Agile en hogescholen: meerwaarde of niet?

Agile en hogescholen: niet direct een voor de hand liggende combinatie wellicht. Wat heeft een gedachtegoed dat zijn oorsprong kent in de IT-wereld immers te maken met een hogeschool? Toch kan Agile wel degelijk van meerwaarde zijn voor hogescholen. In deze blog deel ik mijn ervaringen.

Wendbare organisatie

Agile-methodieken helpen je als organisatie om te handelen en verbeteren volgens een aantal wendbaarheidsprincipes, zoals die beschreven staan in het Agile Manifest. Zoals de term impliceert, zorgt Agile werken voor een vorm van wendbaarheid binnen organisaties. De methodieken die dit gedachtegoed nastreven, worden steeds verder geadopteerd in het bedrijfsleven.

Agile in het onderwijs

Dat geldt ook voor het onderwijs, ook al zou je dat wellicht niet direct verwachten. Studenten hechten immers waarde aan voorspelbaarheid en continuïteit. Studenten volgen doorgaans een vierjarig onderwijsprogramma; het programma moet voor al die jaren een aaneensluitend geheel vormen. De waarde van een diploma moet bovendien redelijkerwijs stabiel blijven gedurende de komende jaren. Wendbaarheid lijkt dan ook niet bovenaan de eisenlijst van een hogeschool te staan.

Agile in de organisatie

Er is echter nog een andere manier om elementen van het Agile gedachtegoed in het voordeel van een hogeschool te laten werken: in de organisatie van het onderwijs.

Een casus uit de praktijk

Ergens in Nederland worstelt een academiedirecteur met zijn organisatie. In onze gesprekken stelt hij drie kernvragen:

1. Hoe zorg ik ervoor dat mijn managementlaag zo compact mogelijk wordt en blijft?
2. Hoe zorg ik ervoor dat mijn studenten zo goed mogelijk begeleid worden, gedurende hun gehele studieloopbaan op de hogeschool?
3. Hoe zorg ik ervoor dat docenten geen passanten zijn in de studieloopbaan van de studenten?

Bovendien wil hij dat de docenten zelf meer eigenaar worden van hun eigen organisatie. Dat zij zelf meer op de bestuurdersstoel gaan zitten. Dat klinkt als zelfsturing. Maar hoe doe je dat met individuen die vanuit professie en passie bezig zijn met het opleiden van studenten tot de professionals van morgen? Die al volle dagen hebben en niet schromen om in de avonden en weekenden ook tijd vrij te maken voor de studenten?

Tijdens onze gesprekken wordt een flink aantal organisatiemodellen op het whiteboard getekend en gewist. Niets lijkt echt te passen op de ambitie van deze directeur. We laten ook het Agile organiseren van onder andere Spotify en ING de revue passeren. ‘Tribes’, ‘squads’, ‘chapters’, ‘guilds’; termen die tot de verbeelding spreken.

We relateren deze termen aan onontdekte stammen in de uithoeken van de wereld, militairen op missie in oorlogsgebied, motorclubs waar kameraadschap gelijk staat aan familie en ridders aan de ronde tafel van koning Arthur. Niet aan de onderwijsontwikkeling, het roosterproces, de takenplaatjes, de Nationale Studenten Enquête of tweejaarlijkse studenteninstroom.

Ik vertel meer over de definitie, intentie en lading van deze vreemde termen. Het intrigeert hem en we tekenen er driftig op los.

Onderwijsmetamorfose

Er worden twee tribes opgetekend:

• ‘Run the Business’, waarin het gaat om de dagelijkse gang van onderwijszaken;
• ‘Change the Business’, waarin het gaat om onderwijsontwikkeling.

Elke tribe heeft een tribe lead, in de vorm van een onderwijsmanager.

‘Change the Business’

Bij Change the Business werken product owners met multidisciplinaire teams op een kortcyclische manier aan onderwijsontwikkeling. De ‘minimum viable products’ worden ontwikkeld in co-creatie met het werkveld. Dat wat op dat moment minder goed past maar later waardevol kan zijn, wordt op een ‘product backlog’ geplaatst.

De ‘product road map’ geeft meer identiteit aan de toekomst van het onderwijs van deze academie. Squads die hun product(en) hebben opgeleverd, worden ontbonden. Squad members gaan op dat moment in een andere samenstelling en onder een andere product owner aan de slag met de volgende producten.

Het eerste wapenfeit? Het nieuwe curriculum van de academie wordt op deze manier bedacht, ontwikkeld en gereedgemaakt voor het nieuwe studiejaar.

‘Run the Business’

Bij Run the Business krijgt de Agile organisatie een echte onderwijsmetamorfose:

1. Teams van docenten vormen ‘squads‘ rondom groepen studenten, die ze hun gehele studieloopbaan begeleiden. Deze squads bevatten niet meer dan tien tot twaalf docenten.
2. De squads kiezen uit hun eigen gelederen een product owner en dopen deze om tot ‘squad captain‘. De squads zijn verantwoordelijk voor hun eigen organisatie. De squad captain is de verbindingsofficier met de andere squads en de rest van de organisatie.
3. Docenten die tot dezelfde vakgroep behoren, zijn middels een ‘chapter‘ nog steeds met elkaar verbonden en zorgen dat ‘hun vak’ in alle squads met dezelfde kwaliteit wordt gegeven.
4. Er zijn ‘guilds‘ van docenten met een gelijke interesse, specialiteit of nevenactiviteit. Docenten die bijvoorbeeld promoveren, buitenlandreizen maken of topsport-studenten begeleiden, vinden elkaar op die manier makkelijker.

Vraag en antwoord

De twee tribes blijken antwoord te geven op de vragen die leven bij de academiedirecteur:

• Zo geven de squads (item 1) antwoord op de kernvragen die er leven over het begeleiden van studenten en het betrekken van docenten.
• De gedefinieerde verantwoordelijkheden van de squads en de aanstelling van de squad captain (item 2) geven invulling aan het eigenaarschap van de docenten.
• Door de komst van chapters (item 3) wordt de kwaliteit geborgd van het onderwijs in de squads.
• Met de vorming van guilds van docenten (item 4) zorgen we ondertussen voor binding tussen docenten die niet in dezelfde squad of chapter zitten. Het managementteam is compact en is niet groter dan drie leden: de directeur en de twee onderwijsmanagers (de tribe leads).

Wendbaarheid meerwaarde van Agile

Even terug naar de mogelijke meerwaarde van Agile: wendbaarheid. Wat maakt deze academie wendbaar? Een tweetal voorbeelden:

1. Er is een scheiding gemaakt tussen ‘Run’ en ‘Change’. Noviteiten uit Change kunnen eenvoudiger worden getest in een van de squads, zonder dat de gehele academie daar last van heeft. Wat werkt, kan worden opgeschaald naar de andere squads. Wat niet werkt, wordt uit het programma van de squad gehaald.
2. In- en uitstroom van studenten kan gemakkelijker worden opgevangen. Squads worden in dat geval uitgebreid, afgeslankt, samengevoegd of afgesplitst.

Het Agile onderwijsmodel wordt op dit moment in de praktijk getest. Andere academies en diensten van de hogeschool kijken mee naar de successen, de mislukkingen en de geleerde lessen. Ook van buiten de hogeschool komen inmiddels delegaties kijken, om te zien of dit model ook op hun organisaties past.

Agile daagt uit om te blijven ontwikkelen

De charme van Agile en het Agile Manifest is dat het gedachtegoed prikkelt en uitdaagt om te blijven ontwikkelen. Elementen en kernmerken uit Agile zijn niet langer enkel voorbehouden aan IT, maar vinden hun weg in het bedrijfsleven overheidswezen én onderwijs.

Is het dan wel zuivere koffie? Vraag dat aan een goede barista en zie hem de mooiste koffiecreaties maken, gerealiseerd met een aantal basisingrediënten.