5 tips om een organische verandering te laten slagen

Steeds meer organisaties kiezen voor een organische verandering in plaats van het bekende ‘klassieke’ veranderen. Een aanpak waarbij de denk- en doe-fase door elkaar lopen en gestreefd wordt naar gemeenschappelijke doelen en ambities in plaats van rationele indicatoren.

Voor de ‘klassieke’ veranderaanpak kennen we de formats en modellen wel. Maar wat is er precies nodig om een organische verandering te laten slagen? Ik vroeg het aan mijn collega Marije Overbeek, die zo’n verandering begeleidt bij een zorginstelling. Zij kwam met vijf goede tips:

1. Gebruik een goed plan van aanpak als leidraad

Het klinkt misschien tegenstrijdig bij ‘organisch’, maar een goed plan van aanpak is heel belangrijk. Oók bij een organische verandering. Ondanks dat je gaandeweg ruimte wilt geven om de verandering te laten ontstaan, moet er wel een richting en doel zijn. Mensen hebben het nodig om te weten waartoe ze onderweg zijn en hoe zij zich tot dat einddoel kunnen verhouden. Neem dus bij de start de tijd voor een goed plan van aanpak met een helder einddoel en duidelijke tussenstappen en reflecteer regelmatig of bijsturing nodig is. Zo is het plan een leidraad door de hele verandering heen.

2. Laat medewerkers de meerwaarde van organische verandering zien en ervaren

De kern van een organische verandering is dat het een continu proces is van het aanpassen van de organisatie. Daarbij is een hoge mate van betrokkenheid van de medewerkers essentieel. Als zij niet het idee of gevoel hebben dat de verandering de organisatie of henzelf iets brengt, zullen zij niet in beweging komen. En organisch veranderen is totaal afhankelijk van beweging! Creëer dus als organisatie een gemeenschappelijk beeld van de richting en ambities die de organisatie heeft bij de verandering en van de meerwaarde die het de organisatie, haar klanten en haar medewerkers oplevert.

3. Sluit de verandering aan bij de beweging waar de organisatie in zit

In het verlengde van de tweede tip is het belangrijk dat de organische verandering past in de bredere beweging van de organisatie. Als het niet past, zal je namelijk zien dat de verandering die ontstaat niet bijdraagt aan de richting en ambitie die je met de organische verandering beoogt. Check dus of de context in de organisatie helpend is bij de beoogde verandering. En hoe die context en de beoogde verandering bij elkaar gebracht kunnen worden als die niet helpend is, zodat er een congruent beeld en ambitie ontstaat in de organisatie die ruimte biedt aan verandering.

4. Zorg voor goede en frequente reflectie en afstemming

Er is helaas geen blauwdruk voor veranderen, en al zeker niet voor organisch veranderen. Maar hoe weet je dan wat de volgende stap is en of je als organisatie nog koers houdt? Daarvoor is reflectie en afstemming essentieel. Reflectie doe je met name op het plan van aanpak met het einddoel en de tussenstappen. Zo toets je of je nog de juiste dingen aan het doen bent om te bewegen naar het einddoel. Zorg ook voor regelmatige afstemming om continu voeling te houden met wat er gebeurt in de organisatie, wat er voor de verdere verandering nodig is en wanneer dat nodig is. Dit is dus niet alleen afstemmen en reflecteren met je directie of bestuur. Het gaat juist om voeling hebben met de werkvloer en de klant. Wat gebeurt er in de organisatie? En hoe kan die beweging bijdragen aan onze gemeenschappelijke doel en ambitie?

5. Blijf niet hangen in ontwerpen en uitproberen

Het grootste gevaar bij organisch veranderen is dat je blijft hangen in het ontwerpen en uitproberen. Die stappen zijn absoluut nodig en waardevol. Zonder testen, leren en aanpassen verval je echter snel in een top-down (klassieke) veranderaanpak. Dus ga vooral ontwerpen, testen en leren! Het gevaar is alleen wel dat er geen harde deadline in het plan van aanpak staat waarop het ontwerpen en uitproberen klaar moet zijn en dat het veilig voelt om in de ‘testfase’ te blijven. Maar ook een organische verandering moet een keer landen in de organisatie. Daarvoor is implementeren en uitvoeren essentieel. Wees dus bij de reflectie en afstemming scherp wanneer de tijd rijp is om over te gaan naar ‘productie’. Als je dat goed aanvoelt, gaan er hele toffe dingen gebeuren in de organisatie. Hoe gaaf is dat?!