Waarom een digitale dag- en weekstart juist wél werkt

Het coronavirus dwingt ons om op een andere manier te werken. Zo ook bij Morgens. En ik zelf. Voor onze weekstart komen we niet meer fysiek bij elkaar, maar digitaal. Iets waar ik in eerste instantie niet echt om stond te springen. Echter, ik ervaarde de afgelopen periode hoe effectief en leuk een digitale dag- en weekstart start kan zijn! Ik wil niet meer terug naar de fysieke variant.

In deze blog vertel ik wat de digitale dag- en weekstart naar mijn mening zo succesvol maakt en hoe wij dat bij Morgens toepassen.

Van vastgeroeste gewoonte naar aangename verrassing

Al jaren ondersteunt Morgens klanten bij het opzetten van dag- en weekstarts. Het is een uiterst nuttige Lean-tool om met je team kort stil te staan bij de aankomende dag (vooruitblikken) en te leren van elkaars ervaringen van de dagen ervoor (terugblikken). Al die jaren verkondig ik, en mijn collega’s bij Morgens, het belang van fysieke bijeenkomen. Klanten vroegen wel eens: ‘kan dat niet digitaal, op een scherm?’. Het antwoord was altijd: ‘nee, wij adviseren fysieke dag- of weekstarts’.

Maar toen kwam corona. Fysieke dag- of weekstarts in ons bedrijf kan niet meer omdat ons kantoor werd gesloten. Dat was natuurlijk even slikken, maar al snel hebben wij als team het roer om gegooid. Hoe cool is het dan om tot de conclusie te komen dat onze digitale weekstart eigenlijk verdraaid goed werkt! Misschien wel beter dan de fysieke variant. En daarmee ook grappig om mijn eigen vastgeroeste werkwijze en weerstand (tegen verandering?) in te zien.

Het succes: je kan niet om de gepresenteerde data heen

Een dag- of weekstart is meer dan alleen een overleg in een digitale omgeving. De kracht van een goede dag- of weekstart zit hem in het visueel maken van gegevens en informatie. Dit adviseren we ook als het gaat om het inrichten van je fysieke dagstart-borden. Het nadeel van met z’n allen rond een dagstart-bord staan, is dat de gepresenteerde data niet voor iedereen even goed leesbaar/zichtbaar zullen zijn.

Dit in tegenstelling tot de digitale variant. Je zit per slot van rekening voor je beeldscherm met je neus bovenop de data. De winst zit hem in meer betrokkenheid van de deelnemers, omdat iedereen alle informatie duidelijk en overzichtelijk beschikbaar heeft. Dit leidt tot veel boeiendere en effectievere discussies! In kleine groepen kan via Microsoft Teams eenvoudig een gesprek tot stand komen, in grotere groepen stellen deelnemers vragen via de chat die vervolgens plenair worden beantwoord.

Digitaal visueel maken dag- of weekstart: hoe?

Mijn collega Lianka Bruijnen schreef al eerder een blog met praktische tips om je digitale dag- en weekstarts in te voeren in jouw organisatie. Bij Morgens gebruiken we vooral Mural om ons weekstartbord in vorm te geven en Microsoft Teams als platform voor de vergadering. Het is ook mogelijk om een Mural-pagina aan je Teams-omgeving toe te voegen.

Digitaal weekstart-bord Morgens-marktgroep (geblurred)

Ik ben groot fan van Mural, omdat je allerlei opties en functionaliteiten hebt om echt leuke borden te maken. Je kan je creativiteit de vrije loop laten bij de inrichting. Zo hebben wij een ‘renbaan’ toegevoegd waar we onze netwerkgesprekken in bijhouden. De check-in gebeurt met onze eigen pasfoto’s. En het is nog nooit zo makkelijk geweest om een actielijst bij te houden. Deelnemers kunnen namelijk tijdens het overleg post-its toevoegen en verplaatsen (van ‘to do’ naar ‘doing’ naar ‘done’).

Conclusie: wij nemen afscheid van fysieke dagstart-borden

Kortom, ik ervaarde de afgelopen periode hoe leuk veranderen kan zijn. De ontdekkingstocht om de gebruikelijke weekstarts toch te laten plaatsvinden, met de uitdaging om dit zo leuk en efficiënt mogelijk te doen.

Afscheid van fysieke dagstart-borden

De toegevoegde waarde van onze digitale variant van de weekstart is een aangename verrassing. Wij bij Morgens nemen definitief afscheid van onze oude vertrouwde weekstart-borden en omarmen de digitale variant. En de confrontatie met mijn eigen weerstand en inzicht in vastgeroeste patronen: toch pijnlijk dat we een crisis als deze nodig hadden om dit boven tafel te krijgen.