Wat zie je in een Lean onderwijsorganisatie: medewerkers die elke dag aan verbeteren werken

Mijn vorige blogs gingen over wat je terugziet in een Lean onderwijsorganisatie zoals de dag- en weekstart en (digitale) prestatie- en verbeterborden. Een ander kenmerk van Lean organisaties zijn medewerkers die elke dag aan verbeteren werken. Daar gaat deze blog over.

Medewerkers die bezig zijn met verbeteren. Niet altijd makkelijk te zien, maar in een Lean organisatie onmiskenbaar. Dat gebeurt op verschillende manieren.

Direct invoeren van kleine verbeteringen voor kleine knelpunten

Kleine verbeteringen worden direct ingevoerd op het moment dat een fout en een probleem wordt gesignaleerd. Voorbeeld: in een gestandaardiseerd aanmeldproces signaleert een medewerker een afwijking. Samen met een collega wordt allereerst direct de fout hersteld, zodat het proces door kan. Direct daarna vindt overleg plaats met een aantal betrokkenen om te kijken hoe het probleem op structurele wijze kan worden opgelost, zodat het niet nog een keer gebeurt. Je ziet in dit soort processen dus regelmatig mensen overleggen over verbeteringen.

Complexere problemen in aparte verbetersessies aanpakken

Ingewikkelde knelpunten worden grootschaliger aangepakt. De Kaizen methodiek is een handig hulpmiddel dat helpt bij het bieden van structuur en het stellen van de juiste vragen zoals: Wie is onze klant? Wat wil hij of zij? Hoe presteren wij met ons proces? Kennen we de oorzaak voordat we het te snel oplossen? Op deze manier gaan medewerkers aan de slag met knelpunten die uiteindelijk de prestaties richting een student of collega verbeteren.

Een mooi voorbeeld is de transitie naar een continu verbeterorganisatie van de Haagse Hogeschool en het op gestructureerde wijze verbeteren van het het Admissions proces door de Universiteit van Amsterdam.

Het is hierbij wel essentieel dat er in Lean onderwijsorganisaties volop in verbetering geïnvesteerd wordt en er niet ingewikkeld wordt gedaan om medewerkers uit hun reguliere werkzaamheden te halen om aan verbetering te werken.

Het besef van Lean onderwijsorganisaties is dat iedereen twee basistaken heeft:

1. Dagelijks werk: het uitvoeren van de taken die bij hun functie horen.
2. Verbeteren van de kwaliteit van de processen, producten en diensten.

Binnen Lean onderwijsorganisaties besteden medewerkers  een significant deel van hun tijd aan het bedenken van verbeteringen. Daarbij variëren de vorm en de geleverde inspanning. Van direct op de werkvloer voor kleine verbeteringen tot aparte sessies, vaak onder begeleiding van een Lean-coach. Elke medewerker heeft de mogelijkheid deze verbeteringen te initiëren. In een Lean organisatie heeft en voelt elke medewerker de verantwoordelijkheid om knelpunten te signaleren en verbeterinitiatieven op te pakken. Als het mogelijk is om het verbeteridee direct toe te passen dan is het gelijk afgerond. Is het knelpunt complexer, dan is nader onderzoek nodig en vraagt het bedenken van een oplossing meer tijd en andere instrumenten.

Meer weten over Lean in het onderwijs?

Als je van gedachten wil wisselen over de toepassing van Lean bij jouw onderwijsinstelling, neem dan contact op met Koen Janmaat via janmaat@morgens.nl, telefoon 071 – 3313640.