Meer studiesucces? Meer experimenteren en minder studenten!

We gingen in gesprek met Teun van Beusekom, hoofd Human Resources op de Breda University. Een gesprek over de ontwikkeling van de organisatie, teams en samenwerking. Dit interview maakt deel uit van een serie gesprekken met bestuurders en andere gezichtsbepalende personen in de onderwijssector over ‘het hoger onderwijs van Morgen’. Hierbij kijken we zowel naar ontwikkelingen in de sector voor de komende vijf jaar als naar de situatie van vandaag, om vervolgens te bepalen wat er nodig is om van vandaag naar morgen te bewegen.

Wanneer je de nieuwe campus van Breda University of applied sciences binnenstapt, dan ervaar je het internationale karakter en de energie van deze hogeschool. Op de volledig gerenoveerde binnenplaats is veel levendigheid. Wie weet verandert dit in de toekomst, want krimp in studentaantallen is een strategie in het masterplan 2030 van de hogeschool. Een plan dat ertoe leidt dat de hogeschool in 2030 die internationaal erkende topinstelling is met een sterkte oriëntatie op het bedrijfsleven en de maatschappij.

Tot voor kort heette Breda University nog NHTV. Op de hogeschool werken 750 medewerkers en studeert een tienvoud van dat aantal. Wat is kenmerkend voor Breda University? Ten eerste het specifiek onderwijspalet: Games, Media, Hotel, Facility, Leisure, Logistics, Built Environment en Tourism. Maar Teun benadrukt ook een merkbare drive om maximaal rendement te behalen, zowel voor de student als voor de medewerkers: “We hebben het lef om groot te denken en maken dingen waar.” Zo probeerde en leerde de hogeschool door 6-urige werkdagen, onderwijsprogramma’s ontworpen met het werkveld, ‘learning communities’ en de oriëntatie naar volledig Engels onderwijs. Maar hoe organiseer je een transitie naar kleinschalig, hoogwaardig en internationaal onderwijs?

Optimaal rendement met minder studenten en minder werkdruk

Bij rendement denkt men al snel aan financiering. Studenten die op koers zijn om in de hiervoor bedoelde tijd af te studeren en afstudeerders vormen het variabel deel van de financiering vanuit de overheid. Teun geeft aan dat op de Breda University anders wordt gekeken naar zogenoemd rendement. Deze hogeschool ziet zichzelf over vijf jaar met hun doncenten minder studenten bedienen: “Wij gaan met onze docenten beter onderwijs organiseren voor een kleiner studentaantal. Wij geloven dat we de kwaliteit van het onderwijs en het studiesucces vergroten door gemotiveerde studenten via selectie te laten instromen, de uitval te beperken en de doorstroom te verbeteren.” Hij vervolgt: “Als we kijken naar hoe het hoger onderwijs doorgaans is georganiseerd, zien we dat docenten veel moeten vergaderen en veel bijkomende administratieve handelingen verrichten. Oftewel, ze houden zich een aanzienlijk deel van de tijd bezig met randzaken die niet per definitie bijdragen aan beter onderwijs.” Omdat er minder studenten zijn is er meer gerichte aandacht op kwaliteit en maatwerk: “De focus ligt vanuit een goede intake op de student, op de lange termijn, op een herkenbaar onderwijsprofiel, en op de juiste hulp bij het maken van keuzes. Dit leidt tot minder herkansingen, betere doorstroom en enorme tijdswinst voor de docent. Daardoor hebben docenten meer mogelijkheid tot sturen, professionalisering en meer controle over de werkbelasting en belastbaarheid.”

Uitdaging in de executie van plannen

Hoe de ’Breda University van Morgen’ eruitziet, is geformuleerd in het masterplan 2030. Daarmee is het tijd om de plannen in uitvoering te brengen. Teun geeft aan dat daar een aandachtsgebied ligt voor de organisatie en dat daarbij gebruik wordt gemaakt van de vier disciplines van Covey.

1. Focus op de droom – “We stellen ons de vraag ‘wat doe je wel en wat doe je niet of niet meer?’. We wegen onze keuzes vanuit een belangrijk doel, een gezamenlijke droom.
2. Weten hoe je bijdraagt – “Teams zijn zich bewust van hun bijdrage aan de organisatie. Het is daarbij wel kenmerkend voor onze hogeschool dat we ervoor kiezen om te experimenteren en meten om te leren”
3. Werken met je cijfers – “Het is belangrijk om werk te doen waar je als team ook trots op kunt zijn. Je wilt dus weten wanneer je het goed doet. De teams van de toekomst gaan werken met een motiverend dashboard dat ondersteunt bij het sturen op korte termijnresultaten.”
4. Eigenaarschap en verantwoordelijkheid – “Ten slotte is het belangrijk om een sfeer te creëren waarbij medewerkers de ruimte hebben voor het maken van fouten en daar ook verantwoordelijkheid voor durven nemen.”

Continu verbeteren door te experimenteren

Breda University is anno 2019 volop bezig met het ontwikkelen van het onderwijs. Zij doet dit op ondernemende wijze en maakt ruimte voor pilots om de kwaliteit van onderwijs te verhogen. “In de pilot ‘Werken in teams’ werken we naar een plattere organisatie, met minder management en met een team dat de verantwoordelijkheid draagt voor het onderwijs. We zien mooie resultaten.”

“Bij de Games-opleiding was een managementfunctie vrij. Deze is niet opnieuw ingevuld, maar werd aan de coördinatoren gelaten. Zij stapten naar voren. Het effect? Ze ervaren meer rust en grip en minder ‘last’ van management en controledruk. Een van de oorzaken is dat de voedingsbodem van gesprekken nu bestaat uit de inhoud van het vak.”

Teun zag ook grote impact in de pilot ‘Less is more’, waarbij de werkdagen werden ingekort naar zes uur. “Dat team stelde zich de vraag ’Wat moeten we nou doen zodat het werk in 6 uur past?’ Voor hen betekende dat al snel minder tentamens. En dat betekent minder herkansingen. Minder overleg en naar verhouding meer tijd voor onderwijs.” De winst van deze pilot was dat het rendement en de kwaliteit van onderwijs omhooggingen en de werkdruk naar beneden: “het team was er scherp op dat dezelfde dingen niet op meerdere plekken gebeurde en werkten hierbij uit een planning. Die efficiëntie maakt een verschil.”

Learning communities vragen om andere sturing en ondersteuning

Het onderwijs van morgen gaat volgens Teun over het leren in communities. Een community waarin student, docent en het werkveld -als driehoek- bij elkaar komen om te leren: “Bij onze Games-opleiding is het onderwijs bijvoorbeeld versmolten in een opdracht voor een producent van computerspellen. Zij beoordelen mee en brengen de producten van onze studenten op de markt.” Om het onderwijs in de toekomst onder te brengen in communities, vraagt dit verandering op het vlak van management en ondersteuning: “Het klassieke management volstaat niet langer. Je moet als management en ondersteuning loskomen van de korte termijn en controle, met een bijbehorend HR-beleid dat denkt vanuit registratie.”

Teun schetst een model met twee assen: “Op de ene as acteert het management. We veranderen succesvol als we als management gaan voor de lange termijn. Daarbij zijn de doelen scherp én bestaat ruimte voor het situationeel leiderschap.” Op een tweede as staan de nodersteunende processen: “We werken momenteel hard aan ons serviceprogramma, waarin we van separaat organiserende diensten naar een ondersteunende organisatie met procesbenadering gaan. Het is cruciaal dat die standaardisatie wordt aangevuld met situationeel maatwerk. Weg met de gelijke kappen.”

Met een voorbeeld zet Teun deze visie kracht bij. Het is een voorbeeld van hoe om te gaan met de duurzame inzetbaarheidsuren; uren die in de cao zijn opgenomen als budget voor activiteiten die helpen gezond aan het werk te blijven en te ontwikkelen. “Stel dat een medewerker een verzoek doet voor een werkstage in de Verenigde Staten. Hij heeft een persoonlijke motivatie en linkt deze aan doelstellingen van de academie waar hij werkt. Linksonder op de assen zit het ‘oude management’. De manager en HR komen er daar snel uit ‘dit gaat niet door, want we hanteren voor iedereen dezelfde lijn en dit vraagt meer uren dan er beschikbaar zijn’. Maar wat nu als je ‘rechtsboven gaat zitten’ en dit situationeel benadert, je de medewerker centraal stelt, en de doelen van de organisatie en de bedoeling van de regeling hanteert? Dan kijk je naar het goede verhaal en help je deze medewerker als managers en HR-adviseur om die stage te lopen.”