Wat zie je in een Lean onderwijsorganisatie: werken vanuit een gedragen visie

Mijn vorige blogs gingen over wat je terugziet in een Lean onderwijsorganisatie zoals de dag- en weekstart. Een ander kenmerk van Lean organisaties is een gedragen visie van waaruit iedereen zijn of haar werk doet. 

Zo’n gedragen en inspirerende visie wordt vaak ‘True North’ genoemd: waar staan wij als organisatie voor en waar zijn wij op weg naartoe?

In Lean organisaties is de True North bekend bij alle medewerkers. Het is iedereen duidelijk wat de organisatie wil bereiken. Dat merk je als je met medewerkers spreekt in deze organisaties. Ze weten wat hun bijdrage is aan het hoger liggende doel van de organisatie. En dat zie je als je er rondloopt. De stip op de horizon is voor iedereen op allerlei plekken zichtbaar gemaakt, bijvoorbeeld door het ophangen van posters met de organisatiedoelstellingen.

De True North van Lean organisatie Virginia Mason

In Lean organisatie bij uitstek Virginia Mason Medical Center is de True North overal zichtbaar voor zowel medewerkers als de klant. Transparantie over de doelstelling van het ziekenhuis is van groot belang, zowel intern als extern. Naast het zichtbaar maken van de True North is het belangrijk dat deze gaat leven bij de medewerkers. Deze bewustwording begint al tijdens introductiebijeenkomsten als medewerkers in dienst komen. Daarnaast bespreken leidinggevenden de stip op de horizon met grote regelmaat in overleggen. Daarbij gaat het om vragen als: doen we de juiste dingen? Zijn we op weg naar ons doel? Wat is onze bijdrage aan dat hoger liggende doel? Tenslotte speelt de True North een belangrijke rol bij dag- en weekstarts: daarbij gaat het vooral over de rol van de individuele medewerker bij het realiseren van de True North: ‘wat draag jij bij?’. Virginia Mason hanteert haar True North al jaren, waardoor medewerkers zich echt bewust zijn van de doelen en van hun bijdrage aan die doelen. Aansturingprocessen in Lean organisaties zijn erop gericht het Ware Noorden, de True North, te bereiken.

Hoe De Haagse Hogeschool werk heeft gemaakt van een gedragen visie

“We organiseerden een Lean Leiderschap-meerdaagse voor managementteams, zowel op faculteits- en opleidingsniveau als binnen de diensten en hun afdelingen. Deze bijeenkomsten resulteren in een gedeelde taal, ambitie en visie. We leggen dit vast in een zogenoemde ‘True North’.
We selecteren en prioriteren de agenda om op te sturen in de context van de True North. Het MT-overleg wordt opnieuw vormgegeven. Tijdens deze zogenoemde ‘Wall Walk’ wordt frequent met elkaar gesproken over het proces en de voortgang in de realisatie van de True North.”

De True North tot uitvoering brengen: Hoskin Kanri

Om op operationeel niveau te kunnen sturen op de True North, gebruiken Lean organisaties Hoshin Kanri. Vrij vertaald betekent dat ‘kompas sturing’. Hoshin Kanri helpt om focus aan te brengen. Het is een statische planning, met hoofddoelen en afgeleide doelen.

De True North en de Hoshin Kanri zijn vanuit verschillende gezichtspunten van belang:

• Het geeft studenten en werkveld inzicht in waar de organisatie voor staat en wat de organisatie belangrijk vindt;
• Het geeft medewerkers inzicht in waar de organisatie voor staat;
• Het geeft medewerkers inzicht in wat zijn of haar bijdrage is aan dat hoger liggende doel.

Werken vanuit een gedragen visie: Leiderschap is key

Het is al vaak gezegd en geschreven: leiderschap is cruciaal bij een organisatieverandering. Bij het tot uitvoering brengen van een gedragen visie (True North) is dat niet anders. Zonder leiderschap geen verandering. Het gaat hierbij zowel om hiërarchisch als persoonlijk leiderschap.  De kern van Lean leiderschap is dat leiders top-down kaderstellend zijn, en de invulling bottom-up laten komen. Dit houdt in dat ze de richting aangeven, de juiste omstandigheden en randvoorwaarden creëren om daar te komen, terwijl ze de manier waarop dat gebeurt bij de mensen zelf laten.

Een mooi voorbeeld hiervan is de directeur die in elk gesprek en elke discussie refereert aan de ‘True North’ en steeds de vraag blijft stellen: wat kunnen we hiervan leren en hoe kunnen we dit beter, anders of slimmer doen?

Door voorbeeldgedrag te tonen, duidelijke doelen te formuleren en een gemeenschappelijke taal te ontwikkelen, verandert een mooie visie van een beweging naar het nieuwe normaal.