Lean in het onderwijs: het principe ‘foutvrij van mij’

Lean denken en werken gaat uit van een aantal principes. In eerdere blogs ben ik ingegaan op de principes flow, waardedenken, klantdenken, pull, genchi genbutsu en respect the people. In deze blog staat het ‘foutvrij van mij’-principe centraal. Oftewel: first time right. 

In tegenstelling tot de hiervoor genoemde basisprincipes van Lean kent het volgende principe dat aan bod komt weer een Nederlandse omschrijving: Foutvrij van mij. De kern van dit principe is: zorg dat iedereen zijn werk altijd zonder fouten oplevert aan zijn (interne of externe) klant (student). Het is een eenvoudig principe. Toch passen organisaties het weinig toe.

In veel organisaties leveren medewerkers producten of diensten die kwalitatief afwijken van de eisen van de volgende schakel in het proces. Het gevolg is dat:

1. Collega’s herstelwerk moeten verrichten om de kwaliteit van het eindproduct op het gewenste peil te krijgen;
2. Collega’s het product dat ze hebben ontvangen terugsturen, omdat het niet voldoet aan hun eisen;
3. Fouten niet of onvoldoende worden hersteld en de klant een product of dienst ontvangt dat niet aan de eisen voldoet.

Bewustzijn van de (klant)eisen

Het opleveren van werk dat niet aan de eisen voldoet, gebeurt vaak niet bewust. Mogelijk ontbreekt het inzicht in wat er fout kan gaan of men onderschat de gevolgen. Of zijn medewerkers zich niet bewust van de klanteisen (zie deze blog over klantdenken). Vaak handelen medewerkers op de wijze zoals die ooit geleerd is, zonder zich af te vragen of de klant zelf is veranderd of zijn of haar wensen. 

Om fouten te signaleren, om toe te geven dat medewerkers zelf fouten maken is een voldoende veilige omgeving noodzakelijk. Aspecten die daarbij horen zijn eigenaarschap en vertrouwen. En ook: leren in plaats van straffen.

Toegepast in het onderwijs: De kloof tussen diensten en onderwijs. Ik zie veel fouten, irritaties en onbegrip tussen aan de ene kant diensten en aan de andere kant het onderwijs. Er is maar één manier om hier stappen in te zetten: ga met elkaar in gesprek, toon begrip voor elkaar en ga echt samenwerken. Oftewel: ken je (interne) klant.

Jidoka bij Toyota

Toyota definieert Jidoka als “automation with a human touch”. Vrij vertaald betekent dit het automatisch inbouwen van kwaliteit, waarbij iedere medewerker de bevoegdheid heeft om het hele proces stil te leggen zodra er een defect wordt geconstateerd. Binnen Toyota stimuleren alle medewerkers elkaar om dit te doen en stuurt de leiding hier actief op. Kern van het Jidoka-principe is dat medewerkers fouten zo vroeg mogelijk signaleren en herstellen. Een product mag pas naar de volgende productiestap als deze voldoet aan de kwaliteitseisen.

Inrichten van foutvrije processen 

Naast aandacht en bewustzijn voor de eisen waaraan een handeling moet voldoen, biedt Lean ook hulpmiddelen om foutvrij werken te realiseren. Toyota gebruikt het principe Jidoka (zie kader: Jidoka bij Toyota). Een medewerker geeft zijn product of dienst pas door aan de volgende schakel in het proces wanneer het aan de gewenste kwaliteit voldoet. “Foutvrij van mij” dus. 

Er zijn vier manieren om de kwaliteit van de output zeker te stellen en ervoor te zorgen dat de output in één keer goed tot stand komt.

1. In het proces zelf, door het toepassen van Poka Yoke, oftewel: het maken van fouten onmogelijk maken.
2. Controle direct na het uitvoeren van een processtap: de persoon die een stap uitvoert, controleert zijn eigen werk.
3. Controle voor het uitvoeren van een volgende stap: voordat de medewerker een processtap uitvoert, controleert hij het resultaat van de voorgaande stap. Medewerkers controleren elkaar dus.
4. Controle aan het einde van het proces. Dit is het minst effectief. Als dit de enige controle is, loop je namelijk de kans dat je het werk van alle voorgaande stappen opnieuw moet doen. Of nog erger: dat de geleverde eindproducten weggegooid moeten worden.

De nummers 3 en 4 zijn ‘Downstream-controles’. Deze zijn vaak wel nodig, maar niet efficiënt als er geen andere controles zijn. Upstream-controles, beschreven onder punt 1 en 2, zijn het meest effectief en efficiënt.

Maak fouten onmogelijk: Poka Yoke

Het Poka Yoke-principe staat voor het uitsluiten van fouten. Poka Yoke is Japans voor “vermijden” en “fouten”. Het gaat dus om het voorkomen van fouten door processen of producten op een bepaalde manier in te richten. Drie voorbeelden die iedereen kent uit de praktijk:

1. Na het invullen van een elektronisch aanvraagformulier wordt na een druk op de toets ‘verzenden’ direct gecheckt of alle verplichte velden zijn ingevuld. Wanneer dit niet het geval is, krijgt de aanvrager direct het automatische verzoek de ontbrekende velden in te vullen;

2. Bij het tanken van brandstof is het onmogelijk per ongeluk diesel in een op benzine rijdende auto te doen. Het mondstuk van de diesel slang is simpelweg te groot om te kunnen passen;

3. Een SIM-kaart past maar op één manier in een telefoon. 

Uitdaging is om zoveel mogelijk processen in organisaties Poke-Yoke in te richten: fouten maken kan dan niet meer.

Maak fouten zichtbaar: Andon

“Elke fout is een kans op verbetering en een kans om te leren” is een gevleugelde uitspraak binnen Lean-organisaties. Een van de meest gebruikte tools hiervoor in een fabrieksomgeving is een zogenaamde ‘Andon’. Dit is een signaal (lampje/geluid) dat aangeeft dat er iets fout gaat. Medewerkers herstellen dan zo snel mogelijk de fout zodat het productieproces verder kan. Maar belangrijker: ze gaan ook aan de slag om te achterhalen wat de oorzaak is van de fout. En indien gevonden ook de oorzaak weg te nemen. Organisaties die elke dag leren van gemaakte fouten gaan vanzelf excelleren.

Toegepast in het onderwijs: Zorg bij weekstarts voor een veilige cultuur waarin fouten worden gedeeld en besproken. Dit is makkelijker gezegd dan gedaan. Een hulpmiddel is bijvoorbeeld om als vast agendapunt “Mistake van de week” te hebben waarbij iemand een fout deelt. De leider geeft hierin het goede voorbeeld.

‘Foutvrij van mij’ bij jouw organisatie?

Welke verbetermogelijkheden biedt ‘foutvrij van mij’ voor jouw organisatie? Als je van gedachten wil wisselen over de toepassing van Lean bij jouw onderwijsinstelling, neem dan contact op met Koen Janmaat (janmaat@morgens.nl, telefoon 071 – 3313640).