P&O Defensie dankzij inzet van data gereed voor uitdagingen van morgen

Nu wereldwijde spanningen toenemen, is de paraatheid van Defensie cruciaal. De Divisie Personeel & Organisatie Defensie (DPOD) zet in op datagedreven werken om hun ondersteuning te optimaliseren. Lees hoe het Dienstencentrum Organisatie & Formatie (DC O&F) met behulp van data een toekomstbestendige organisatie wordt.

De noodzaak om in rap tempo op te schalen en zich weerbaar en wendbaar te organiseren raakt ook de ondersteunende diensten binnen de Defensie organisatie. Daarom initieerde DPOD – de HR-dienstverlener van Defensie – de ontwikkellijn Datagedreven Werken. De ontwikkellijn moedigt de dienstencentra en stafafdelingen binnen de divisie aan tot het inzetten van data om de te leveren ondersteuning aan Defensie Onderdelen optimaal in te richten én uit te voeren. Met DPOD als excellente HR-dienstverlener kunnen alle eenheden zich namelijk volledig focussen op hun taak: beschermen wat ons dierbaar is.

De vraag

Bij elke wijziging in de Defensie formatie, bijvoorbeeld het toevoegen van extra bestaande functies of nieuwe functies aan een team, adviseert DC O&F over een passende inrichting van de organisatie en waarderen de adviseurs de functies naar de juiste rang- of salarisschaal. Het team boekhouders van DC O&F zorgt ervoor dat de wijzigingen in de formatie correct in het P&O-systeem ingevoerd worden.

Als gevolg van de harde groei van de Defensie organisatie voorziet de directeur van DC O&F een enorme toename in de vraag naar hun ondersteuning. Hij denkt daarbij na over:

1. De capaciteit en het welzijn van DC O&F-medewerkers. Hoe voorkomen we dat medewerkers overspoeld raken door de extra werkzaamheden? Hoe zorgen we ervoor dat medewerkers de juiste prioriteiten stellen in het grote beroep dat gedaan wordt op hun ondersteuning?
2. De kwaliteit van dienstverlening. Hoe verzekeren we onze klanten, Defensie collega’s, van een consistent goede dienstverlening, ondanks de toegenomen druk op onze beschikbaarheid? Waar zitten mogelijkheden om onze ondersteuning aan hen te verbeteren?

De directeur DC O&F weet dat het antwoord op beide vraagstukken begint bij grip. Grip op bijvoorbeeld de huidige werkvoorraad in relatie tot de capaciteit en op de prestaties die een beeld geven van de kwaliteit van dienstverlening. Vraagstukken die schreeuwen om data. Een uitgelezen kans dus voor DC O&F om de DPOD-ontwikkellijn Datagedreven Werken in praktijk tot uitvoering te brengen. Maar hoe?

De aanpak

De datavolwassenheidsreis van DC O&F bestond uit drie fasen:

1. Voorbereiding. De basis op orde stond in deze fase centraal. We legden het fundament voor de ontwikkeling naar een datagedreven dienstencentrum.
2. Ontwikkeling. Deze fase stond in het teken van ontwikkeling van het technisch eindproduct, in dit geval was dat een management dashboard.
3. Borging. Met instructies en trainingen droegen we zorg voor een duurzame voortzetting van datagedreven werken binnen DC O&F.

1. Voorbereiding

Stel de groeiambitie vast op basis van huidige datavolwassenheid

Om te bepalen waar je als dienstencentrum naartoe werkt, is het van belang om eerst te weten waar je nu staat op het gebied van datavolwassenheid. Na een korte periode van kennismaken en observeren, plotten we de huidige datavolwassenheid van DC O&F samen met het managementteam op het Morgens Data Maturity Model in de datavolwassenheidsfase beginner. Een paar kenmerkende observaties:

• Het management zag het potentieel en de voordelen van werken met data, maar had moeite met het zetten van de eerste stap;
• Strategische doelen waren nog niet meetbaar geformuleerd;
• Op databeschikbaarheid en datakwaliteit was nog nauwelijks grip;
• Medewerkers konden sceptisch en terughoudend zijn in de dataontwikkeling.

Dit gedragen beeld van de status-quo vormde het vertrekpunt om met elkaar een realistische groeiambitie vast te stellen. Op naar de volgende datavolwassenheidsfase: de opportunist. Concreet betekende dit dat we toewerkten naar het opleveren van een dashboard met sturingsinformatie voor het DC O&F managementteam. Ook stelden we als doel om het bewustzijn over datagedreven werken binnen het hele dienstencentrum te verhogen en daarmee de datadrempel te verlagen.

Formuleer meetbare strategische doelen

De strategische doelen die volgen uit de missie & visie van de organisatie bepalen de koers van een datavolwassenheidsreis. Het verheldert wat voor jou als afdeling wel en niet relevant is om op te sturen. Voorkom dus dat de data leidend wordt om te bepalen wat je als afdeling meet en bespreekt.

In twee interactieve sessies vertaalde het managementteam van DC O&F de Defensiebrede doelen naar de concrete bijdragen die DC O&F daaraan levert. We formuleerden vier strategische pijlers: Werkvoorraad & Capaciteit, Kwaliteit van Dienstverlening, Klant en Medewerker. Vervolgens maakten we elke pijler meetbaar door er Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) aan te koppelen. Na toevoegingen en aanvullingen van het middenmanagement leverden we een gedragen KPI-huis op. Die stip op de horizon werd in het jaarplan opgenomen en breed gecommuniceerd binnen het dienstencentrum. Zo vormden de meetbare strategische doelen van DC O&F het fundament van het verdere datavolwassenheidstraject.

Breng databeschikbaarheid in kaart

Vanuit de gebruikersbehoeften van het managementteam en middenmanagement verkenden we per KPI of de benodigde data reeds beschikbaar was. In welk systeem werd de data geregistreerd? Op welke manier? Wat waren de mogelijkheden om de data te ontsluiten? Deze laatste voorbereidende stap leidde tot een overzicht van databeschikbaarheid en een actieplan om de benodigde data gericht te verzamelen en modelleren.

2. Ontwikkeling

Ontwikkel het dashboard iteratief

Aan de slag! In een zestal sprints ontwikkelden we stapsgewijs twee dashboards als sturingsinstrumenten voor het management en het middenmanagement: de MT-cockpit en H-SAO cockpit.

In elke sprint stond één van de vier strategische pijlers centraal waar we de benodigde visualisaties voor ontwikkelden. Aan het einde van elke sprint nodigden we eindgebruikers (het managementteam en middenmanagement) uit om de tussentijdse inzichten te valideren en hun feedback te geven op de dashboard concepten. In opvolgende sprints verwerkten we de ontvangen feedback continu tot verbeterde dashboard versies. Door deze iteratieve aanpak sloten de definitieve cockpits naadloos aan op de wensen en behoeften van beide doelgroepen. Bovendien brachten deze tussentijdse contactmomenten onderlinge verbinding en nauwe betrokkenheid in het proces. Deelnemers voelden en gebruikten de ruimte om twijfels, vragen en zorgen op tafel te leggen. Bovendien werden ze steeds enthousiaster over de data-ontwikkeling door het zien van de tussentijdse resultaten.

Houdt het dienstencentrum op de hoogte en geef ruimte voor vragen

In groot en klein comité informeerden we DC O&F adviseurs en boekhouders structureel over de voortgang van het datagedreven werken project. Ook tijdens die momenten was er naast een informatieve update altijd ruimte voor het stellen van vragen en het bespreken van zorgen. We creëerden een veilige leeromgeving waarin hulpmiddelen zoals dashboards niet meer als controlemechanisme werden gezien maar als effectieve gespreksstarter. Zo nam draagvlak voor de datagedreven werkwijze steeds verder toe.

3. Borging

Zorg voor duurzame borging

Voor Morgens is de ontwikkeling naar datagedreven werken geslaagd wanneer de organisatie het opgeleverde dashboard effectief weet te benutten in de praktijk én handvatten heeft om de ontwikkeling naar een datagedreven organisatie zelfstandig voort te zetten. In de laatste fase van de opdracht bij DC O&F lag de nadruk daarom op het faciliteren van een duurzame verankering in het dienstencentrum.

Zo zetten we bijvoorbeeld in op het opleiden van twee key-users binnen DC O&F. Als functioneel beheerders dragen zij de verantwoordelijkheid voor de maandelijkse dashboard verversing. Daarnaast coachten we het managementteam bij het inzetten van hun cockpit als centrale praatplaat tijdens het MT-overleg.

Het resultaat

Het afgelopen jaar heeft DC O&F grootse stappen gezet om te groeien naar de datavolwassenheidsfase opportunist. De resultaten op een rijtje:

Tastbare resultaten

• Het KPI-huis: een visualisatie die de stip op de horizon voor DC O&F – de strategische doelen, onderliggende pijlers en meetbare prestatie indicatoren – in één oogopslag weergeeft.
• Datareis: een overzichtsplaat van het systeemlandschap waar de benodigde data opgeslagen wordt en een actieplan om deze data gericht te verzamelen.
• Sturingsdashboard: het opgeleverde Power BI dashboard brengt de huidige prestaties op de strategische pijlers feitelijk en visueel aantrekkelijk in beeld voor het (midden)management van DC O&F. DC O&F monitort de voortgang op doelstellingen en stuurt tijdig (bij) door gerichte verbeteracties in te zetten.Controle op datakwaliteit. Het dienstencentrum zet proactief in op het verbeteren van datakwaliteit door registratieprocessen in het werkvoorraadsysteem te standaardiseren. Het dienstencentrum verhoogt daardoor de betrouwbaarheid van datagedreven inzichten.

De menskant – de eerste stappen naar een datagedreven cultuur

• Een verhoogd niveau van bewustzijn, kennis en vaardigheid. Er is begrip over wat datagedreven werken (niet) inhoudt, medewerkers zijn bekend met de toegevoegde waarde en weten hoe je data effectief benut in de praktijk.
• Meer draagvlak en vertrouwen. Terughoudendheid in de verandering naar een datagedreven dienstencentrum maakte plaats voor nieuwsgierigheid en enthousiasme.

Een voorbeeld voor DPOD

Uit een divisiebrede inventarisatie van datavolwassenheid blijkt dat meerdere dienstencentra klaar zijn voor de groei van beginner naar opportunist. De datavolwassenheidsreis van DC O&F biedt hen dan ook een waardevol voorbeeld van een succesvolle implementatie van de DPOD-ontwikkellijn Datagedreven Werken. Eén ding is zeker: excellente HR-dienstverlening kan niet zonder data.