Groei in datavolwassenheid in deze 3 stappen

Misschien werk je als organisatie al heel veel met data of misschien doe je er juist nog heel weinig mee. Weet jij of je het potentieel van deze gegevens wel optimaal benut? In deze blog gaan we in op de stappen die iedere organisatie kan zetten om meer met data te doen: het bepalen van jouw datavolwassenheid, de ambities die passen bij jouw organisatie en de aanpak om stappen te zetten.

Stap 1: Bepaal de datavolwassenheid van jouw organisatie

Zoek online op ‘Data Maturity Model’ en je vindt veel plaatjes die aangeven welke fases van datavolwassenheid er tussen organisaties zijn. Verreweg de meest gebruikte modellen zijn die van Gartner over Data & Analytics (het gebruik van data) en Information Management (het beheer van data). Gartner maakt in stappen onderscheid tussen organisaties die niets tot weinig met data doen (‘Unaware’ of ‘Basic’) en organisaties die het gebruik van data volledig in hun werkwijze geïntegreerd hebben (‘Transformational’ of ‘Effective’). Samen met eigen observaties hebben wij de inzichten uit beide modellen samengevoegd tot een overzicht waar onderwerpen als strategie, rapportages, analyses, datakwaliteit, IT en innovatie in terugkomen.

De 6 fases van data-volwassenheid binnen organisaties

Data-volwassenheidsmodel op basis van Gartner’s EIM (2008) en Data and Analytics (2017) Maturity Model, aangevuld met eigen ervaringen.

Stap 2: Bepaal welke ambities passen bij jouw organisatie

Moet je altijd streven naar intensiever gebruik van data? Nee dat hoeft zeker niet altijd! De mate waarin je als organisatie wilt investeren in IT, datamanagement en business intelligence is sterk afhankelijk van de rol die data kan spelen in het verbeteren van je dienstverlening én bedrijfsvoering.

Grip krijgen en innoveren met data

Twee primaire toepassingen van data om de interne bedrijfsvoering te verbeteren, die voor iedere organisatie gelden zijn:

1. Grip krijgen op de doelstellingen en de werkzaamheden binnen de organisatie. Van managementdashboards tot to do-lijstjes; op ieder niveau kan data duiding geven om werkzaamheden of gesprekken aan de vergadertafel de juiste kant op te richten. Investeringen in IT, datamanagement en business intelligence vergroten de effectiviteit hiervan.
2. Data kan ook helpen om innovatie te stimuleren. Goede data en tooling zijn nodig om analyses op trends, correlaties en uitschieters te maken die voeding bieden voor nieuwe innovatieve ideeën of oplossingen. Wanneer je als onderwijsinstelling bijvoorbeeld de correlatie tussen cijfers, vakken en studiepunten van langstudeerders analyseert kun je vervolgens heel gericht met nieuwe oplossingen komen. Denk hierbij aan de volgorde van vakken veranderen of gerichte studiehulp aanbieden aan studenten waarvan je verwacht dat ze achter gaan lopen.

Data inzetten voor de klant

In het verbeteren van de bedrijfsvoering staat waarde voor de klant altijd centraal. In dienstverlening kun je data zien als serviceverbeteraar in het tevredenstellen van de klant. Zo kun je data gebruiken om de interactie rondom jouw product of dienst met de klant goed en snel te laten verlopen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het inzetten van chatbots, automatische facturatie, of heel klein: het automatisch vullen van straat en woonplaats in een formulier. Geen zaken die het product zelf verbeteren, maar vaak wel hygiënefactoren die klanten tegenwoordig van je verwachten.

Kortom: kijk dus altijd welke rol data kan spelen in het vergroten van de klanttevredenheid, het houden van grip op de organisatie en het stimuleren van innovatie. Geeft dit aanleiding om meer met data te willen doen? Lees dan hieronder enkele tips om een stap naar een hoger volwassenheidsniveau te zetten.

Stap 3: Ga aan de slag!

Om verbeteringen op het gebied van datamanagement en -gebruik te laten slagen moeten deze benaderd worden als projecten met een eigen budget, draagvlak van bovenaf en ondersteuning vanuit IT en management. Het kan niet gezien worden als een initiatief van een bepaald team of van een bepaalde afdeling, maar als een integrale aanpak om eenduidig met data om te gaan. Daar ligt dan ook meteen de uitdaging, want zeker in grote organisaties met vele afdelingen en managers kan de omvang vertragend werken. Het advies is daarom ook: start klein, boek succes en bouw vertrouwen.

Start klein

Wat is een klein project vraag jij je wellicht af? Klein zou je kunnen definiëren als een project dat in minder dan drie maanden te realiseren is. Begin dus niet bij grote investeringen in IT, maar kijk wat mogelijk is in de huidige situatie. Zo kun je, afhankelijk van jouw datavolwassenheid en behoeftes, een project starten om een managementdashboard te bouwen, de kwaliteit van klachtenregistratie te verbeteren of de maandelijkse facturatie te automatiseren. Wat jouw project ook mag zijn, houd er rekening mee dat de meeste tijd niet gaat zitten in het bouwen of analyseren, maar in het verzamelen en ordenen van data en het komen tot gedeelde definities en afspraken rondom de resultaten/uitkomsten.

Boek succes en bouw vertrouwen

We weten het allemaal, maar doen het vaak nog te weinig. Voor projecten rondom data is het delen van successen niet alleen leuk, maar ook belangrijk voor het vertrouwen in data. Zeker in organisaties met lagere datavolwassenheid gebeurt het regelmatig dat aan de cijfers getwijfeld wordt in plaats van dat er besluiten genomen worden op basis van de inzichten. Met het delen van successen laat je zien wat er mogelijk is en kun je collega’s stil laten staan bij de voordelen van werken met data. Tolerantie wordt groter en opmerkingen als “Dit cijfer klopt niet, dus hier kunnen we niets mee” veranderen in “Laten we nog een dubbelcheck doen op dit cijfer, maar mocht dit kloppen dan…”

Dus doe vandaag nog de Data Maturity Scan en ga aan de slag met data!