11 lessen voor effectieve samenwerking: inzichten uit de strafrechtketen

Samenwerking in de keten is complex. Organisaties werken samen in een dynamisch veld met uiteenlopende doelen, werkwijzen en culturen. Op basis van onze ervaringen in de strafrechtketen delen wij de waardevolle ingrediënten en lessen die een sterkere samenwerking mogelijk maken.

Het is lastig om veranderingen in de samenwerking door te voeren en daadwerkelijk doorlooptijden te verkorten, kwaliteit te verhogen en kosten te verlagen. Dit vereist een flexibele aanpak, specifiek afgestemd op de situatie en de keten. Blijf scherp, beweeg mee met veranderingen en omarm nieuwe werkmethoden. Alleen zo benut je de dynamiek van elke samenwerkingsvorm optimaal.

Elf lessen voor effectieve samenwerking

Drie jaar geleden deden we uitgebreid onderzoek naar de cruciale factoren voor succesvolle samenwerking binnen ketens. Dit leidde tot acht bepalende principes voor ketensamenwerking, die vandaag de dag nog steeds essentieel zijn. We hebben deze principes herzien en komen nu met elf krachtige lessen voor effectieve ketensamenwerking.

1. Gezamenlijke en meetbare ambitie

Ketensamenwerking staat of valt met de verbindende kracht van een gedeelde ambitie. Zonder een aansprekende en meetbare ambitie is de samenwerking gedoemd te mislukken. Maak de ambitie concreet, zodat alle betrokken organisaties de voordelen kunnen zien en bijsturing mogelijk is.

2. Grote inzet voor grote veranderingen

Ingrijpende veranderingen vereisen substantiële inzet van alle betrokkenen. Durf groot te denken om de benodigde urgentie te creëren. Bestuurders moeten erkennen dat ambitieuze projecten de juiste middelen en ondersteuning nodig hebben. Klein opgezette projecten zonder voldoende steun falen vaak.

3. Verschil moet er zijn

Organisaties zijn verschillend, en dat moet je erkennen en respecteren in de ketensamenwerking. ‘Agree to disagree’ helpt vaak om verschillen te overbruggen. Faciliteer een open dialoog, vooral op de werkvloer.

4. Governance en overlegstructuren

Richt effectieve governance in op strategisch en operationeel niveau. Zorg voor een structuur waarin alle organisaties gelijkwaardig vertegenwoordigd zijn, zodat beleid en richting gezamenlijk kunnen worden bepaald en vastgelegd in convenanten of ketenplannen. Op operationeel niveau is deskundige en bevoegde vertegenwoordiging essentieel voor samenwerking en probleemoplossing.

5. Creëer een sterk team

Stel een projectteam samen met de benodigde expertise en vaardigheden. Dit garandeert een solide organisatiestructuur en bevordert de samenwerking. De teamleden moeten vaktechnisch sterk zijn, en in staat om buiten hun eigen vakgebied te kijken en samen te werken aan het gemeenschappelijke doel.

6. Een relatie is hard werken

Een krachtige, wederzijdse relatie is de basis voor succes. Dit vereist meer dan vergaderen en communiceren. Leg de nadruk op het betrekken van sleutelfiguren en investeer voortdurend in sterke, wederzijdse relaties. Kies voor persoonlijke communicatie (langsgaan in plaats van bellen of mailen) om misverstanden te voorkomen en de band te versterken. Investeer in relaties, zelfs als ze al sterk zijn.

7. Balans tussen resultaat en mens

Stel het resultaat voorop, maar verlies de menselijke kant van samenwerking niet uit het oog. Wees daadkrachtig en pak problemen direct aan. Voer regelmatig evaluaties uit om de voortgang te beoordelen en stuur bij waar nodig. Investeer in de samenwerking, zowel qua tijd als middelen.

8. Allen voor één, één voor allen!

Idealiter haalt elke deelnemende organisatie evenveel voordeel uit de samenwerking. In de praktijk is dat niet altijd het geval. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat elke partij op termijn voordelen behaalt en de samenwerking niet uit balans raakt.

9. Geef de samenwerking een herkenbaar gezicht

Creëer een plek waar iedereen samenkomt of samenwerkt. Een aansprekende naam, logo en eigen communicatie-uitingen versterken de cohesie. Dit leidt tot meer betrokkenheid en trots onder de deelnemers.

10. Vier successen en communiceer voortgang

Deel en vier successen met alle betrokkenen. Communiceer regelmatig over de voortgang en gebruik casuïstiek om levendige en aansprekende communicatie te bevorderen.

11. Heb geduld en blijf toegewijd

Wees geduldig en blijf toegewijd aan het proces, ook als de resultaten niet direct zichtbaar zijn. Houd het grotere doel voor ogen en blijf gefocust op de lange termijn. Het opbouwen van een sterke samenwerking is een investering die tijd kost, maar die zich op de lange termijn terugbetaalt.