Doorbreek de ratrace in de ouderenzorg; stap 1 in de Lean transformatie

In mijn vorige artikel ‘Zo helpt Lean ons uit de ratrace in de ouderenzorg’ beschreef ik het patroon van rennen, uitpuffen en doorgaan in de ouderenzorg. Het verbeteren van de kwaliteit is vaak iets dat naast de dagelijkse werkzaamheden ‘erbij komt’. Dit in plaats van standaard elke dag bezig te zijn hoe dingen, vanuit het perspectief van de cliënt, bewoner of medewerker, slimmer, beter of anders kunnen. Werken vanuit de Lean filosofie kan hier verandering in brengen.

Een transitie naar een Lean organisatie helpt om grip te krijgen op het dagelijkse werk. Lean gaat over het stoppen met brandjes blussen en verbeteren vanuit de grondoorzaak. Lean gaat over groot denken (stip op de horizon) en kleine stappen doen (continu verbeteren). Maar hoe word je een Lean organisatie? En wat is dan de eerste stap in de Lean transformatie?

Lean als hulpmiddel, niet als doel op zich

Lean is een krachtige managementfilosofie om enerzijds maximale klantwaarde te realiseren en anderzijds verspillingen te elimineren. Lean kent een groot arsenaal aan tools en technieken die helpen bij het verbeteren van processen. Dagelijks verbeteren als geïntegreerd onderdeel van je werkzaamheden. Dit helpt om uit die herkenbare ratrace te komen. Daarbij is het allereerst belangrijk om te beseffen dat inzetten van de Lean tools en technieken niet het doel is, maar een hulpmiddel om de langetermijnvisie oftewel de stip op de horizon te realiseren. Organisaties kunnen de Lean principes en tools al snel en laagdrempelig inzetten. Met behulp van bijvoorbeeld de introductie van de dagstart behalen teams al snel de eerste successen. De truc is om dan door te pakken, om Lean daadwerkelijk tot de bedrijfscultuur te maken. En daarmee de Lean transitie als een veranderproces aan te pakken.

Vier stappen van een Lean transitie

Om een Lean organisatie te worden, doorloopt een organisatie vier stappen die samen de Lean transitie vormen. De basis vormt hierin de eerste stap.

De basis

De basis start allereerst met het vaststellen van de lange termijn visie oftewel de stip op de horizon voor de organisatie. Met de stip op de horizon voor ogen bepaalt een leidende coalitie vervolgens de strategie en de roadmap om de Lean transitie verder in de organisatie te brengen. De leidende coalitie bestaat veelal uit het managementteam, eventueel aangevuld met medewerkers die eerder ervaring (elders) opdeden met het werken vanuit het Lean gedachtengoed.

In de basis ligt de nadruk op het leren, experimenteren en enthousiasme creëren. Hierbij is Lean Leiderschap cruciaal: de leidende coalitie geeft de richting aan, stimuleert en motiveert elkaar om elke dag te verbeteren en zo het goede voorbeeld te geven. Daarnaast realiseren de teams de eerste (kleine) prestaties. Medewerkers gaan namelijk voorzichtig aan de slag met de Lean tools die zij aanleren. Deze korte termijn successen vergroten vervolgens ook weer het draagvlak voor de Lean transitie.

Zoals ik al eerder schreef, is het van belang de ingezette verandering in de bedrijfscultuur vast te houden en niet te stoppen na de eerste successen. De Lean leiders, inmiddels meer leidinggevenden dan de leidende coalitie, moeten de focus op het einddoel, de stip op de horizon, behouden en blijven communiceren. Wakker daarbij het urgentiebesef voortdurend aan door het verschil tussen de huidige (inmiddels verbeterde) en gewenste situatie inzichtelijk te maken. Zodoende kan de stap naar fase 2 ‘uitbreiding & focus’ worden gemaakt.

De basis volgens Morgens

Zoals hierboven beschreven, bestaat de basis uit verschillende componenten. Bij Morgens vullen wij deze stap in aan de hand van drie elementen, te weten Lean Leiderschap, Lean in Teams en Lean in projecten.

Lean Leiderschap

Bij het vormgeven van een Lean transitie in een ouderenzorgorganisatie, beginnen we bij Morgens altijd met een Lean Leiderschap tweedaagse voor het MT. Het doel van deze tweedaagse is meerledig:

• Het bepalen van de stip op de horizon voor jullie organisatie
• Het vormen van een leidende coalitie
• Inzicht geven in de mogelijkheden van de Lean tools en principes
• Het schetsen van de rol van het MT als Lean Leider

Wanneer er commitment is op de stip op de horizon, de Lean transitie om deze stip te bereiken en de rol van de Lean Leider stelt Morgens samen met het MT een roadmap op voor de vervolgstappen.

Lean in Teams: train de trainer

In de ‘Lean in Teams train de trainer’ volgen alle medewerkers met leidinggevende functies een train de trainer Lean in Teams. Zo maken de leidinggevenden allereerst zelf kennis met de Lean filosofie gedachtengoed, de principes en tools gekoppeld aan de stip op de horizon. Anderzijds krijgen zij de handvatten om hun eigen team mee te nemen in de Lean transitie. Op deze manier voelen leidinggevenden zich meer verantwoordelijk voor een succesvolle Lean transitie. Bovendien is de organisatie ook op een later moment niet meer afhankelijk van een extern bureau omdat zij de trainers zelf in huis hebben.

Lean in projecten

Om op korte termijn successen te generen, ondersteunen wij vanuit Morgens vaak de eerste Lean projecten binnen een ouderenorganisatie. Het geeft de organisatie inzicht in de mogelijkheden van Lean en helpt bij het creëren van draagvlak.
Communicatie

Aanvullend op Lean Leiderschap, Lean in Teams en Lean in Projecten speelt communicatie een cruciale rol in het succesvol doorlopen van deze eerste stap. Niet alleen omdat het Lean gedachtengoed nog niet wijdverspreid is, maar ook om de langetermijnvisie duidelijk te maken. Denk bij communicatie niet alleen aan nieuwsbrieven of een bericht op het intranet. Samen met medewerkers uit de organisatie organiseert Morgens initiatieven als webinars, inspiratiesessies en broodje Lean (lunch waarbij ervaringen worden uitgewisseld). Deze initiatieven helpen om te leren en enthousiasmeren.

Het is een proces

Een Lean transitie is een veranderproces waarbij een lange adem én een scherpe focus op het einddoel onmisbaar zijn. Maar Lean gaat over groot denken en kleine stappen doen. Wat ga jij morgen (anders) doen? Begin bij de basis.