Actueel / Onderwijs

Onderwijslogistiek – One size does not fit all

29-08-2019 3 minutenMaarten van der Molen

Flexibilisering van het onderwijs en een Leven Lang Ontwikkelen zijn trends binnen onderwijsinstellingen die niet meer te ontkennen zijn. Onderwijsinstellingen staan voor de opdracht om hun bestaande dienstverlening aan studenten en docenten te blijven ondersteunen in een wereld die steeds dynamischer wordt. Goede onderwijslogistiek wordt hierbij steeds belangrijker.

Wat is onderwijslogistiek?

Laten we beginnen met de definitie van onderwijslogistiek. Onderwijslogistiek is het geheel van processen, systemen en informatiestromen die het mogelijk maken dat onderwijs op hogescholen en universiteiten gestroomlijnd verloopt (bron: SIG Onderwijslogistiek). Het is een ketenproces met veel verschillende stakeholders zoals studenten, docenten, ondersteuners en integrale ICT-ondersteuning.

Blogserie onderwijslogistiek

Morgens helpt organisaties in het hoger onderwijs aan Vooruitgangskracht. Dit doen we onder meer door project- en programmamanagement in te richten bij onderwijsinstellingen, waarbij we vaak te maken hebben met onderwijslogistieke uitdagingen. Morgens-consultants Maarten van der Molen en Marjet de Vries hebben beiden verschillende onderwijslogistieke projecten begeleid. Komend studiejaar bloggen zij samen over onderwijslogistiek en hun ervaringen met betrekking tot dit thema. 

Een student heeft zijn hele studieloopbaan te maken met onderwijslogistiek. Vanaf het moment dat hij zich inleest via de website en een open dag bezoekt, tot het moment dat hij alumni-bijeenkomsten bezoekt na afloop van zijn studie. Deze keten heeft invloed op de gewenste onderwijsorganisatie en onderwijsontwikkeling. Het zorgen voor tevreden studenten en docenten, en tegelijk het betaalbaar en ‘organiseerbaar’ houden van de onderwijsplanning, is het spanningsveld van onderwijslogistiek.

Het spanningsveld van onderwijslogistiek

Het spanningsveld van onderwijslogistiek

Van push naar pull

De meeste hogescholen zijn ingericht vanuit de ‘push-gedachte’: een statische vorm van organiseren waarin de klant, in dit geval de student, weinig invloed heeft op het leverproces. Net als bij ontwikkelingen in webshops, zien we dat de klant juist meer behoefte heeft om binnen kaders zelf het proces te bepalen: de ‘pull-filosofie’.

Trends zoals Leven Lang Ontwikkelen, maar ook een intensievere samenwerking met het werkveld, versterken de behoefte om in het onderwijsjaar kortcyclischer te kunnen inspelen op de wensen van de klant. Dat betekent dus dat een volgepland jaarrooster beperkingen met zich meebrengt. Er is geen ruimte meer voor de praktijkopdracht die het werkveld aanbiedt.

Herhaling van zetten

Problemen die ondersteuners tegenkomen hebben enerzijds te maken met het proces, maar anderzijds ook met houding en gedrag. We vertellen niets nieuws als we concluderen dat het overschrijden van deadlines voor aanlevering van het nieuwe curriculum aan de orde van de dag is. Of dat deadlines voor het volgende jaar zo vroeg zijn dat de vakken van het laatste kwartaal nog niet eens zijn gestart, laat staan geëvalueerd. En dat e-mails worden gebruikt als bronbestand voor aanlevering van gegevens is ook niets nieuws onder de zon.

Vaak ontbreekt het ook aan een terugkoppeling die laat zien wat goed is gegaan en wat niet, waarvan men leert. Wat tot gevolg heeft dat volgend studiejaar dezelfde frustraties weer naar boven komen, zowel bij het ondersteunend personeel als bij de docent en de student.

Spagaat

Het ondersteunend personeel, dat verantwoordelijk is voor de organisatie van het onderwijs, wil graag zo vroeg mogelijk weten wat er gepland moet worden. Dan kunnen ze aan de slag met de ingewikkelde puzzel om iedereen tevreden te stellen. Een onmogelijke opdracht, omdat wijzigingen 100% zeker optreden. De natuurlijke reactie is dat er zo vroeg mogelijk om informatie gevraagd wordt, terwijl de docenten dit niet kunnen aanleveren, omdat ze bijvoorbeeld nog geen ervaring hebben opgedaan met de nieuwe les.

Docenten komen in een spagaat terecht. Aan de ene kant hebben ze te maken met onderwijsontwikkeling, die vaak vroegtijdig gereed moet zijn in verband met het interne beleid. Tegelijkertijd krijgen ze meer en meer te maken met het werkveld dat niet een jaar wacht op het uitvoeren van een praktijkopdracht en meer flexibiliteit in het onderwijsjaar wil.  

Wat wil de student?

En de student, wat vindt die er eigenlijk van? Die wil ontzorgd worden. Hij wil weten wanneer zijn colleges zijn, welke vakken hij moet halen om door te mogen en welke tentamens wanneer gepland zijn.

Uitdagend hierin is om als onderwijsinstelling te bepalen welke informatie essentieel is. Moet een student op 1 september zijn complete jaarrooster, inclusief lokalen en docenten, hebben of voldoet een rooster voor alleen het eerste blok ook?

Hierin verschillen studenten. Als onderwijsinstelling heb je met verschillende doelgroepen te maken, zoals de net van de middelbare school afkomende student, de internationale student, maar ook de student die leert naast zijn baan of mantelzorger is. Allemaal verschillende typen professionals met verschillende wensen, verwachtingen en eisen. De ‘one size fits all’ gaat niet meer op.   

Begin met de klantreis

Een goede onderwijslogistiek zorgt uiteindelijk voor hogere student- en docenttevredenheid, verhoging van de kwaliteit van het onderwijs, meer studiesucces, en een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering.

In onze volgende blog vertellen wij meer over hoe een klantreis kan bijdragen aan de eerste stap naar verbetering van de onderwijslogistiek. Meld je aan voor onze nieuwsbrief om op de hoogte te blijven.

Aanmelden voor nieuwsbrief

Interview

Diplomadenken in zekere zin achterhaald, maar toch ook niet helemaal

04-08-2021 7 minuten
Lees meer
Interview

Over 10 jaar bewandelt iedere student een persoonlijk leerpad

14-07-2021 7 minuten
Lees meer
Interview

Agile Transitie samenwerkingsverband UvA, HvA en Universiteit Leiden

29-06-2021 3 minuten
Lees meer
Artikel

Wat zie je in een Lean onderwijsorganisatie: constante focus op kwaliteit en leren

24-06-2021 3 minuten
Lees meer