Digitalisering in het mbo: Morgens aanpak nieuw studenteninformatiesysteem

Een aantal mbo-scholen vernieuwt de komende periode het studentinformatiesysteem (SIS). Studenten, docenten en ondersteunend personeel krijgen te maken met grote veranderingen. Morgens ziet diverse uitdagingen. In de eerste plaatst juist niet ten aanzien van de techniek, maar voor de processen, de functionele inrichting en het meenemen van de collega’s in de verandering.

Als expert op het gebied van digitale verandering in het onderwijs heeft Morgens onlangs met Cora Woltring een aanpak ontwikkeld voor de voorbereidingen op de implementatie van het nieuwe SIS bij een mbo-school.  Deze focust zich in eerste instantie vooral op het creëren van draagvlak, het in kaart brengen en verbeteren van processen en de functionele inrichting. De aanpak levert in korte tijd de volgende resultaten op: 

• Duidelijk beschreven processen en verantwoordelijkheden rondom het nieuwe SIS, inclusief borging;
• Impactanalyse voor het nieuwe SIS, geactualiseerde werkprocessen zonder verspillingen;
• Een GAP analyse, met bijbehorende acties om verrassingen te voorkomen;
• Een gedragen besluit op de impactanalyse met als opbrengst een kader stellend document voor de fase waarin de applicatie functioneel ingericht wordt;
• Een gedragen functioneel ontwerp, zodat de IT-organisatie over kan gaan tot inrichting van de applicatie op basis van de ontwerpeisen. 
• Ontwerpeisen die opgesteld zijn door de gebruiksorganisatie;
• Draagvlak voor de verandering.

In onderstaand figuur staat onze aanpak om tot deze resultaten te komen schematisch weergegeven. Daaronder licht ik elke stap kort toe. 

Bepalen van de impact per procesgebied

Voor de procesgebieden bepalen we op hoofdlijnen de te verwachten impact van het nieuwe SIS. Hierbij kijken we naar de onderliggende werkprocessen en de procesafhankelijkheden. Dit doen we via interviews, document analyse en korte, krachtige werksessies met energie gevende werkvormen. Vertegenwoordiging uit het onderwijs is hierin een voorwaarde. Daarnaast is het ook belangrijk dat binnen de organisatie de besluitvorming vooraf duidelijk is vastgesteld.

1. In kaart brengen van het huidige proces: we brengen met de belangrijkste betrokkenen het betreffende procesgebied in kaart. Gemiddeld genomen zijn dit er ongeveer tien (begeleiding, aanmelding/inschrijving, aanwezigheidsregistratie & verzuim, etc.).
    
2. Opstellen procesbeschrijving en verbeterpotentieel: de werkprocessen die onder het procesgebied vallen werken we uit in swim lanes (nodig voor de functionele inrichting). Ook brengen we met de stakeholders het verbeterpotentieel in kaart. Quick Wins voeren we waar mogelijk direct door. 

   Zo kwamen we tijdens de ondersteuning van de mbo-school bij één proces het issue tegen dat medewerkers elkaar overspoelden met e-mails. We hebben toen afgesproken dat we niet meer naar elkaar mailen maar meldingen maken in het daarvoor bedoelde systeem. Zo’n kleine interventie levert blije gezichten én rust op. Ook hebben we formulieren geüpdatet of gedigitaliseerd. 

   Op deze manier halen we onnodige stappen (verspillingen) uit het proces. Hierbij maken we gebruik van de Lean methodiek. Door begeleiding te bieden op veranderkundig vlak en helder te communiceren creëren we draagvlak voor de verandering.
    

3. Opstellen fit-gap: de werkprocessen die onder het procesgebied vallen toetsen we op basis van het huidige procesverloop aan het toekomstige SIS. Met deze toets kunnen we vaststellen of er al dan niet een gap is. Als er aanpassingen nodig zijn werken we mogelijke scenario’s uit voor het werken in het nieuwe SIS. Deze leggen we voor ter besluitvorming.
    
4. Opstellen ontwerpeisen: op basis van de beschrijving van de huidige situatie, swim lane, verbeterpotentieel en gapbepaling stellen we met de betrokkenen vast welke ontwerpeisen voorwaardelijk zijn voor de herontwerpen werkprocessen. Hierdoor wordt het werkproces optimaal ondersteund door het nieuwe SIS. We leveren een functioneel ontwerp (FO) op. Door sturing op voortgang en besluitvorming boeken we snel resultaat.
    
5. Opleveren en vaststellen impactanalyse: de analyse dient als basis voor de besluitvorming (wat zijn grote issues waar nog een besluit over genomen moet worden?), het ontwikkelen (hoe richt de organisatie het nieuwe SIS zo in dat het de werkprocessen optimaal ondersteunt?) en de besluitvorming (zorgen voor een besluit op de impactanalyse met als doel een kader stellend document voor de vervolgfase, te weten de implementatie?). De analyse werken we uit in een visueel aantrekkelijk document. 

Resultaat

Door het volgen van deze vijf stappen in combinatie met sprankelende werkvormen, energieke, actiegerichte sessies en de inzet van Lean, projectmanagement en verandermanagement hebben we:

• In kaart gebracht welke processen (inclusief verantwoordelijkheden) er spelen en in hoeverre deze processen geborgd kunnen worden binnen het nieuwe SIS; 
• De impact bepaald van het gaan werken met het nieuwe SIS en daarmee de werkprocessen geactualiseerd en verspilling geëlimineerd;
• De gap bepaald en acties gedefinieerd om deze te dichten zodat er geen onaangename verassingen ontstaan;
• Een gedragen besluit op de impactanalyse met als opbrengst een kader stellend document voor de fase waarin de applicatie functioneel ingericht wordt;
• Een gedragen functioneel ontwerp gemaakt, zodat de IT-organisatie over kan gaan tot inrichting van de applicatie op basis van de ontwerpeisen. Groot voordeel hierbij is dat de gebruikersorganisatie betrokken is geweest bij het opstellen van de ontwerpeisen;
• Draagvlak voor de verandering gecreëerd.
• Een zachte landing mogelijk gemaakt van het nieuwe SIS.

Meer weten?

Neem contact op met Koen Janmaat (janmaat@mogens.nl, telefoon 071 – 3313640) en Cora Woltring (corawoltring@advies.nl).