Zo helpt Lean ons uit de ratrace in de ouderenzorg

Regelmatig spreek ik met mensen die werken in de ouderenzorg. Op mijn vraag hoe het gaat, krijg ik steevast de reactie: “Druk, er liggen veel verschillende dingen op mijn bordje”. Een continu patroon van rennen, uitpuffen en doorgaan tekent zich al jaren af. Terugkijken, zien wat anders, beter of slimmer kan en hier een structurele oplossing voor bedenken, is echter makkelijker gezegd dan gedaan. Maar hoe doorbreken we deze ratrace? En wat hebben het Lean gedachtengoed en tools hiermee te maken?

Lean organisaties

Om te beginnen de belangrijkste vraag: wat is Lean en wanneer spreek je over een Lean organisatie? Lean is een managementfilosofie, een manier van denken, kijken en doen. Daarbij gaat het enerzijds om het toevoegen van waarde voor je klant (bijvoorbeeld een cliënt, bewoner of medewerker) en anderzijds het elimineren van verspillingen. Je spreekt over een Lean organisatie als iedereen, op elk niveau, elke dag bezig is met de vraag hoe zij, vanuit het klantperspectief, het werk slimmer, beter of anders kunnen uitvoeren. Het zijn 0rganisaties waar, om dat te bereiken, veel verantwoordelijkheid aan medewerkers gegeven wordt. Waar continu verbeteren en klantfocus in de cultuur zijn verweven.

Waarom lukt het ons niet om continu te verbeteren?

Continu verbeteren, geen verspillingen als corrigeren van fouten, dubbele controles uitvoeren en alleen datgene doen dat waarde toevoegt voor de klant: klinkt logisch toch? Het is immers wat we allemaal voor ogen hebben als het gaat om het reduceren van administratieve lasten of met de ‘cliënt centraal’ zetten. Maar helaas zie ik maar al te vaak dat het afschaffen van één regel leidt tot drie nieuwe afspraken elders. En dan spreken we nog niet over de reflex na een incident: vastleggen, controleren, check-check-dubbelcheck.

Waarom lukt het ouderenzorgorganisaties ondanks alle goede intenties niet om het patroon van rennen, uitpuffen en weer doorgaan te doorbreken? Waarom hebben programma’s als ‘(ont)regel de zorg’ maar naar mijn idee beperkt en vaak ook maar tijdelijk succes?

Mijn inziens heeft dit te maken met de beperkte focus van dergelijke initiatieven. Het afschaffen van onnodige regels en procedures is tot hoger doel verheven. De tijdelijke aandacht kan zeker voor verbetering zorgen, maar een werkelijk andere manier van kijken naar het eigen werk en naar een andere manier van denken en handelen blijft uit. En daarom vallen we, zodra er weer een nieuw programma start of er een incident plaatsvindt, weer terug in onze oude patronen.

Transformatie in plaats van quick wins

Een ware transformatie is nodig; organisaties en medewerkers aanzetten tot een andere manier van kijken naar hun eigen werk, naar de inrichting van hun eigen processen en naar hoe ze werken en handelen. Dat voor elkaar krijgen leidt tot een cultuur van continu verbeteren. Op korte termijn zien we dat misschien niet altijd direct vertaald in resultaten, maar op lange termijn zijn dit de organisaties waar cliënten, bewoners en medewerkers zich prettig voelen en waar de gedrevenheid van de medewerkers leidend is. Ik ben ervan overtuigd dat op lange termijn deze organisaties hun concurrenten aanzienlijk zullen overtreffen op meerdere vlakken. Een organisatie waarin er een cultuur is van continu verbeteren, is een Lean organisatie.

Drie elementen van een Lean organisatie

Een Lean organisatie word je niet van de een op de andere dag. Het is een proces waar in de visie van Morgens drie elementen een rol spelen: Lean in Teams, Lean in Projecten en Lean Leiderschap.

Lean in Teams

Medewerkers die dagelijks verbeteren en grip hebben op hun werk.

Lean in projecten

Op projectmatige wijze verbeteren van processen. Projecten waarbij eerst goed onderzocht wordt wat de grondoorzaken zijn van procesproblemen voordat deze structureel worden weggenomen.

Lean Leiderschap

Alle managers van hoger tot lager management geven richting. Ze stimuleren en motiveren elkaar om elke dag te verbeteren. Managers begrijpen de essentie van continu verbeteren en dragen dit uit.

Vier fases van een Lean transitie

Om te komen tot een Lean organisatie is een Lean transitie nodig. Een Lean transitie is onder te verdelen in een viertal fases. Deze vier fases gaan niet over één nacht ijs. Om succesvol de ratrace te doorbreken is een lange adem nodig. Te beginnen bij de basis.

In de eerste fase (de basis fase) staat het leren centraal: wat is een Lean organisatie, wat wil de zorgorganisatie met de Lean transformatie bereiken en hoe ziet de weg naar de Lean organisatie eruit? Meer over de invulling van deze eerste stap ‘De basis’, lees je in mijn volgende artikel.

In een Lean organisatie geen ratrace meer

De ratrace waaraan vele zorgmedewerkers elke dag weer aan meedoen, kan doorbroken worden. Een daadwerkelijke Lean transformatie zorgt voor rust, reinheid en regelmaat. Het inzetten van de Lean tools en het dagelijks verbeteren leidt tot grip op het werk.