4 digitale team-ontwikkel-tips voor het bouwen aan vertrouwen

Door de coronacrisis werken mensen voornamelijk op afstand en komen ze niet meer gezamenlijk naar het bedrijfspand of kantoor. We werken vanuit huis en gaan van zakelijke bespreking naar zakelijke bespreking. We zijn heerlijk efficiënt omdat we geen reistijd hebben en schuiven zo vanachter ons bureau naar de keukentafel om te eten.

Dit lijkt heel fijn, maar ik zie hierin een risico voor de samenwerking binnen jouw team. Virtueel samenwerken kan negatieve gevolgen hebben voor de basis van teamsamenwerking en dus voor de ontwikkeling van je team. Ik ga je uitleggen waarom en geef je daarbij 4 tips om dit te voorkomen.

Negatieve gevolgen voor teamontwikkeling?

We werken door de crisis niet meer met elkaar in één ruimte en digitale toepassingen om mensen en teams bij elkaar te brengen vieren hoogtij. Organisaties als geheel en teams in het bijzonder werken nu op een andere manier samen. Mijn eigen ervaring is dat dit negatieve gevolgen heeft voor de samenwerking binnen een team en dat het proces van teamontwikkeling als het ware opnieuw begint. Net als bij fysieke samenwerking, begint teamontwikkeling bij het versterken van onderling vertrouwen en psychologische veiligheid. We moeten opnieuw met elkaar uitvinden hoe we prettig en efficiënt samen kunnen werken, nu we in onze eigen omgeving en vanachter een scherm met elkaar overleggen.

Beter samenwerken door digitaal bouwen aan vertrouwen

Als het vertrouwen daalt door het digitaal samenwerken, hoe kun je dit dan tegengaan? Hieronder deel ik 4 tips voor teams en leidinggevenden over het versterken van vertrouwen bij digitaal samenwerken:

1. Organiseer persoonlijke aandacht

Door het digitaal overleggen ontstaat de neiging om vooral over de inhoud van het werk te praten en heel efficiënt met elkaar in gesprek te zijn. Hiermee verlies je aandacht voor de persoon en daarmee dus ook de onderlinge verbinding. Voor je het weet zit je in een vervelende sfeer met elkaar die makkelijk te verhelpen was geweest als je even wat persoonlijke aandacht aan elkaar had gegeven. Vraag dus hoe het met iemand gaat, maar ook hoe het met ‘ons’ als team gaat. Waarbij de tweede vraag meestal niet zo voor de hand ligt. Mijn advies is om dit ook in aparte momenten met elkaar te doen. Het is een nieuwe situatie voor velen van ons en daarmee een collectieve zoektocht waar je mét elkaar aandacht voor dient te hebben. Organiseer als team momenten waarin je in alle rust stil kunt staan bij situatie en de effecten op het team.

2. Heb aandacht voor kwetsbaarheid

Om vertrouwen en verbinding in een team te krijgen is kwetsbaarheid nodig. Virtueel samenwerken versterkt de prikkel om niet kwetsbaar te zijn doordat het contact afstandelijker is, maar ook omdat je er simpelweg makkelijk mee weg komt. Zoek daarom naast persoonlijke aandacht, ook kwetsbaarheid met elkaar op. Digitale middelen geven daar eigenlijk al een hele mooie ingang voor. Teamleden zitten namelijk in hun eigen omgeving en je krijgt daar een inkijkje in tijdens het beeldbellen. Tijdens een overleg komt er misschien ook nog een kind in beeld of een partner of de hond. Kortom, je krijgt zicht op het persoonlijke leven van je collega. Grijp dit aan om er even bij stil te staan en door te vragen. Het persoonlijke contact is juist wat we nodig hebben om verbinding met elkaar te houden. Het ‘blurren’ van je achtergrond of het vervangen van je achtergrond door een foto of achtergrondeffect neemt deze kwetsbaarheid weg en raad ik dan ook af.

3. Voorbeeldgedrag en persoonlijk leiderschap

Offline werkt het, maar online werkt het net zo goed. Volledig digitaal werken is voor veel mensen nieuw, is onwennig en brengt dus kwetsbaarheid met zich mee. Ook voor leidinggevenden. Dit is een kans om voorbeeldgedrag te laten zien en een kans om opnieuw verbinding te maken. Neem als leider het initiatief om deze kwetsbaarheid te tonen en bespreekbaar te maken. Laat jouw persoonlijke verhaal eerst zien en geef daarna expliciet ruimte voor de persoonlijke verhalen, individuele strubbelingen of negatieve gevoelens van anderen. Zo bouw je aan de psychologische veiligheid van je team en ontstaat er een basis van vertrouwen. Dit bevordert de onderlinge verbondenheid en samenwerking en je team zal groeien. Dit werkt overigens alleen als ook de teamleden uit hun comfortzone stappen en hun eigen kwetsbaarheid tonen.

4. Maak verbinding met al je mensen

Doordat we werken op afstand komen we niet meer ‘op de zaak’. Hiermee missen we het ‘toevallige contact’ in de wandelgangen en bij het koffiezetapparaat. Juist daar zit de verarming omdat mensen deze dagelijkse praatjes missen. Ik raad leidinggevenden daarom aan om dit om te draaien en al hun medewerkers frequent te spreken. Gewoon een sociaal praatje om te kijken hoe je mensen erbij zitten. Een bevriende directeur doet dit met al zijn 140 medewerkers. Wat was het effect? Hij leerde mensen beter kennen en kwam nieuwe dingen te weten over zijn medewerkers. Maar nog veel belangrijker; hij maakte verbinding met iedereen in zijn organisatie. Ook met de mensen die hij normaal gesproken nauwelijks tegenkomt tijdens zijn werk. Niet alleen hijzelf, maar ook zijn mensen ervaren ondanks de crisis meer verbinding met het hoger management dan ooit. Hier zit dus enorme winst!

Als team sterker uit de crisis komen

De neiging is om in tijden van crisis en in digitale overleggen vooral heel efficiënt te zijn, maar dit werkt dus averechts als het gaat om de ontwikkeling van je team en de onderlinge samenwerking. Draai het om en gebruik deze tijd om ook digitaal te werken aan het vertrouwen binnen je team, met als doel om als team sterker uit de crisis te komen dan je erin ging.

Om de teamsamenwerking nog meer te versterken is het belangrijk om als team goed om te gaan met meningsverschillen. In mijn volgende blog ga ik verder in op dit thema en schrijf ik over het digitaal aangaan van meningsverschillen. Een essentiële vaardigheid voor succesvolle samenwerking!