Actueel / Overheid

Je kunt het als overheidsorganisatie niet alleen

08-12-2020 5 minutenBob Willemsen

Deel 1: krachten bundelen door ketensamenwerking

Het afgelopen decennium heeft de overheid flinke stappen gezet met ketensamenwerking. Denk aan ontwikkelingen als ZSM in de strafrechtketen (zie kader), de vreemdelingenketen en de jeugdketens. Dit is een waardevolle ontwikkeling in het gezamenlijk coördineren van een proces of aanpak. Een ketenaanpak is duidelijk afgebakend, omdat alleen overheidspartijen er samen in optrekken. Deze organisaties zijn voor hun eigen functioneren afhankelijk van de andere ketenpartners.

In deel één van dit artikel gaan Bob Willemsen en Alieke Jansen in op ketensamenwerking, in deel twee komt netwerksamenwerking aan bod.

ZSM staat voor Zorgvuldig, Snel en op Maat 

Een voorbeeld van ketensamenwerking is ZSM. In de ZSM-werkwijze werken Politie, Openbaar Ministerie en ketenpartners als de Reclassering, Slachtofferhulp NL en de Raad voor de Kinderbescherming samen aan het snel en betekenisvol afdoen van strafzaken. Daar horen onder andere een eigen unieke werkwijze en een eigen locatie per strafrechtregio (de ZSM-unit) bij.

Wat is ketensamenwerking?

De aanleiding om ketensamenwerking te starten is vaak een door partijen gezamenlijk gevoeld probleem of gevoelde urgentie om het probleem op te lossen. Soms komt de noodzaak tot samenwerking voort uit de taakstelling van de organisatie of doordat de samenwerkende organisaties een gezamenlijk werkveld of domein delen. Organisaties kunnen dit probleem niet zelf oplossen of kunnen dit niet efficiënt genoeg oplossen. Elke partner levert dan zijn eigen, unieke expertise. 

 

De executieketen

Een ander mooi voorbeeld van ketensamenwerking is de executieketen. In deze keten werken OM, DJI, CJIB, Reclassering en rechtspraak samen aan de tenuitvoerlegging van opgelegde straffen. Door de inwerkingtreding van de Wet USB in 2020 is de opbouw en taakverdeling in deze keten sterk gewijzigd. De wet is door middel van een ketenprogramma onder regie van Ministerie van Justitie & Veiligheid ingevoerd. Dit ketenprogramma organiseerde alle hieronder genoemde aspecten voor succesvolle ketensamenwerking als ambitie, ook voor belangen etc.

Het samenwerken in ketens is niet eenvoudig. Het is lastig om veranderingen in de samenwerking door te voeren en daadwerkelijk doorlooptijden te verkorten, kwaliteit te verhogen en kosten te verlagen. Daarom hebben we onderzoek gedaan naar de factoren die het succes bepalen van het in een keten met elkaar samenwerken. Dit heeft geleid tot een ketensamenwerkingsmodel met daarin de acht succesfactoren voor het succesvol samenwerken in ketens. 

De 8 succesfactoren voor ketensamenwerking

 

ketensamenwerking

Principe 1: Bepaal en communiceer de gedeelde ambitie

Ketensamenwerking staat en valt met de verbindende en richtende kracht van een gedeelde ambitie. Zonder een aansprekende en uitdagende ambitie ontstaat er geen gezamenlijk richtpunt en is de samenwerking wat ons betreft gedoemd te mislukken.

Voorbeeld: de kernambitie binnen het programma ZSM was “80% van alle zaken worden binnen 24 uur afgedaan”. Elke ketenpartner en alle gezamenlijke projecten hadden realisatie van deze ambitie tot doel.

Principe 2: Maak de gezamenlijke ambitie meetbaar

De gezamenlijke ambitie vormt de basis voor tussentijdse evaluatie en bijsturing. Dit kan alleen als de ambitie meetbaar en concreet is gemaakt en inzicht geeft in de benefits van alle deelnemende organisaties.

Voorbeeld: in het programma ZSM werd na de start maandelijks voor elk onderdeel van het OM gerapporteerd in hoeverre zij de doelstelling van “24% binnen 24 uur” realiseerden. Deze rapportages werden intern en in de keten besproken en vormden de basis voor bijsturing.

Principe 3: Zorg voor goede governance op alle niveaus

Ketensamenwerking werkt alleen als de governance goed is georganiseerd op strategisch en tactisch/operationeel niveau. Op strategisch niveau door een ketenstuurgroep, waarin de verschillende organisaties zijn vertegenwoordigd door spelers van gelijkwaardig niveau. De stuurgroep beslist over kaders en geeft beleid en richting aan en legt die vast in een convenant of ketenplan. Op tactisch/operationeel niveau is het belangrijk dat een deskundige en gemandateerde vertegenwoordiging van elke organisatie met elkaar samenwerkt en in staat is om problemen op te lossen.

Voorbeeld: Invoering van de Wetten S&B en Straffen en Beschermen in de executieketen vonden plaats door middel van een ketenprogramma met daarin elke ketenpartner. Dit programma legt verantwoording af aan een bestuurlijk overleg waarin de bestuurders van elke ketenpartners zijn vertegenwoordigd onder voorzitterschap van de minister van rechtsbescherming.

Principe 4: Allen voor één, één voor allen!

In een ideale wereld haalt elke deelnemende organisatie evenveel voordeel uit ketensamenwerking. In de echte wereld is dat niet zo. Bovendien veranderen de voordelen in de tijd zo nu en dan. Ketensamenwerking kan ook voor de ene partij van groter belang zijn dan voor de andere. Het is daarom goed om voor elkaar te zorgen en te bewaken dat elke deelnemende partij voordelen kan realiseren.

Voorbeeld: de invoering van de Wet Straffen en beschermen vindt plaats op basis van start- en eindbeelden. In deze beelden is vastgelegd wat de maatschappelijke opbrengst van de wet is en hoe elke betrokken partner zijn eigen missie of belangen in gerealiseerd ziet.

Principe 5: Een relatie is hard werken!

Zeker bij een langer durende samenwerking moet je blijven investeren in de relatie. Daarvoor is geen recept, maar zeker is dat het om meer gaat dan vergaderen en communiceren. Organiseer gemeenschappelijke borrels, sta stil bij wat er goed of slecht gaat in de onderlinge relaties, houd een kerstontbijt, ga met elkaar uit, etc. Kortom doe wat je met je vrouw, man, vriend of vriendin zou doen!

Voorbeeld: in het programma ZSM organiseerden we regelmatig borrels of inloopsessies waar alle ketenpartners aan mee konden doen. We probeerden deze steeds bij een andere partner te organseren zodat we meteen een kijkje in de keuken kregen.

Principe 6: Vier de successen en laat iedereen stralen

Mutual gains moeten niet alleen behaald worden, maar ook gecommuniceerd. Daarom is het goed de successen, maar ook status en voortgang van de ketensamenwerking op een structurele manier te rapporteren en communiceren. Richt je daarbij niet alleen op de feitelijke resultaten maar gebruik ook sappige casuïstiek. Dat levert vaak de meest beeldende communicatie op.

Voorbeeld: het ketendigitaliseringsprogramma PDSK (o.a. OM, Politie, rechtspraak) geeft elk kwartaal een nieuwsbrief/magazine uit waarin de deelnemende partners hun successen kunnen delen.

Principe 7: Beschouw de verschillen tussen organisaties als een kracht en niet als een probleem

Organisaties zijn verschillend en willen dat blijven. Erken dat en houd hier rekening mee in de ketensamenwerking. ‘Agree to disagree’ kan hierbij een behulpzame oplossing zijn. Het is belangrijk om deze dialoog ook op de werkvloer te faciliteren.

Voorbeeld: de rechtspraak is een organisatie die zich in veel gevallen niet kan binden aan beleid van ketenpartners omdat dit de onafhankelijkheid van de rechter beperkt. In een aantal ketens treedt de rechtspraak daarom op als ‘partner van de keten’. Op deze manier is ze wel betrokken, maar behoudt ze haar onafhankelijke karakter.

Principe 8: Geef de ketensamenwerking een herkenbaar gezicht

Geeft de samenwerking een gezicht! Een plek waar men samenkomt of samenwerkt, een aansprekende naam, een logo en eigen communicatie-uitingen. Desnoods een mascotte. Een eigen identiteit leidt tot cohesie en trots.

Voorbeeld: de ZSM-werkwijze is in het begin van het programma samengevat in een tekening op A1-formaat. Deze hing op elk OM-onderdeel als zichtbare uiting van het gedachtengoed.

Van keten naar netwerk

De laatste jaren zien we steeds meer maatschappelijke vraagstukken die zich niet aan de grenzen van een keten houden. Maatschappelijke vraagstukken vragen om betrokkenheid van álle relevante partijen. Of het nu overheidspartijen zijn of niet. Vaak worden ook burgers bij de aanpak betrokken. Een voorbeeld is de energietransitie. Dat vraagt een andere aanpak en is de volgende stap in de ketensamenwerking. In ons volgende artikel gaan we in op deze volgende stap, netwerksamenwerking.

Bob Willemsen

Meer weten?

Meer weten over ketensamenwerking? Neem dan contact op met Bob Willemsen via willemsen@morgens.nl.

De Strafrechtketenmonitor: Een coronajaar uitgedrukt in cijfers

01-07-2021 5 minuten
Lees meer
Interview

Als samenwerken in je bloed zit: hoe doen ze dat in de Achterhoek?

29-06-2021 5 minuten
Lees meer
Artikel

Burgerparticipatie: hoe richt je dat goed in?

29-06-2021 3 minuten
Lees meer
Artikel

De zin en onzin van dashboards binnen gemeenteland

25-05-2021 3 minuten
Lees meer