Haal meer uit je waardegedreven zorg dashboard: 5 tips

Wij gingen met professionals uit verschillende organisaties en diverse functies in gesprek over waardegedreven zorg dashboards. In deze blog beschrijven we de highlights van dit gesprek.

Kenmerken van een waardegedreven zorg dashboard

Een waardegedreven zorg dashboard geeft multidisciplinaire zorgteams in één oogopslag inzicht in de kwaliteit van de zorg voor bepaalde aandoeningen. Hierbij kan het gaan om een individuele patiënt (n=1 dashboard) of om een gehele patiëntpopulatie (populatiedashboard). Ziekenhuizen gebruiken de informatie in het dashboard om te bepalen waar verbetering nodig is in het zorgpad en om ter ondersteuning van samen beslissen in de spreekkamer.

Een waardevol dashboard vereist maatwerk

Momenteel richten veel ziekenhuizen zich op het bouwen van een waardegedreven zorg dashboard. Wij bespraken in hoeverre hier maatwerk bij komt kijken en wat er gestandaardiseerd kan worden. Maatwerk wordt door de aanwezigen gezien als essentieel om het dashboard zo waardevol en bruikbaar mogelijk te laten zijn. Hierbij is het gezamenlijk ontwikkelen met zorgverleners en patiënten steeds vaker de norm. Dit zorgt niet alleen voor een waardevol dashboard, maar stimuleert ook eigenaarschap en draagvlak bij de gebruikers. Eén van de aspecten waar veel maatwerk bij komt kijken is bij het gezamenlijk vaststellen van een relevante uitkomstenset die je wilt tonen in het dashboard. Wat relevante uitkomsten zijn kan erg verschillen tussen aandoeningen. Sommige indicatoren komen bij meerdere zorgteams terug en lijken op het eerste gezicht dan ook standaard. In de praktijk heeft dezelfde indicator echter vaak verschillende definities en andere meetmomenten.

De voordelen van standaardisatie

Naast maatwerk komt standaardisatie ook voor. Het ontwikkelproces van een maatwerk dashboard wordt bijvoorbeeld steeds meer gestandaardiseerd. Verschillende tools kunnen hierbij helpen. Genoemde voorbeelden zijn: HiX Standaard Content, het organiseren van informatieavonden, een data dictionary template en in de verre toekomst zou self-service BI wellicht een optie kunnen zijn om zorgteams zelf meer in de lead te laten zijn bij de (door)ontwikkeling van hun dashboard. Standaardisatie is ook van belang wanneer je uitkomsten wilt vergelijken tussen ziekenhuizen. Door hetzelfde dashboard te gebruiken wordt ‘benchmarken’ gefaciliteerd. Denk bijvoorbeeld aan het ICHOM Global Benchmarking Platform waarmee je over de hele wereld patiëntgerapporteerde uitkomsten (PROMs) kunt vergelijken. Het gebruik van zo’n ‘standaard’ of generiek dashboard biedt naast benchmarking vaak ook andere voordelen: het scheelt ontwikkeltijd waardoor je snel kunt opschalen en kosten bespaart, centraal beheer van het dashboard, ondersteuning bij de interpretatie en schaalvergroting. Dit laatste is behulpzaam bij de doorontwikkeling van richtlijnen en om gezondheidsdata van patiënten te spiegelen aan vergelijkbare patiënten (‘patients like me’). Een knelpunt dat wordt genoemd bij landelijke dashboards zit in de data-registratie. Ervaringen die zijn genoemd zijn dubbele registratie en moeizaam te koppelen data. Hierbij is het de afweging of de administratieve druk opweegt tegen de baten van het dashboard.

De uitkomstenset – Garbage in, garbage out

De ontwikkeling van een waardegedreven zorg dashboard start met het vaststellen van de uitkomstenset. Deze set bestaat uit zowel uitkomsten die door de patient worden gerapporteerd (PROMs) als uitkomsten die door zorgverleners worden geregistreerd. Het kiezen van indicatoren is een uitgebreid proces. Welke indicatoren zijn bruikbaar om op te sturen? Kun je ermee verbeteren? Hoe krijg je de juiste data boven water? Kun je verschillende systemen koppelen? Na het vaststellen van de uitkomstenset ben je er nog niet. De bruikbaarheid van een dashboard valt en staat met goede data en dus goede registratie. Een mooi voorbeeld van hoe hiermee om te gaan kwam van één van de deelnemende ziekenhuizen: zij geven de zorgteams inzicht in hoe goed iedere zorgverlener registreert en vergroten hiermee inzicht en urgentiegevoel. Daarnaast moet er ook worden afgesproken wat er wordt geregistreerd, hoe dit wordt gedaan, wanneer en waar. Hiervoor kan gebruik worden gemaakt van de principes van Registratie aan de Bron dat eenmalige, gestandaardiseerde registratie hergebruik en koppeling van data mogelijk maakt.

Inbedding in de dagelijkse praktijk – het primair proces gaat altijd voor

Uitdagingen bij waardegedreven zorg dashboards zitten in eigenaarschap en de inbedding van het dashboard in de dagelijkse praktijk: wie zorgt voor ondersteuning, hoe en aan wie worden de resultaten gepresenteerd, welke tijdsintervallen en welke consequenties hebben de resultaten? Zulke vragen moet je vroegtijdig bespreken om het dashboard optimaal te kunnen integreren in het werkproces. Eigenaarschap wordt gestimuleerd door het dashboard te ontwikkelen in co-creatie met de eindgebruikers. De vraag die hierbij ook wordt gesteld: van wie is het dashboard? Is het van de BI-specialist die het dashboard heeft gebouwd? Van de zorgverlener die het dashboard gebruikt? Of van de adviseur die het gebruik faciliteert? Een knelpunt in de praktijk is dat de gemiddelde zorgverlener kwaliteitsverbetering belangrijk vindt, maar dat het in de dagelijkse praktijk vaak een uitdaging is om er voldoende tijd voor te vinden: het primair proces gaat altijd voor.

Continu verbeteren – quality improvement is not a department

Het bouwen van een dashboard is relatief simpel; de grootste uitdaging zit in het gebruik van het dashboard voor kwaliteitsverbetering. Of zoals verwoord door één van de deelnemers: “Een dashboard is een leuke gadget, maar als je het niet gebruikt heb je er niks aan”.

Dashboards zijn een middel en geen doel en je creëert pas waarde als je iets doet met de uitkomsten in het dashboard. Maar wie zorgt ervoor dat het dashboard wordt gebruikt en wie faciliteert het verbeterproces? Een mooi voorbeeld hiervan werd genoemd door één van de ziekenhuizen die op regelmatige basis bijeenkomsten organiseert om op basis van de uitkomsten verbeteracties in te zetten. In meest mooie vorm vinden verbeterbijeenkomsten plaats met een brede vertegenwoordiging vanuit het multidisciplinaire team (arts, verpleegkundige, paramedici, financial, en als belangrijkste een patiëntvertegenwoordiger). Een dergelijk kort-cyclisch verbeterproces werd tijdens de sessie genoemd als succesfactor, evenals het beperken van het aantal indicatoren in het dashboard om het dashboard behapbaar te houden voor de gebruikers én om de registratielast beheersbaar te houden.

Vijf tips voor waardegedreven zorg dashboards

Op basis van bovenstaande highlights uit de sessie hebben we vijf tips voor waardegedreven zorg dashboards:

1. Ontwikkel het dashboard samen met zorgverleners en patiënten en stimuleer hiermee eigenaarschap bij de gebruikers.
2. Standaardiseer het ontwikkelproces zodat je gemakkelijk kunt opschalen en je voorkomt dat het wiel telkens opnieuw wordt uitgevonden.
3. Bespreek vroegtijdig hoe het dashboard wordt geïntegreerd in het werkproces van de gebruiker. Wie zorgt voor ondersteuning, hoe en aan wie worden de resultaten gepresenteerd, met welke tijdsintervallen en welke consequenties hebben de resultaten?
4. Organiseer verbeterbijeenkomsten met een brede vertegenwoordiging vanuit het multidisciplinaire team.
5. Beperk het aantal indicatoren om het dashboard behapbaar te houden voor de gebruikers én om de registratielast beheersbaar te houden.