De Wall en Wall-walk: het verbinden van de strategie aan de uitvoering

Ken je dat? Jouw organisatie heeft een inspirerende missie en visie, het management heeft een ambitieuze meerjarenstrategie opgesteld, maar de werknemers zijn hier totaal niet op aangehaakt. Ze doen toffe projecten en halen mooie resultaten, maar of het nu bijdraagt aan de realisatie van de strategie? Geen idee. Binnen de Lean-transitie hebben we een methode ontwikkeld om de strategie aan de uitvoering te verbinden: de Management Wall. En het mooie aan deze methode? Het kan in iedere organisatie gebruikt worden!

De Wall en de Wall-walk, een introductie

De Management Wall is precies wat het woord zegt: een muur. Een muur met aan de ene kant informatie over de strategie en strategische projecten. Dit is het deel dat tot doel heeft de organisatie beter te maken en zich te laten ontwikkelen. Aan de andere kant hangen de operationele indicatoren en de verstoringen, oftewel het deel dat gaat over het runnen van de dagelijkse uitvoering.

Bij het inrichten van de Wall start je bij de strategie. Vanuit de strategie vul je in wat de strategische projecten zijn en wanneer deze projecten succesvol zijn, door er concrete indicatoren aan te koppelen. Vervolgens worden de operationele indicatoren ingevuld en opgenomen op de Wall. Dit geeft inzicht en grip op het al dan niet halen van de normen. En tot slot benoem je met elkaar de specials/verstoringen. Dit zijn de onderwerpen of projecten die tijdelijk (extra) aandacht vragen, ook van de uitvoering.

Ieder onderwerp dat op de muur hangt heeft een A3 met daarop het gewenste doel, resultaat en de actuele stand van zaken. Zo is het presteren op al deze onderwerpen visueel in één oogopslag te zien.

Voorbeeld van een digitale Wall

“De Wall heeft ons een meer inspirerende wijze van vergaderen opgeleverd; het is dynamischer, interactiever en creëert meer eigenaarschap.”
Monique van Schaik, Regiodirecteur bij Reclassering Nederland

Het bespreken van de Wall doe je met behulp van een Wall-walk. In maximaal een uur loop je met je MT langs de onderdelen van de Wall. De eigenaar van een onderwerp geeft een update van maximaal één minuut waarin hij zijn collega’s meeneemt in de status van het onderwerp, waarom de status zo is en of hij hulp nodig heeft van anderen. Voor veel organisaties is dit een nieuwe werkwijze en het is best een flink leerproces om dit als (management)team goed te doen.

Waar leidt de Wall toe?

Het resultaat van de Wall en Wall-walk is dat de strategie leidend wordt in je organisatie, zonder oog te verliezen voor de dagelijkse aansturing. Door het inzicht in de voortgang en het resultaat van de projecten en uitvoering, krijg je grip. Daarnaast stimuleert de Wall het echte en eerlijke gesprek tussen management en medewerkers over wat wel en wat niet gedaan wordt. Soms vanuit de strategie en soms vanuit de waan van de dag.

“Zonder Wall was de strategie een document dat 2x per jaar in het MT werd besproken, nu is het de basis voor gesprekken op alle niveaus in de afdeling.”
Elyan Zegers, Directeur FB&C bij Hogeschool Inholland

In de trajecten die wij hebben begeleid, onder andere bij een hogeschool en de Reclassering Nederland, zien we ook nog andere resultaten:

• De Wall dwingt je als MT om je strategische doelen SMART te maken. Want hoe monitor je bijvoorbeeld ‘een betere kwaliteit van de rapporten’?
• Het wordt inzichtelijk welke projecten er allemaal lopen. Daardoor kan je een betere keuze maken welke projecten wel en welke niet verder worden opgepakt;
• Rollen en verantwoordelijkheden binnen het MT worden veel duidelijker, doordat ieder onderwerp/project een eigenaar binnen het MT heeft en daarnaast een actiehouder (vaak de projectleider of portefeuillehouder die niet in het MT zit);
• De pitches tijdens de Wall-walk helpen om resultaten en hulpvragen zo concreet mogelijk te maken en steeds te bedenken of het iets is dat het MT aangaat;
• De actieve en open bespreking tijdens de Wall-walk geeft ruimte voor het goede gesprek over de onderwerpen en een open dialoog over de uitdagingen en dilemma’s waar het MT tegenaan loopt.

Succesfactoren voor de Wall en Wall-walk

De Wall kan dus ontzettend veel brengen in je MT, maar het implementeren van de Wall en het inslijten van een goede Wall-walk vraagt wel energie en motivatie. De volgende factoren helpen om de Wall en Wall-walk goed in je MT te implementeren:

• Leiderschap: Walk the talk. Als je dit met je MT gaat doen, is het belangrijk dat je er met elkaar écht voor gaat. En dat betekent dat de Wall altijd doorgaat, ook als de directeur of manager er niet bij kan zijn. Dat iedereen zich goed voorbereidt, en dat je het met elkaar bespreekt als dat niet lukt. En dat je volhoudt, ook als je het even niet meer ziet zitten.
• Structuur en volharding: De Wall is het meest effectief als dit de basis van je MT-vergadering wordt. Ieder MT start je met de Wall-walk en vervolgens bespreek je tijdens de ‘verdieping’ de onderwerpen die meer aandacht vragen. Daarnaast leert de praktijk dat je wel zes tot tien Wall-walks nodig hebt om de inhoud van de Wall echt goed neer te zetten en met behulp van korte pitches het goede gesprek te voeren. Even volhouden dus!
• Vertrouwen en openheid: De Wall vraagt veel vertrouwen in elkaar als MT-leden. Je bent zelf namelijk niet van alle onderwerpen de eigenaar. Je moet je collega’s vertrouwen dat zij eigenaarschap nemen op hun onderwerpen en dat zij het tijdig aangeven als het niet goed gaat of als zij hulp nodig hebben. En daarnaast vraagt het openheid van alle MT-leden dat zij aangeven als ze ergens spanning bij voelen. Zeg je het als je het niet eens bent met de status die de eigenaar aan het onderwerp geeft? En geef je het aan als de update niet voldoet aan je informatiebehoefte?
• Doorvertaling in de hele organisatie: De Wall is het meest effectief als er een doorvertaling is van het management naar de teams. Het organisatiemanagement maakt de visie en strategische doelen concreet en geeft middels de Wall aan welke strategische doelen belangrijk zijn voor de organisatie. De onderdelen en teams kunnen dit naar henzelf vertalen. Zo betrek je alle teams en medewerkers bij de realisatie van de strategische doelen.

Interesse?

Zelf aan de slag met de Wall en Wall-walk? Neem gerust contact op met Evelien Boeije voor meer informatie via boeije@morgens.nl of 071-3313640.

Meer over lean