Actueel / Zorg

Morgen gaan we live! Maar heeft er eigenlijk wel iemand van security meegekeken?

04-08-2022 4 minutenLaura Steenbrink

Vast herkenbaar: je denkt dat je iedereen hebt laten meekijken met een plan, loopt je project toch nog vertraging op omdat een fundamentele afdeling, bijvoorbeeld security, nog niet heeft meegekeken. Mij gebeurde het onlangs bij een project waar ik last minute bij betrokken raakte. Achteraf gezien had ik graag vanaf het begin een goede stakeholderanalyse met de projectleden gemaakt om dit te kunnen voorkomen.

In deze blog geef ik je drie tips hoe je de juiste mensen op het juiste moment kunt betrekken als je aan de slag gaat met een digitale transformatie. En op welke manier je vooruitgangskracht kunt geven aan het proces. Een tipje van de sluier zal je niet verbazen: vergeet die stakeholderanalyse niet.

1. Betrek de juiste mensen

Een digitale transformatie raakt eigenlijk altijd meer mensen dan je op het eerste gezicht denkt. Ook al lijkt bijvoorbeeld maar één afdeling met een nieuw systeem te gaan werken, dan kan dit toch gevolgen hebben voor de manier van werken van collega’s van andere afdelingen of buiten de organisatie. Want dat systeem kan zomaar eens worden gebruikt voor het uitwisselen van informatie, waardoor er ook iets verandert (los van de techniek) voor de mensen aan de andere kant van die uitwisseling.

Stakeholderanalyse verkleint kans op vertraging

Een stakeholderanalyse die je geregeld opnieuw bekijkt en aanvult is een handig hulpmiddel om vanaf de start de kans zo klein mogelijk te maken dat je onderweg terug moet naar de tekentafel of onnodig vertraging oploopt. Je kunt dit zo uitgebreid doen als nodig, maar het begint in ieder geval met een brede inventarisatie wie er allemaal door de verandering geraakt worden. Denk vanuit groepen stakeholders, maar ook vanuit lagen in de organisatie: bestuurders, maar ook tactisch, operationeel en ondersteunend personeel. Hiervoor hoef je niet dagenlang in een overlegkamer door te brengen.

Neem als uitgangspunt het toekomstige (zorg)proces of de patiëntreis. Vul op basis daarvan samen met een aantal betrokkenen die de organisatie en het proces goed kennen een stakeholdermatrix in. Hierbij vallen stakeholders in vier categorieën. Bij elke categorie hoort een bepaalde strategie of manier om ze betrekken. Een paar voorbeelden:

  • Beïnvloeders kunnen bijvoorbeeld financiers zijn: de bijbehorende strategie is om ze tevreden te houden, maar je hoeft ze vaak geen actieve rol in de verandering te geven;
  • Toeschouwers zijn de betrokkenen met de minst actieve rol en moet je vooral in het achterhoofd houden. Denk aan afdelingen of teams binnen de organisatie waarvoor er weinig tot niets verandert;
  • Geïnteresseerden, zoals leidinggevenden van medewerkers die pas in een later stadium anders moeten gaan werken, informeer je over zaken als de voortgang, belangrijke beslissingen en impact. Bijvoorbeeld door een nieuwsbrief of update in een weekstart;
  • Sleutelfiguren hebben uiteraard de grootste rol. Toekomstige key users moeten hier bijvoorbeeld absoluut een plek in krijgen.

2. Op het juiste moment

Een belangrijke noot bij de stakeholdermatrix is dat het geen statische momentopname is. Sommige stakeholders veranderen van rol of heb je in het begin echt nog niet nodig, maar worden sleutelfiguren in een later stadium. Zo hanteren organisaties vaak een uitrol in fasen: de technische koppeling wordt wel voor iedereen tegelijk gerealiseerd, maar een deel van de afdelingen wordt later pas actief betrokken. Vanaf de start worden er bijpraatsessies georganiseerd zodat ze op de hoogte zijn, maar het is echt nog niet nodig dat ze nu al weten wat er over een half jaar in hun werkwijze verandert.

Wie en wanneer?

De inventarisatie of je de juiste mensen in het vizier hebt en weet wanneer je ze een rol gaat geven is dan ook een exercitie die slim is om geregeld te laten terugkomen, door het een vaste of periodieke plek op de agenda van het projectteamoverleg te geven bijvoorbeeld. En blijf elkaar de vraag stellen: hebben we nu echt iedereen in beeld?

3. Op de juiste manier

Als je weet wie je op welk moment gaat betrekken, volgt de vraag op welke manier je dat gaat doen. Een individu kun je bellen of een afspraak mee maken om een en ander uit te leggen en vragen te beantwoorden, maar bij grotere groepen, teams of afdelingen moet je daar goed over nadenken. Het kan dan ook slim zijn gebruik te maken van plekken of overleggen waar jouw doelgroep toch al komt.

Zo kun je bij de ingang van een gebouw zuilen of banners neerzetten met informatie of een manier van interactie creëren. Denk aan zo’n knop op een openbaar toilet waar je je tevredenheid kunt aangeven. Of misschien wel bij een drukke lift, waardoor je handig gebruikmaakt van eventuele wachttijd. Collega’s kunnen er dan meteen met elkaar een gesprek over beginnen. Of digitaal: zet een poll uit op Intranet waarbij je je beperkt tot één, maximaal twee vragen.

Vragen beantwoorden tijdens ‘data dinsdag’

Een ander praktijkvoorbeeld is ‘data dinsdag’: je spreekt af dat elke dinsdag op een vast moment op een vaste plek een aantal data-analisten klaar zit om vragen te beantwoorden. Collega’s kunnen binnenlopen met vragen en de analisten proberen ter plekke vragen te beantwoorden of een vervolgactie in gang te zetten. Op deze manier wordt data (iets wat voor velen abstract kan zijn) concreter, levendiger en wordt het gebruik ervan gestimuleerd.

Duidelijke en aansluitende communicatie

Samenvattend: het vuurtje moet ergens ontbranden. Medewerkers moeten überhaupt weten dat er iets gaande is of gaat veranderen. Doe dat op een manier die aansluit bij hún urgentie: het moet aansluiten bij hun dagelijks werk en iets van hun pijn wegnemen. Gebruik het jargon van de organisatie en de kracht van herhaling. En uiteraard moeten ze ergens, zo laagdrempelig mogelijk, terecht kunnen met hun vragen. De handvatten die we geven lijken misschien simpele voorbeelden maar ze kunnen echt bijdragen aan een breder gevoel van betrokkenheid, enthousiasme en uiteindelijk succes van de transformatie.

Vijf succesfactoren van digitale transformatie

Heb je zelf goede voorbeelden of hier ervaring mee? Of wil je meer lezen over de vijf succesfactoren van digitale transformatie? Lees dan de whitepaper. 

Vijf succesfactoren voor een digitale transformatie in jouw zorginstelling

Wil je onze nieuwsbrief ontvangen?
Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Verder praten?

Wil je meer weten over het betrekken van de juiste mensen in jouw digitale transformatie of wil je verder praten over digitale transformatie in jouw zorginstelling? Neem dan contact op met Laura Steenbrink.

Meer lezen?

Lees meer over digitale transformatie.

Bekijk alle artikelen
Artikel

Gebruik data om jouw digitale transformatie te versnellen!

17-05-2022 4 minuten
Lees meer
Interview

Leonique Niessen (Nictiz) en Maarten van Rixtel (Sensire) in gesprek over digitale transformatie in de zorg

14-10-2021 < 1 minuut
Lees meer
Interview

Mark Janssen (Radboudumc) en Ron Roozendaal (Ministerie van VWS) in gesprek over digitale transformatie in de zorg

02-11-2021 < 1 minuut
Lees meer
Interview

Elke zorgbestuurder moet nu werk maken van digitale gegevensuitwisseling

19-05-2020 < 1 minuut
Lees meer
Artikel

Rigoureuze digitale stappen hard nodig om zorg overeind te houden

10-09-2021 2 minuten
Lees meer