11 lessen voor effectieve samenwerking: inzichten uit de strafrechtketen

Samenwerking in de keten is van nature complex. Organisaties werken samen in een dynamisch veld met uiteenlopende doelen, werkwijzen en culturen. Op basis van onze ervaringen in de strafrechtketen delen wij in dit artikel waardevolle ingrediënten en lessen die bijdragen aan een sterkere samenwerking.

Samenwerken in netwerken en ketens is uitdagend voor organisaties. Het is lastig om veranderingen in de samenwerking door te voeren en daadwerkelijk doorlooptijden te verkorten, kwaliteit te verhogen en kosten te verlagen. Dit vereist een flexibele aanpak, die specifiek is afgestemd op de situatie en de specifieke keten. Het is belangrijk om scherp te blijven, mee te kunnen bewegen met veranderingen en open te staan voor nieuwe manieren van werken. Dit alles met het doel om de bijzondere dynamiek van elke samenwerkingsvorm optimaal te benutten.

Elf lessen voor effectieve samenwerking

In ons streven naar effectieve oplossingen hebben wij drie jaar geleden uitgebreid onderzoek gedaan naar de cruciale factoren voor succesvolle samenwerking binnen ketens: acht bepalende principes (succesfactoren) voor ketensamenwerking.

Deze acht principes zijn vandaag de dag nog steeds van fundamenteel belang voor het realiseren van een effectieve ketensamenwerking. Ze bieden een gestructureerd kader voor organisaties die streven naar optimalisatie van hun samenwerkingsprocessen. Met de inzichten, kennis en ervaring van nu in de strafrechtketen en overheid hebben we deze acht principes herzien. Dit resulteert in elf lessen die een krachtige samenwerking binnen de keten bevorderen en een meer omvattende gids bieden voor effectieve ketensamenwerking.

1. Gezamenlijke en meetbare ambitie

Ketensamenwerking staat en valt met de verbindende en richtende kracht van een gedeelde ambitie. Zonder een aansprekende en uitdagende ambitie ontstaat er geen gezamenlijk richtpunt en is de samenwerking wat ons betreft gedoemd te mislukken. De gezamenlijke ambitie vormt de basis voor tussentijdse evaluatie en bijsturing. Dit kan alleen als de ambitie meetbaar en concreet is gemaakt en inzicht geeft in de voordelen van alle deelnemende organisaties.

2. Grote inzet voor grote veranderingen

Erken dat ingrijpende veranderingen aanzienlijke inzet vereisen van alle betrokkenen. Zet hoog in en durf groot te dromen om de benodigde urgentie voor verandering te creëren. Voor ingrijpende veranderingen is een substantiële inzet vereist van zowel leidinggevenden als teamleden. Bestuurders dienen te erkennen dat een ambitieus project passende middelen en ondersteuning behoeft. Projecten die te klein worden opgezet of initiatieven die onvoldoende steun krijgen, zijn gedoemd te mislukken.

3. Verschil moet er zijn

Organisaties zijn verschillend en willen dat blijven. Erken dat en houd hier rekening mee in de ketensamenwerking. ‘Agree to disagree’ kan hierbij een behulpzame oplossing zijn. Het is belangrijk om deze dialoog ook op de werkvloer te faciliteren.

4. Governance en overlegstructuren

Zorg voor effectieve governance in ketensamenwerking, zowel op strategisch als tactisch/operationeel niveau. Creëer een structuur waarin organisaties gelijkwaardig vertegenwoordigd zijn om beleid en richting te bepalen, vastgelegd in convenanten of ketenplannen. Op operationeel niveau is deskundige en bevoegde vertegenwoordiging van elke organisatie cruciaal voor samenwerking en probleemoplossing.

5. Creëer een sterk team

Stel een sterk projectteam samen met de benodigde expertise en vaardigheden. Dit garandeert een goede organisatiestructuur en bevordert effectieve samenwerking. Een duidelijke structuur opzetten en een projectteam samenstellen met leden die over de vereiste expertise, vaardigheden en een brede blik beschikken, is cruciaal. Deze teamleden moeten niet alleen hun vak uitstekend verstaan, maar ook in staat zijn om verder te kijken dan hun eigen vakgebied en samen te werken voor het gemeenschappelijke doel.

6. Een relatie is hard werken

Een krachtige, wederzijdse relatie vormt de basis voor elk succesvol project. Daarvoor is geen recept, maar zeker is dat het om meer gaat dan vergaderen en communiceren. Leg de nadruk op het betrekken van mensen, vooral sleutelfiguren, en investeer continu in sterke, wederzijdse relaties. Kies voor persoonlijke communicatie (langsgaan in plaats van bellen of mailen) om misverstanden te voorkomen en de connectie te behouden. Blijf investeren in relaties, zelfs als ze al sterk zijn.

7. Balans tussen resultaat en mens

Vind een evenwicht tussen het stimuleren van actie en het behouden van aandacht voor de menselijke aspecten van de samenwerking. Wees daadkrachtig en tijdig in het ingrijpen waar nodig. Voer regelmatig evaluaties uit om de voortgang te beoordelen en stuur bij waar nodig. Wees bereid om te investeren in de samenwerking, zowel qua tijd als middelen.

8. Allen voor één, één voor allen!

In een ideale wereld haalt elke deelnemende organisatie evenveel voordeel uit de samenwerking. In de echte wereld is dat niet zo. Bovendien veranderen de voordelen in de tijd zo nu en dan. Ketensamenwerking kan ook voor de ene partij van groter belang zijn dan voor de andere. Het is daarom goed om voor elkaar te zorgen en te bewaken dat elke deelnemende partij voordelen kan realiseren.

9. Geef de samenwerking een herkenbaar gezicht

Een plek waar men samenkomt of samenwerkt, een aansprekende naam, een logo en eigen communicatie-uitingen. Een eigen identiteit leidt tot cohesie en trots. Dit versterkt de binding en betrokkenheid onder de deelnemers.

10. Vier successen en communiceer voortgang

Deel en vier successen met alle betrokkenen. Communiceer regelmatig over de voortgang en gebruik casuïstiek om levendige en aansprekende communicatie te bevorderen.

11. Heb geduld en blijf toegewijd

Heb geduld en blijf toegewijd aan het proces, zelfs als resultaten niet direct zichtbaar zijn. Houd het grotere doel voor ogen en blijf gefocust op de lange termijn. Het bouwen aan een sterke samenwerking is een langetermijninvestering. Het vereist voortdurend aandacht, zelfs als er al successen zijn geboekt.