Deze website maakt gebruik van cookies melding sluiten
Gemeenten

De zin en onzin van dashboards binnen gemeenteland

Datagedreven werken is voor veel gemeenten een vurige wens. Niet alleen door de krappe begroting, maar ook door de aanwezigheid van zoveel data groeit bij veel gemeenten de vraag naar sturingsinformatie. “We hebben een dashboard nodig!” is dan de eerste reflex. Ondanks de potentie van data doen veel dashboards niet altijd wat ze beloven en blijven vaak in de eerste ontwikkelfase steken. De dashboards die uiteindelijk wel de laatste fase halen en met trots gepresenteerd worden, hebben vaak na één of twee actualisatierondes alweer flink aan relevantie ingeboet. Wat is de zin en onzin van het dashboard voor jouw gemeente? En vooral: hoe kan je het gebruik van data zinvoller maken? Ik zal aan de hand van een aantal voorbeelden en tips antwoord geven op deze vragen!

Soms laten dashboards zien wat meetbaar is, maar niet wat je wil weten 

Neem bijvoorbeeld sommige dashboards in het sociaal domein. Die geven inzicht in het aantal cliënten, de kosten, de diagnoses, de doorlooptijden en ga zo maar door. De data wordt met kleuren en staartdiagrammen inzichtelijk gemaakt op het niveau van wijk, dorp of stad: ze laten zien wat meetbaar is. Jammer genoeg laten ze niet altijd zien wat het uiteindelijke doel van het sociaal domein is: mensen laten meedoen en participeren naar vermogen in de maatschappij. Dashboards zijn een middel en geen doel op zich: je wilt ze alleen inrichten als het iets doet voor je burgers en de juiste zaken meet.  

Het is natuurlijk ook moeilijk om de meest wezenlijke en complexe zaken te meten. Hoe meet je bijvoorbeeld de kwaliteit van hulpverlening? Dat is niet gemakkelijk in cijfers en diagrammen uit te drukken. Die onmacht wordt te vaak opgevuld met data die we wel kunnen meten, maar eigenlijk niet de juiste informatie geeft om te zien of we onze doelen echt bereiken. 

Meten is niet altijd weten 

Diverse dashboards monitoren de voortgang van bepaalde projecten, zoals bijvoorbeeld de invoering van de omgevingswet: je krijgt een goede score als de omgevingsplannen er zijn en een rood kruisje als ze er nog niet zijn. Dat zegt verder weinig over de volledigheid van informatie over de fysieke leefomgeving. Zo kun je bijvoorbeeld de kwaliteit van dienstverlening meten door hoe vaak en hoe lang inwoners in de wacht staan als ze de gemeente bellen en of ze het klantcontact waarderen. Dit zijn interessante cijfers, maar ze meten uiteindelijk niet of de inwoner ook echt is geholpen. Deze twee voorbeelden laten zien dat je wel kan meten, maar daarmee nog niet weet of het bijdraagt aan je eigenlijke doelstelling. Het is daarom belangrijk om de data in context te plaatsen en altijd aandacht te houden voor het doel dat je met de data wil bereiken.

Stoppen met dasboards dan maar? Nee, absoluut niet. Een aantal tips om dasboards zinvoller te maken: 

Tip 1: Niet alleen tellen maar ook vertellen: het verhaal achter de cijfers  

Maak het dashboard zinvol door deze alleen te presenteren in combinatie met een goed gesprek en verhalen uit de praktijk. Data plus context geeft informatie, informatie plus duiding geeft betekenis. Die duiding kan aan de hand van verhalen van professionals uit het primaire proces, het liefst gecombineerd met beleidsmedewerkers en data-professionals, mogelijk samen met de inwoners. Stuur op acties, niet op cijfers: neem alleen actiegerichte kpi's op in het dashboard waarbij je afhankelijk van de status overgaat tot corrigerende acties of niet. Daarmee gaat het dashboard echt leven. Wat betekenen de cijfers en wat kun je ermee doen? Dit kan het begin zijn van meer sturing en betere besluiten. 

Tip 2: Geef genoeg aandacht aan het proces om echt samen tot een dashboard te komen 

Laat professionals zelf bedenken hoe ze de kwaliteit van hun werkzaamheden kunnen meten. 

Onderzoek goed wat de echte behoeften van gebruikers zijn. Hou workshops om de échte informatiebehoefte te achterhalen, zodat je weet aan welke inzichten behoefte is. Dan sluit het dashboard beter aan bij wat er echt nodig is en creëer je betrokkenheid bij de gebruikers over hoe je kunt sturen. 

Tip 3: Ontwikkel regelmaat en organiseer de duiding 

Koppel het dashboard aan bestaande (overleg)structuren om het een vaste plek te geven binnen de organisatie. Door het bijvoorbeeld als standaard agendapunt in een maandelijks overleg te zetten voorkom je dat het steeds minder gebruikt wordt. Bepaal voor ieder element uit je dashboard een norm of doelstelling zodat je het in een oogopslag visueel kunt maken. Het zijn indicatoren, richtingwijzers, die in samenhang besproken kunnen worden en ook de mogelijkheid geven om bij te sturen. 

Tip 4: Meet tevredenheid en zie de trends 

Meet waar mogelijk ook inwonertevredenheid, maar denk eraan dat je perceptie meet. Uiteindelijk wil je weten welke opbrengsten je hebt bereikt en wat het effect is van je beleid. Gaat het beter? Is er een merkbaar effect in de samenleving gekomen? Door over een langere periode te meten kan je trends en ontwikkelingen inzichtelijk maken. Dit maakt de cirkel rond: sturen en bijsturen op basis van zinvolle informatie. Dat zorgt voor draagvlak in zowel de samenleving als de politiek.

De komende jaren zullen steeds meer afdelingen binnen gemeenten datagedreven gaan werken. Misschien binnen jouw gemeente ook al.  Met bovenstaande tips voorkom je de belangrijkste valkuilen bij het inzetten van dashboards. Uiteindelijk zal dit niet alleen meer inzicht opleveren, maar ook meer impact. Werken met data is leuk én zinvol! 

Meer weten?

Wil je meer weten over het gebruik van data bij gemeenten, of heb je zelf al goede ervaringen die je graag met ons deelt? Neem contact op met Thijs Jagersma via jagersma@morgens.nl.

Ontvang gratis Morgens Magazine

Ontvang gratis inspiratie, kennis en updates! Schrijf je in op onze nieuwsbrief & ontvang Morgens Magazine gratis in je mailbox.

Door op verzenden te klikken ga je akkoord met de Privacyverklaring van Morgens