Wat zie je in een Lean onderwijsorganisatie: prestatie- en verbeterborden

Mijn vorige blogs gingen over wat je terugziet in een Lean onderwijsorganisatie zoals de dag- en weekstart. Een ander kenmerk van Lean organisaties zijn (digitale) prestatie- en verbeterborden. Daar gaat deze blog over.

Visueel, right in the face en laagdrempelig. Dat zijn de kernwoorden bij prestatie- en verbeterborden. Als je in een Lean onderwijsorganisatie rondloopt, dan zie je visueel management op allerlei plekken toegepast. Het is een belangrijke graadmeter voor de mate van Lean in een organisatie. Wat ons betreft is (visueel) operationeel management het hart van de Lean verandering.

Je ziet ze in alle soorten, kleuren en maten: prestatie- en verbeterborden. Er is eigenlijk geen goed of fout. Het kan een fancy tv scherm zijn met het aantal studenten die wachten in de rij, een plattegrond met lichtjes waar op de campus storingen zijn, een whiteboard met de voortgang van afstudeerders of een printje met de voortgang van alle projecten die het team onderhanden heeft. 

Digitale prestatie- en verbeterborden werken!

Ik was altijd sceptisch als opdrachtgevers begonnen over digitale borden. De kracht van fysieke borden is immers dat ze er altijd hangen, dat je er niet omheen kunt, dat het echt tastbaar is. Digitale borden kun uit- en aanzetten, makkelijker uit de weg gaan en vergen iets meer van onze digitale vaardigheden.  

Het afgelopen jaar waren we echter gedwongen digitaal te werken. Met digitale borden. En dat bevalt goed: mooie borden in Mural (zie afbeelding), dashboarden in PowerBI waarop je kunt doorklikken en inzichtelijk vanaf iedere plek en op ieder tijdstip. Ik ben om!

Waarom passen onderwijsinstellingen visueel operationeel management toe? 

Dit gebeurt ten behoeve van:

• het monitoren van prestaties;
• het zorgen dat verbeterde resultaten worden geborgd;
• het betrekken van medewerkers bij het sturen op resultaten;
• het opsporen van fouten, knelpunten en uitdagende situaties en daarvan leren;
• het continu zoeken naar mogelijkheden om de prestaties verder te verbeteren.

Vier gouden regels

1. De borden zijn het meest effectief als het team trots is op de borden. Zelf bedenken en samenstellen helpt daar enorm bij.
2. Het is essentieel dat zaken op het bord staan die de medewerkers daadwerkelijk zelf kunnen beïnvloeden.
3. Verbeterborden zijn overzichtelijk: schematisch en bijvoorbeeld met kleuren, zodat je voorgang en acties snel kan zien.
4. Formuleer SMART: geen losse flodders of algemeenheden, zoek de grondoorzaak en maak het zo concreet mogelijk.

Prestatie- en verbeterborden worden gebruikt bij dag- en weekstarts en Kaizens. Het advies is om klein en laagdrempelig te beginnen: gewoon met een printje en die aan de muur plakken. Later kan het team dit verder ontwikkelen en uitbouwen.

Veel gebruikte borden

• Prestatiebord: om aan te geven hoe het team scoort op bepaalde doelstellingen. Deze doelstellingen worden Team Performance Indicators (TPI’s) genoemd. Indicatoren waaraan het team kan zien of ze goed presteren. Deze indicatoren zijn beïnvloedbaar door het team, zijn kwantitatief, kennen een norm en zijn idealiter door het team zelf vastgesteld.
• Verbeterbord: om verbeteringen die zijn ingezet te monitoren of om verbeterideeën, die zijn genoemd tijdens dag- of weekstarts, te verzamelen. Op het verbeterbord staan de zogenaamde specials: langer lopende verbeteracties. Het is vaak een apart bord dat naast het prestatiebord hangt. Op deze manier wordt onderscheid gemaakt tussen specials en het dagelijkse werk.
• Planbord: om aan te geven welke activiteiten op het moment in het proces aanwezig zijn. Een team krijgt zo inzicht in het werk wat moet gebeuren (werkvoorraad). Zo wordt gemakkelijk en in één oogopslag inzichtelijk welke activiteiten extra aandacht nodig hebben om nog steeds aan de vraag van de klant (een student, collega of het werkveld) te voldoen. Het team bespreekt tijdens de dag- of weekstart alleen de aandacht vragende activiteiten. Het team weet waar de prioriteit ligt en kan actiegerichte afspraken maken.

De Wall en Wall-walk: het verbinden van de strategie aan de uitvoering

Wij noemen een muur met prestatie en verbeterborden ook wel een Wall. Het is een muur met aan de ene kant informatie over de strategie en strategische projecten. Dit is het deel dat tot doel heeft de organisatie beter te maken en zich te laten ontwikkelen. Aan de andere kant hangen de operationele indicatoren en de verstoringen, oftewel het deel dat gaat over het runnen van de dagelijkse uitvoering.
In de blog ‘De wall en de wall-walk: het verbinden van de strategie aan de uitvoering‘ lees je hoe een wall en wall-walk werkt.
 

“Zonder Wall was de strategie een document dat 2x per jaar in het MT werd besproken, nu is het de basis voor gesprekken op alle niveaus in de afdeling.” 
ELYAN ZEGERS
Directeur FB&C bij Hogeschool Inholland

Lees meer over de Inholland cases

“Morgens nam ons bij de hand in het richten van onze ambities en activiteiten. Ook hielpen zij met een nieuwe werk- en overlegwijze. Als FMT hebben we nu een goede Wall Walk, met een scherp gesprek over de voortgang in onze prioriteiten en we beleggen eigenaarschap waar het hoort.”
MARIO VAN BOVEN
Manager Faculteitsbureau Management en Organisatie (FMT) van De Haagse Hogeschool

Meer informatie over deze cases

Welke verbetermogelijkheden bieden prestatie en- verbeterborden voor jouw organisatie?

Als je van gedachten wil wisselen over de toepassing van Lean bij jouw onderwijsinstelling, neem dan contact op met Koen Janmaat via janmaat@morgens.nl, telefoon 071 – 3313640.