Aan de slag met data in het onderwijs: toelatingen

Eerder beschreven we al dat onderwijsinstellingen in 3 stappen kunnen beginnen met het gebruik van data. In deze blog laten we je een concreet voorbeeld zien uit de praktijk. Lianka Bruijnen ging hiervoor in gesprek met collega Jos van Peperstraten. Jos maakt gebruik van data en dashboards om processen inzichtelijk te maken en te gebruiken als basis voor het continu verbeteren van werkzaamheden. Als voorbeeld bespraken zij het proces rondom toelatingen, waarmee elke hogeschool of universiteit te maken heeft.

Het toelatingen-dashboard

Om het toelatingsproces inzichtelijker en beter te maken, zette Jos met een Admissions-team het dashboard op (klik hier voor een interactieve versie):

Dashboard Team Admissions

Klik voor interactief dashboard

Waarom ben je dit dashboard gaan maken?

“De afdeling Admissions van een hoger onderwijs-instelling heeft duizenden aanmeldingen per jaar te verwerken. Een proces met enorme piekvorming, sub-processen en veel tijdsdruk. Er wordt een systeem gebruikt om op dossierniveau de verwerking te doen. Alleen had niemand (makkelijk, interactief en visueel) overzicht over het geheel van de dossiers en het hele proces.

Het doel was drieledig:

1. Het team wilde inzicht in de werkvoorraad;
2. Er was behoefte aan real-time managementinformatie,
3. Er moest een ‘seintjes-dashboard’ komen zodat toetsingscommissies snel kunnen zien welke dossiers open staan en hoe lang.”

Welke inzichten heeft dit gegeven?

“Het Admission-team is nu in staat om veel beter hun werkvoorraad te beheren. Hoeveel dossiers staan er open? Welke staan het langst open? Blijven er dossiers liggen? Krijgen we tijdig dossiers terug van toetsingscommissies? En welke dossiers behandelen we als eerste?

Ze kunnen dus snel zien of processen blijven stromen of stagneren, en dus tijdig reageren of escaleren. Naast hard werken, dus vooral slimmer werken.

Eigenlijk zijn dit vragen die ik bij heel veel opdrachten terugzie. Er is vaak behoefte aan visueel procesinzicht in je kernprocessen.”

Hoe maak je dan zoiets?

“Heel pragmatisch. De eerste opzet hebben we binnen drie weken afgerond.

Je hebt natuurlijk wel een Business Intelligence-tool (zoals PowerBI, Tableau of Qlikview) nodig om de data makkelijk toegankelijk, interactief en visueel te maken. Maar dit kan in veel gevallen laagdrempelig. PowerBI zit vaak al in de Microsoft Suite. Daarnaast kun je in veel gevallen al met bestaande data of rapportages een bruikbare databron opzetten, dan heb je dus niet gelijk een datawarehouse of IT nodig.

Vervolgens kun je met een eerste dashboard aan de slag, ervaren wat wel en niet werkt voor het team. Als dat eenmaal staat, kun je de achterkant (databron, ontsluiting en dergelijke) verder aanpakken.”