Vijf bouwstenen voor succesvol opgavegericht werken bij de overheid

Veel overheidsorganisaties vinden het lastig om opgavegericht werken succesvol in te richten. Terwijl actuele opgaven als de schuldenproblematiek, de energietransitie of bijvoorbeeld ondermijning zo complex zijn dat een opgavegerichte werkwijze nodig is voor een effectieve aanpak. Op basis van onze ervaring en ons onderzoek naar de overheid van Morgen zien wij vijf bouwstenen die helpen om opgavegericht werken te laten slagen.

Dit verkorte artikel, dat ook op InGovernment is verschenen, gaat in op die vijf bouwstenen en geeft handvatten om hiermee aan de slag te gaan. Het volledige artikel kun je downloaden in de vorm van een whitepaper op onze website.

Waarom opgavegericht werken?

Een maatschappelijke opgave is de gewenste situatie in de samenleving waaraan een overheidsorganisatie een bijdrage wil of moet leveren om deze te realiseren.

Het leveren van een bijdrage die de doelgroep echt als meerwaarde ervaart, levert grote uitdagingen op voor de overheid. De praktijk leert dat een bureaucratische organisatie hier niet bij helpt. Een andere vorm van organiseren is dus nodig. Een interessant voorbeeld zijn de Regio Deals die nu gesloten zijn. Opgavegericht werken helpt organisaties om de samenwerking in zo’n Deal vorm te geven en in te spelen op veranderingen en opgaven die spelen. Bewustzijn van de onderstaande bouwstenen om dit goed vorm te geven is daarbij ontzettend belangrijk.

Vijf bouwstenen voor succesvol opgavegericht werken

1. Maak het waarom van de opgave duidelijk

Allereerst moet duidelijk zijn waarom iets een uitdaging, probleem of opgave is, en waarom deze organisatie hier een bijdrage aan moet leveren. De overheid heeft een belangrijke agenderende rol bij de aanpak van maatschappelijke opgaven, maar dat betekent niet dat zij de aanpak ook moet vormgeven. Bepaal daarom samen met ‘buiten’ de maatschappelijke opgave en het waarom. De volgende stappen helpen bij het gesprek hierover:

1. Betrek alle organisaties/groeperingen die een rol hebben bij de opgave (vooral ‘non-usual suspects’);
2. Benoem samen de kernwaarden bij de opgave. Dit zorgt voor voldoende aandacht voor het waarom van de opgave en voorkomt dat meteen in oplossingen wordt gedacht;
3. Vertaal de gezamenlijke kernwaarden in een visie op de aanpak van de opgave;
4. Creëer een feedbackloop en een continu lerende omgeving.

2. Creëer bewustzijn over de klant van de opgave

Voor de start van de aanpak moet duidelijk zijn wie de ‘klant’ is van de opgave. Dit is degene die betrokken is bij de opgave of erdoor geraakt wordt. De behoefte van deze klant bepaalt namelijk het waarom en doel van de aanpak.

Gebruik een klantreis of bevraag een burgerpanel of cliëntenraad om de leefwereld van de klant naar binnen te halen. Het aanpakken van een maatschappelijke opgave krijgt namelijk vorm vanuit de leefwereld van de klant en niet vanuit de wettelijke taken of het systeem van de organisatie.

3. Zorg voor een wendbare organisatie

Opgavegericht werken vraagt kortcyclisch werken. Geen beleidsprocessen van zes maanden of een ‘parafencultuur’ waarbij vijf parafen nodig zijn om iets op te pakken. Snel inspelen op veranderingen en aanpassingen doen in je aanpak, zijn essentieel om effectief opgavegericht te werken. Veel overheidsorganisaties zijn gericht op ‘sense, analyse, response’. Ze constateren een probleem, geven experts de opdracht ermee aan de slag te gaan en maken een plan om het op te lossen (bron: Toon Franken).

De complexe opgaven van tegenwoordig vragen echter om ‘sense en response’: het aanvoelen en oppakken van signalen die spelen in de maatschappij en bij klanten, en vervolgens stap voor stap mogelijke oplossingen uitproberen. Agile werken past goed bij deze benadering en helpt om wendbaarheid te creëren, ook in een hiërarchische structuur.

4. Toon leiderschap

Opgavegericht werken vraagt leiders die durven zich continu te verwonderen, het antwoord niet te weten en hun eigen rol ter discussie stellen. Leiderschap betekent dat je de gemeenschap (lees ook: medewerkers) in haar kracht kunt zetten om zelf de eigen toekomst vorm te geven. Dus zet de visie van de organisatie helder neer en geef de organisatie de ruimte om invulling te geven aan die visie door opgaven aan te pakken.

Dit leiderschap zie je in een Lean organisatie. Daarin geeft de leiding de visie van de organisatie en is het aan de teams om de uitvoering van de visie vorm te geven. Visueel management en een open houding helpen om het goede gesprek te voeren en elkaar aan te spreken met respect voor ieders rol.

5. Gebruik talenten goed

Tegenwoordig wordt veel gesproken over ‘21st century skills’. Denk aan kritisch, creatief en probleemoplossend denken, ICT-vaardigheden en mediawijsheid. Deze staan niet in de functiehuizen van de overheid.

Geef als organisatie de medewerkers meer ruimte om competenties en talenten in te zetten op onderwerpen die bijdragen aan het bereiken van hun eigen doel én de doelen van de organisatie. En spreek hen aan op hun intrinsieke motivatie om maatschappelijke veranderingen te realiseren. Deze intrinsieke motivatie, inzicht in eigen vaardigheden en gebieden waar nog groei mogelijk is, vergroot de motivatie, het zelfvertrouwen en het sturend vermogen. Focus daarom op talentmanagement in plaats van competentiemanagement.

De transitie naar een opgavegerichte organisatie

Succesvol opgavegericht werken binnen de overheid. Het klinkt niet ingewikkeld, maar het raakt de hele organisatie. Om het succesvol in te zetten, moet de organisatie intrinsiek overtuigd zijn dat zij alleen op deze manier de waarde kan toevoegen die nodig is voor de samenleving. In één keer een totale organisatietransitie maken is niet nodig. Begin bij één opgave en gebruik de vijf bouwstenen als richtlijn. Leg de lessen en successen vast en geeft ze door aan de volgende opgave. Want alleen zo kun je succesvol bouwen aan opgavegericht werken binnen je organisatie.

Dit is verkorte versie van het artikel over opgavegericht gericht werken bij de overheid. Klik voor het volledige artikel op de downloadknop.