Actueel / Onderwijs
De veranderopgave naar een betere onderwijslogistiek met RPA
Op 29 november organiseerde Morgens samen met Tacstone Technology een webinar over de toepassing van Robotic Process Automation (RPA) in de onderwijslogistiek. Tijdens het webinar vertelde Lianka Bruijnen van Morgens over het innovatieve project ‘Master Admissions’, waar datagedreven werken de sleutel is. Samen met Emilie van Tol van de Universiteit van Amsterdam liet zij zien hoe zij een software robot hebben ingezet om het toelatingsproces te optimaliseren en te versnellen.
De Universiteit van Amsterdam (UvA) is samen met Morgens aan de slag gegaan met het verbeteren van de gehele toelating tot de Master. RPA is één van de projecten rondom procesverbetering binnen dit programma.
Webinar gemist?
Kon je niet bij het webinar aanwezig zijn maar ben je wel benieuwd naar de inhoud? Download dan de presentatie.
Veertien dagen doorlooptijd
In het Master Admissions programma werken we aan het verbeteren van de doorlooptijd van aanmeldingen tot toelatingen. Dit zorgt voor een betere ervaring bij studenten en medewerkers. En vertaalt zich in een ambitieus doel van veertien dagen doorlooptijd. Om dit doel te bereiken zijn meerdere veranderingen doorgevoerd. Een daarvan was het toepassen van de Lean methodiek om de processen efficiënter en effectiever te maken.
De Lean methodiek centraal
De Lean methodiek zorgt ervoor dat je samen met de experts in het proces specifieke procesknelpunten onderzoekt, grondoorzaken selecteert en vervolgens oplossingen kiest, uitwerkt en borgt. Een essentieel onderdeel van deze methode is de rol van data-analyses. Data-analyses bieden waardevolle inzichten in doorlooptijden en knelpunten binnen het aanmeldproces. Bijvoorbeeld bij het beoordelen van dossiers en specifiek het controleren van Engelse taaltoetsen. Uit onze procesanalyses bleek dat hier tijd bespaard kon worden met Robotic Process Automation (RPA). Door RPA in te zetten, nemen we repetitieve taken weg bij de medewerkers, waardoor het proces niet alleen sneller, maar ook efficiënter wordt. Dit levert tijdwinst op, en verbetert de algemene ervaring voor studenten en medewerkers.
Aan de slag met RPA
Het eerste proces dat we automatiseerden is het verifiëren van de Engelse taaltoetsen zoals TOEFL, IELTS en Cambridge. We zijn gestart met een pilot bij één faculteit, om vervolgens op te schalen. De nieuwe digitale medewerker (RPA) controleert deze vervolgens in de databanken van TOEFL, IELTS en Cambridge op geldigheid, juistheid en of de scores voldoen aan de eisen.
Tijdens de pilot hebben we in de drukste periode ongeveer dertien uur bespaard voor de toelatingsmedewerkers. Met de potentie om nog meer tijd te besparen als we deze aanpak opschalen naar andere faculteiten gedurende het jaar.
Benieuwd hoe dat er in de praktijk uitziet? Kijk dan hier: Praktijkvoorbeeld RPA: Controleren taaltoets Master Admissions (tacstone.nl)
Meer weten over RPA?
Wil je zelf ook aan de slag met RPA, of ben je benieuwd hoe je vanuit data komt tot concrete procesverbeteringen? We denken graag met je mee! Neem contact op met Lianka Bruijnen.