Organiseer een succesvolle hybride werksessie met deze tips

Hybride werken, iedereen is er vol van. We schreven er al eerder over. Hybride werken houdt in: een deel van de tijd op kantoor en een deel van de werktijd thuis. Dat betekent minder zinloos in de file staan, wat weer beter is voor het milieu én een betere work-life balance. We hopen natuurlijk van harte dat dit in de praktijk ook gaat lukken en dat we het volhouden, zodat we daarmee het beste uit twee werelden samenbrengen. 

Dat het niet eenvoudig is, mag duidelijk zijn. Tijdens de eerste lockdown waren files even verleden tijd, maar toen de lockdown eenmaal voorbij was werd het weer aardig druk op de weg. Het spitsverkeer nam weer drastisch toe en het oude, vertrouwde gedrag leek weer terug van weggeweest. Iedereen leek dinsdag en donderdag weer naar kantoor te gaan waardoor we allemaal alsnog in de file stonden en er ruimtegebrek was in de kantoren. De afgelopen weken zagen we dat mensen voornamelijk voor vergaderingen naar kantoor gingen, maar dat hoeft niet. We kunnen ook hybride (samen)werken. Maar hoe ziet het eruit als verschillende groepen hybride samenkomen? Wat heb je nodig en hoe doe je dat handig?

5 tips voor een geslaagde hybride werksessie

Alle antwoorden zijn er nu nog niet. Een mogelijke oplossing is om voor groepen of teams hybride sessies te organiseren, waarbij een deel van de groep fysiek bij elkaar aanwezig is en het andere deel aansluit vanuit huis. Binnen Morgens experimenteren wij daar met onze klanten mee, en dat gaat steeds beter. Zo organiseerden wij laatst in een ziekenhuis een hybride werksessie met 30 mensen in de zaal en 35 mensen thuis.
We kijken terug op een geslaagde sessie en we delen graag onze belangrijkste ‘take-aways’ met je:

1. Zorg voor uitstekende apparatuur in de zaal

Goede apparatuur in de zaal is ongelooflijk belangrijk om ervoor te zorgen dat de mensen thuis zich betrokken voelen bij de bijeenkomst en alles goed meekrijgen. Zorg ervoor dat de mensen thuis de sprekers, de gesprekeider en de deelnemers in de zaal kunnen horen én zien (en andersom).

2. Voorbereiden, voorbereiden, voorbereiden!

De bijeenkomst valt of staat met een goede gedetailleerde voorbereiding met de organisatie: een eindverantwoordelijke, de gespreksleider, de technische host (iemand die online aan de knoppen zit en op afstand aanwezig is) en iemand die in de zaal aan de knoppen draait. Omdat er zowel online als fysiek diverse ‘technische handelingen’ nodig zijn, heb je een extra setje handen nodig. Zorg ervoor dat de verschillende rollen goed op elkaar afgestemd zijn en iedereen weet wat van hem/haar wordt verwacht. Doe eventueel een ‘generale repetitie’ voordat de deelnemers er zijn en maak een uitgebreid draaiboek.

3. Bedenk dat je met twee groepen te maken hebt

Veelvuldig schakelen tussen de zaal en de deelnemers thuis, zodat iedereen betrokken en enthousiast blijft. Hier ligt een belangrijke rol voor de gespreksleider die ervoor moet zorgen dat er aandacht is voor alle deelnemers en dat de mensen thuis verbinding voelen met de mensen in de zaal (en andersom). Belangrijk is hierbij om sessies niet te statisch te maken: anders haken de mensen thuis snel af. Maak hybride werksessies dus interactief! Bevorder de interactie met creatieve werkvormen en uitnodigende vragen.

4. Uitstekende software is een must voor hybride werksessie

Software (bijv. Zoom) waarmee je flexibel kunt werken is een must voor een hybride werksessie. Door het gebruik van dergelijke software heb je de vele mogelijkheden om snel groepen in te delen en verbinding tussen deelnemers te creëren. Dit hebben wij ook tijdens onze hybride werksessie ingezet. Naast een plenair deel zijn de deelnemers zowel fysiek als online in subgroepen uiteengegaan om groepsgewijs onderwerpen uit te diepen. Door te werken met subgroepen werden alle deelnemers – thuis en in de zaal – gemotiveerd om met inbreng te komen. Hierdoor ontstond er enorm veel energie met leuke resultaten.

5. Een flexibele mindset

Het organiseren van een grote hybride werksessie kan heel goed, maar je moet er altijd rekening mee houden dat er onverwachte dingen gebeuren. Daarom is het echt van belang dat je op de achtergrond de juiste mensen beschikbaar hebt die de techniek kunnen regelen, de mensen thuis kunnen ondersteunen bij (technische) problemen, die de chat in de gaten houden en de gespreksleider/facilitator kunnen influisteren wat er gaande is, wat aandacht behoeft en soms ook wat de volgende stap gaat zijn.

Maak een goede afweging voor je een hybride werksessie gaat organiseren

Onze conclusie: natuurlijk is het makkelijker om iedereen fysiek óf online bij elkaar te hebben. Echter merken wij in de praktijk dat dat vaak niet kan en ook echt niet hoeft. Hybride sessies kunnen uitstekend werken. Onderschat het echter niet, er komt veel meer bij kijken dan bij een ‘reguliere’ sessie waarbij iedereen op één locatie of online aanwezig is. Maak dus een goede afweging of je het (technisch) kunt organiseren en of de bijeenkomst die je voor ogen hebt ook echt geschikt is voor een hybride vorm.