Onderzoek wijst uit: hybride werken is de toekomst

Nu de anderhalvemetermaatregel is verdwenen, keren we dit najaar steeds vaker terug naar onze oude werkplek. Maar betekent dit ook dat we teruggaan naar het oude normaal? Wij wilden het graag weten en zochten het uit.

Hybride werken bij Morgens

Na maanden volledig thuiswerken, kregen we bij Morgens de overtuiging dat we ons werk op een andere, betere manier kunnen en moeten gaan inrichten. Want ondanks dat het digitale werken in het begin als een ‘moetje’ voelde, viel het best mee toen we het eenmaal deden. We hebben met elkaar geleerd wat wel en niet goed werkt op afstand en welke voordelen er zijn. Daarom zijn we bij Morgens enige tijd geleden al naar een nieuwe ‘way of working’ gegaan. Dit bevalt ons erg goed!

Opdrachtgevers omarmen thuiswerken

Ook onze opdrachtgevers zagen we de afgelopen periode een ontwikkeling doormaken als het gaat om digitaal werken. Veel organisaties grepen de zomer aan om te reflecteren over de lessen van al dat digitaal werken en om plannen te maken voor als we weer op locatie mogen werken na het verdwijnen van de anderhalvemetermaatregel. Sommige organisaties hebben hun plannen al scherp, anderen zijn nog zoekende. Daarnaast horen we dat veel medewerkers en organisaties niet terug willen naar het oude normaal en dat zij veel voordelen zien in het thuiswerken die ze graag vasthouden.

Dit alles was voor Morgens aanleiding om deze zomer onderzoek te doen naar werken op afstand. Hoe kijken onze opdrachtgevers naar digitaal werken post-corona? Gaat iedereen dit najaar weer massaal terug naar kantoor? Of worden er andere keuzes gemaakt?

Onderzoek met 270 respondenten

Voor ons onderzoek hebben we tijdens de zomer contact opgenomen met onze opdrachtgevers. Uiteindelijk hebben 270 respondenten meegedaan, voornamelijk vanuit de zorg, onderwijs en overheid. De eerste vraag die wij aan hen hebben voorgelegd, is hoe zij verwachten dat de eigen organisatie gaat werken na de zomer. Hierbij schetsten we drie mogelijkheden: terug naar het oude normaal, voornamelijk thuiswerken of deels vanuit huis of op locatie werken. Uit de reacties blijkt dat ruim 81% van de organisaties kiest voor optie 3; de mengvorm ‘hybride werken’. Hierbij lijken de voordelen van thuiswerken gecombineerd te worden met die van werken op locatie.

Verwachting hoe eigen organisatie gaat werken (aangegeven door % van de respondenten).

 

Van de 270 respondenten gaven 230 personen aan dat zij al ervaring hebben met hybride werken. Dit is ruim 85% en zit dus ongeveer op hetzelfde niveau als de respondenten die verwachten ook in de toekomst hybride te (blijven) werken. In het onderwijs ligt dit gemiddelde zelfs nog iets hoger.

Succesvol werken op afstand

Als we kijken naar het type werkzaamheden die op afstand uitgevoerd kunnen worden, zien we dat vooral individuele taken  (aangegeven door 90% van de respondenten), één-op-één overleg (86%) en overleg met mensen buiten de organisatie (79%) zich goed lenen om op afstand uit te voeren. Opvallend is dat deze drie werkzaamheden flink hoger scoren dan teamoverleg (59%). Dit lijkt erop te duiden dat een digitaal één-op-één overleg succesvol online kan plaatsvinden, waarbij voldoende aandacht aan elkaar kan worden geschonken, waar dat in teamgeval mogelijk minder aan de orde is. Je zou dus kunnen stellen dat inhoudelijk overleg, ook in teamverband, prima online kan plaatsvinden, maar dat er minder natuurlijke ruimte is om mensen binnen het overleg persoonlijke aandacht te geven.

“Een uitgebreide check-in met mijn team doe ik liever niet online. Mensen laten net iets minder zien hoe het echt met ze is. Ze kunnen dat sneller verbloemen doordat ze minder goed zichtbaar zijn. En je moet nazorg kunnen bieden. Op afstand kost dat extra inspanning en aandacht. Eén-op-één lukt dit beter.” – Marion van de Merwe, teamleider Beroepsopleidingen Maasstad Ziekenhuis

Voor overleggen met personen buiten de organisatie vormt het gebrek aan persoonlijke aandacht bij online vergaderingen waarschijnlijk een minder groot obstakel. Bij deze overleggen ligt de nadruk vaak meer op de inhoud en minder op het groepsproces. Positieve aspecten van digitaal overleg, zoals het besparen van reistijd, kunnen in een dergelijke situatie ook zwaarder wegen waardoor men een andere afweging maakt.

Type werkzaamheden dat zich leent om op afstand te worden uitgevoerd (aangegeven door % van de respondenten).

Voordelen digitaal werken

Wat betreft de voordelen van werken op afstand zien we een duidelijke winnaar. Met stip op nummer 1 staat minder reistijd (aangegeven door 87% van de respondenten). Ondanks alle uitdagingen die de afgelopen tijd met zich meebracht is minder reistijd, minder reizen in de spits en minder file ons allemaal erg goed bevallen. Hiernaast biedt thuiswerken organisaties ook de kans om duurzame stappen te maken voor de toekomst. Want minder reizen betekent minder CO2-uitstoot. Zo hebben we bij Morgens het doel om in 2025 CO2-neutraal te zijn. Minder naar de klant en naar kantoor reizen vormt daarbij een belangrijke bijdrage.

Verder geven de respondenten aan dat zij thuis geconcentreerder kunnen werken dan op locatie (53%). Als derde voordeel wordt genoemd dat digitale vergaderingen efficiënter zijn (39%). Dit is iets dat we vaker terug horen als positief effect van digitaal werken, ondanks dat digitale vergaderingen soms als intensiever worden ervaren.

Belangrijkste voordelen van werken op afstand (aangegeven door % van de respondenten).

Minder contact en betrokkenheid

Naast de voordelen van werken op afstand hebben we ook naar eventuele obstakels gevraagd. Uit het onderzoek blijkt dat de toegevoegde waarde van werken op locatie voornamelijk zit in het (informele) contact met collega’s (aangegeven door 83% van de respondenten). Veel mensen missen het sociale aspect van het werk, zoals het praatje bij het koffieapparaat en het ‘echte’ contact met collega’s. Een gevolg van het thuiswerken is volgens de respondenten dat de betrokkenheid bij de organisatie (cultuur en werkwijze) dreigt te vervagen (64%). Tot slot blijkt dat men moeite heeft met het vervagen van de werk-privé balans als gevolg van het werken op afstand (45%). Dit is opvallend, aangezien een goede werk-privé balans ook vaak wordt aangehaald als voordeel van thuiswerken.

Belangrijkste obstakels van werken op afstand (aangegeven door % van de respondenten).

 

Kortom, uit deze resultaten blijkt dat we het liefst op locatie werken om samen te komen met ons team en vanwege de binding met de collega’s en de organisatie als geheel. Dit sluit aan bij ander onderzoek waaruit blijkt dat het kantoor steeds meer een ontmoetingsfunctie krijgt: een werkomgeving die mensen en teams samenbrengt en zorgt voor verbinding.

Hybride werken blijft

Samenvattend zien we dat het overgrote deel van onze opdrachtgevers ook in de toekomst gecombineerd thuis en op locatie zal werken. De voordelen van deze manier van werken zijn groot en er is een sterke behoefte onder medewerkers om dit vast te houden. Vooral bij één-op-één overleg ziet men de meerwaarde van digitaal werken. Dit komt met name door minder reistijd, geconcentreerd(er) kunnen werken en de efficiëntie van digitaal vergaderen. Het grootste nadeel is minder (informeel) contact met collega’s en daardoor minder betrokkenheid bij de organisatie.

Het is dan ook logisch dat organisaties in de toekomst beide blijven doen. Natuurlijk zijn er uitdagingen zoals op afstand met elkaar in verbinding zijn en het succesvol organiseren van team-overleggen in een digitale omgeving. Dit vraagt om ontdekken, uitproberen en bijsturen. Wil je hier eens over sparren? Neem dan contact met ons op. We denken graag met je mee.