Bewonersparticipatie in het digitale tijdperk

Uitkeringen, buurtzorg of een bewonersloket: dit zijn allemaal voorbeelden van gemeentelijke dienstverlening gericht op de inwoners van een gemeente. De kwaliteit hiervan staat of valt bij het maken van verbinding met inwoners. Maar, hoe maak je verbinding met je inwoners als je geen fysieke bewonersavonden kunt organiseren? Hoe kom je achter de behoeften van een inwoner als je niet even thuis langs kunt gaan voor een keukentafelgesprek? 

Door de huidige coronamaatregelen is het voor gemeenten en inwoners moeilijker om het gesprek aan te gaan, maar niet onmogelijk! Morgens heeft de afgelopen maanden fysieke bijeenkomsten met veel succes gedigitaliseerd: zo kan bewonersparticipatie volledig coronaproof plaatsvinden. 

Onze consultants dragen zowel zorg voor de voorbereiding, het begeleiden van de bijeenkomst zelf en doen de benodigde nazorg. Voor de digitale bijeenkomsten hebben we tegenwoordig speciale technische hosts, zodat je zeker weet dat de avond op rolletjes loopt!

Digitale bewonersavond

Een digitale bijeenkomst brengt allerlei voordelen met zich mee. Zo is het voor inwoners veel laagdrempeliger om deel te nemen: je hoeft namelijk je huis niet uit. Inwoners schakelen vanaf hun eigen computer in en kunnen zo met gemeentemedewerkers en elkaar in contact komen. Ook voor mensen die zo’n bijeenkomst normaal gesproken best spannend vinden, biedt een digitale avond uitkomst: je kunt jouw idee of opmerking laagdrempelig kenbaar maken via de chatfunctie. Door de inzet van verschillende digitale tools en werkvormen ontstaat ruimte om ook digitaal de interactie aan te gaan. Met een goede voorbereiding en begeleiding biedt een digitale bewonersavond een mooi alternatief in tijden waarin we niet fysiek bij elkaar kunnen komen. 

Bewonersavond Maashorst

Een voorbeeld van een succesvolle digitale bewonersavond is de avond voor Maashorst. De gemeenten Uden en Landerd gaan samen tot één gemeente: gemeente Maashorst. De gemeente Maashorst vindt het belangrijk om hun inwoners te betrekken bij dit proces, zeker op het gebied van hun nieuwe dienstverleningsconcept. Een grote groep inwoners heeft via een vragenlijst aangegeven dat zij graag meedenken en meepraten over de invulling van de dienstverlening van hun nieuwe gemeente. De gemeente Maashorst heeft daarom in samenwerking met Morgens een digitale bewonersavond georganiseerd. Op deze avond konden gemeentemedewerkers en inwoners met elkaar in gesprek over thema’s als de bereikbaarheid van de gemeente en de rol van technologie in dienstverlening.

Break-out rooms

De digitale bewonersavond werd begeleid door twee Morgens-consultants, op zowel de technische als de inhoudelijke kant. Door de laagdrempeligheid van de avond schoven er veel bewoners aan om mee te praten over de dienstverlening van de gemeente Maashorst. De deelnemers zijn gedurende de avond in verschillende groepen uiteengegaan om verder in te gaan op een aantal thema’s. Dit is een groot voordeel van het gebruik van digitale tools: de bewoners worden in verschillende ‘break-out rooms’ geplaatst, waar verschillende gemeentemedewerkers kunnen aanschuiven. De bewoners hoeven op deze manier geen keuze te maken voor een thema, want door het gemak van de break-out rooms komen alle thema’s aan bod.

Bewonersparticipatie Arnhem West

In Arnhem gaat de gemeente op een andere manier om met bewonersparticipatie. Verschillende wijken zijn zich aan het voorbereiden op de warmtetransitie. Dat vraagt veel van bewoners, terwijl de urgentie niet bij iedereen helder is. Om in contact te komen met bewoners, heeft een Morgens-consultant meegewerkt aan het uitzetten van een enquête in Arnhem West. Deze enquête heeft als doel de bewoners te activeren om over de warmtetransitie na te denken, om ze te informeren over waar de gemeente mee bezig is, maar ook op te halen waar eventuele alternatieven voor aardgas aan moeten voldoen. Dit is een eerste stap van een proces waarin de gemeente echt samen met bewoners tot een alternatief komt. Alleen als we het samen doen, kunnen we tot een gedragen oplossing komen. Een vervolgstap is om de resultaten van de enquête in een (waarschijnlijk digitale) bewonersavond te bespreken. Zo werken we in Arnhem samen met bewoners. Ook in coronatijd. 

Alles digitaal?

Digitale bijeenkomen brengen veel voordelen met zich mee. Bewoners zijn eerder geneigd om deel te nemen, aangezien ze gewoon thuis kunnen blijven. Je kunt interessante en interactieve digitale werkvormen inzetten om te garanderen dat iedereen aan het woord komt en je kunt als bewoner bij meer verschillende thema’s aansluiten dan op een fysieke bijeenkomst. Ook kun je gebruik maken van online peilingen, vragenlijsten en check-ins, waar je veel meer reactie op krijgt dan wanneer je het via de post doet. Een digitale tool waar wij als Morgens tijdens digitale sessies graag gebruik van maken is Mural. Deze tool kun je het best uitleggen als een digitaal memobord, wat je heel eenvoudig naar jouw wensen kunt ontwerpen en inrichten. Het is misschien even wennen, maar na een beetje oefening hebben de deelnemers het gegarandeerd zó onder de knie. Mural biedt daarnaast een mooi visueel naslagwerk van de avond.

 

Voorbeeld Mural

Maar betekent deze lofzang dan ook dat we de fysieke bijeenkomsten moeten afschaffen? Nee, wat ons betreft zeker niet! Digitaal vergaderen brengt inherent ook nadelen met zich mee: hoe zorg je er bijvoorbeeld voor dat je je oudste bewoners blijft betrekken? Of bewoners die minder digivaardig zijn, thuis geen goede techniek hebben of geen rustige werkplek? Daar moet je als gemeente goed over nadenken, want je kunt niet zomaar een bewonersgroep uitsluiten. Daarnaast voelt een digitale bijeenkomst voor sommige mensen wat afstandelijker: er is geen mogelijkheid om na de vergadering nog even na te praten met een kop koffie en je kunt elkaar niet recht in de ogen aankijken. De digitale bijeenkomst is dus zeker geen volledige vervanging van de fysieke avonden, maar biedt een mooie aanvulling binnen de huidige mogelijkheden. 

Morgens Online Meetings

Wij hebben vanuit Morgens in de afgelopen tijd veel geleerd, geïnvesteerd en geëxperimenteerd met digitale bijeenkomsten. Steeds vaker krijgen we van klanten de bevestiging dat het ook digitaal mogelijk is om interactief samen te werken. Om nog meer digitale bijeenkomsten te begeleiden hebben we ‘Morgens Online Meetings’ opgezet. Hiermee zijn we beter in staat om onze klanten ondersteunen bij de transitie naar digitaal werken dat ook na corona niet meer zal verdwijnen. 

Aansluiten bij de behoeften

Digitale bijeenkomsten bieden veel mogelijkheden, maar het belangrijkste om te onthouden is dat je altijd moet aansluiten bij de behoeften van je deelnemers. Kijk daarom voordat je begint naar wat je met de bijeenkomst wil bereiken en welke bewonersgroepen je denkt te verwachten. Baseer daar vervolgens je digitale tools en programma op. Aansluiten op de behoeften van de bewoners blijft het uitgangspunt!

 

Interesse?

Wil jij een online meeting organiseren en ben je benieuwd naar de mogelijkheden? Of wil je gewoon eens sparren over online meetings in jouw organisatie en zien hoe die draaiboeken, online werktools en meetingtools eruitzien? Neem dan contact met ons op via onlinemeetings@morgens.nl of kijk op online-meetings.nl.