele bijeenkomst te focussen op de inhoud, waardoor de aandacht voor de relatie ontbreekt.

Fysieke afstand schept dus ook een mentale afstand. Het gevolg is dat een teamlid zich minder verbonden voelt aan zijn collega’s en zich dus minder snel kwetsbaar opstelt. Dat is uiteindelijk schadelijk voor de vertrouwensbasis en daarmee de effectiviteit van teamsamenwerking.

Succesvol samenwerken vanuit huis, het kan!

Het is dus wel degelijk een verschil, werken op afstand. Om te zorgen dat de samenwerking succesvol blijft, moet je daar als team aandacht aan besteden. Hoe je dat doet is als volgt:

1. Besteed bewust aandacht aan de zachte kant in online vergaderingen. Schep ruimte in vergaderingen voor persoonlijke verhalen. Begin bijvoorbeeld met een check-in, waarin iedereen kort toelicht hoe het gaat. Deel de uitwerking van thuis werken met elkaar en ga na waar je collega’s behoefte aan hebben.
2. Maak ruimte voor de sociale interactie. Vervang de sociale contacten op kantoor met virtuele varianten. Plan bijvoorbeeld een dagelijks virtueel koffiemoment in, in plaats van bijpraten bij het koffiezetapparaat of in de wandelgangen. Ook een vrijdagmiddagborrel in kleine groepjes schept de mogelijkheid om op de hoogte te blijven van elkaars leven.
3. Leider, pak je rol. Toon voorbeeldgedrag door te delen wat het met jou doet als mens en als leidinggevende om ineens op afstand te moeten werken. Dit geeft ruimte aan je team om hetzelfde te doen. Aandacht voor de harde én voor de zachte kant dus en bouwen aan vertrouwen.

Zorg er dus als team voor dat er ruimte is voor kwetsbaarheid, want dat zorgt voor verbinding en draagt bij aan het vertrouwen in het team. Uiteindelijk is dat de basis voor een effectieve teamsamenwerking. Om dat te behouden, moet daar continu aan gewerkt worden. Dit geldt in elk team, overal, op welke plek er ook samengewerkt wordt.

Dus besteed de tijd die je samen doorbrengt zo goed mogelijk. Niet alleen door je te richten op de inhoud, maar door juist ook aandacht te besteden aan de relatie.