Agile Transitie samenwerkingsverband UvA, HvA en Universiteit Leiden

SaNS is een samenwerkingsverband tussen de Universiteit van Amsterdam, de Hogeschool van Amsterdam en Universiteit Leiden rond het Studenteninformatiesysteem (SIS). SaNS had hulp nodig bij het sneller implementeren van innovaties en updates van het SIS. Morgens is gevraagd om samen met de instellingen en het SaNS Expertise Centrum een nieuwe, Agile werkwijze te ontwikkelen. Het doel: betere onderlinge samenwerking en het sneller en vaker doorvoeren van wijzigingen aan het SIS.

Onze aanpak voor dit project is een drietrapsraket: exploreren, adapteren en implementeren.

1  Exploreren

 We zijn gestart met interviews om de context en problematiek goed te doorgronden. Van elke instelling hebben we de verantwoordelijke managers en 4 tot 5 medewerkers gesproken. Op basis van deze gesprekken hebben we een analyse gemaakt van belangrijkste thema’s. Dit vormde de basis voor het vervolg.

Vervolgens zijn we tijdens twee ‘leiderschapsdagen’ in gesprek gegaan met de managers van de verschillende instellingen. Als we van medewerkers verwachten dat zij goed samenwerken, dan moeten managers dat ook. Zonder leiderschap immers geen verandering!

De resultaten van deze eerste stappen:

• De managers kennen elkaars drijfveren en ambities;
• Een gezamenlijke visie op het SIS;
• Een roadmap voor het vervolg.

Na een kick-off met alle betrokkenen van de instellingen in Amsterdam hebben we een Transitieteam gevormd. Hierin zaten tien afgevaardigden van het SaNS EC, Universiteit Leiden, Universiteit van Amsterdam en Hogeschool van Amsterdam. Zij waren de linking pin tussen de verandering en de eigen organisaties.

Best passende ontwikkelmethode

Allereerst heeft het team doelen voor de transitie opgesteld. Op die manier was voor iedereen helder wat we met de transitie wilden bereiken en hadden we een meetlat waarlangs we de nieuwe werkwijze konden leggen. Daarna hebben we een verkenning gedaan naar de best passende ontwikkelmethode voor het wijzigingsproces. Hierbij keken we naar de Watervalmethode, Agile, Kanban en Extreme Programming. 

Op basis van de verkenning bleek dat Agile het beste bij onze wensen en uitgangspunten past. Binnen het Agile framework zijn meer dan 40 verschillende ontwikkelmethoden te onderscheiden. Het Transitieteam koos uiteindelijk voor de Scrum methodiek, omdat deze het best is uitgewerkt en goed past in de context van SaNS. Daarnaast zijn enkele teams binnen het SaNS EC en de UvA/HvA al bekend met Scrum.

2  Adapteren

In de tweede fase hebben we het oude proces in kaart gebracht en vervolgens een nieuw proces ontworpen op basis van het Scrum Framework. Dit nieuwe proces, inclusief taken, rollen en verantwoordelijkheden hebben we vervolgens uitvoerig besproken en beschreven. In het kader van “practice what you preach” gebruikten we in deze fase een aantal hulpmiddelen uit de Scrum methodiek, zoals een Product Backlog voor de transitie en wekelijkse stand-ups met het Transitieteam om acties te verdelen en de voortgang en hulpvragen te bespreken.

Uitvoeringsfase details

3  Implementeren

Op een gegeven moment kwamen we op een punt dat we het praten over de theorie moe waren. We wilden wel eens aan de slag! We besloten een pilot te starten.

Succesfactoren van het nieuwe proces waren:

• Kortere doorlooptijd;
• Minder rework nodig;
• Verbeterde (meer) communicatie;
• Verbeterde samenwerking;
• Heldere taak- en rolverdeling.

 Op basis van de bevindingen van deze pilot is besloten om de Scrum-methode te implementeren.

Het resultaat

De nieuwe werkwijze heeft allereerst voor voorspelbaarheid gezorgd. De repeterende scrum cyclus van vier weken zorgt ervoor dat men meer dan voorheen weet waar ze aan toe zijn.

Daarnaast worden betrokkenen door de scrum methodiek gedwongen nauwer samen te werken. Doordat aan de voorkant beter wordt afgestemd wat precies moet worden opgeleverd, is hierdoor minder herstelwerk nodig. De tussentijdse feedbackbijeenkomst helpt hierbij. Hierin laat de ontwikkelaar zien wat hij of zij heeft ontwikkeld en heeft de vertegenwoordiger van de business de mogelijkheid om feedback te geven.

Tegelijkertijd is de nieuwe werkwijze ook uitdagend: de nieuwe manier van werken heet met recht ‘sprinten’. We zijn naar 10 uitleveringen per jaar gegaan, elke vier weken één (met uitzondering van een aantal weken).

Lees meer

In onze klantcase vind je meer over de vraag, onz