Cases / Onderwijs
Morgens begeleidt de Universiteit van Amsterdam (UvA) sinds vorig jaar met de overstap naar meer proces- en datagedreven werken. In een Lean traject heeft de UvA samen met Morgens gekeken naar het creëren van flow en het elimineren van verspillingen in hun diplomeerproces. Het doel is om beslissingen meer met data te onderbouwen, de werkdruk voor medewerkers te verlagen en studenten sneller te helpen door meer inzicht te krijgen in het proces.
De UvA heeft ruim 40.000 studenten en 6.000 medewerkers op verschillende locaties in de stad Amsterdam. Bij de faculteit Economie en Bedrijfskunde worden jaarlijks ruim 2.000 diploma’s aangevraagd en behandeld door het diplomeerteam. Om dit proces te voltooien moet de afdeling diplomeren met verschillende mensen binnen de UvA schakelen en ook binnen het team een aantal werkzaamheden verrichten.
De UvA zocht hulp bij het overstappen naar een meer datagedreven manier van werken waarbij ze meer inzicht hebben in het proces. Hiermee wil de UvA meer op feiten gebaseerde beslissingen nemen, de samenwerking binnen het team en met de rest van de organisatie effectiever maken en studenten sneller helpen.
Tijdens die transitie begeleidt Morgens de UvA bij diverse vragen, zoals: Hoe kunnen we meer flow creëren in het proces? Hoe zorgt dat voor een lagere werkdruk voor medewerkers? Hoe kunnen we communicatie tussen teams makkelijker laten verlopen? Hoe kunnen we meer inzicht krijgen in waar in het proces een aanvraag zich bevindt en wat de oorzaken van eventuele vertragingen zijn? Maar ook: hoe voorspellen we beter in welke maanden de pieken in het proces zitten zodat we de capaciteit daarop kunnen aanpassen?
Morgens kijkt samen met het team dat de diploma-aanvragen behandelt naar welke informatie zij nodig hebben om het proces inzichtelijker te maken. Een transparanter proces zorgt voor betere samenwerking, makkelijkere communicatie en daarmee ook snellere doorlooptijden van de aanvragen van studenten. Vervolgens bouwt Morgens in meerdere iteraties een dashboard om het team meer inzicht te geven in het proces. Hierbij wordt regelmatig feedback opgehaald van de gebruikers om ervoor te zorgen dat het dashboard hen de meeste toegevoegde waarde kan bieden. Het dashboard wordt op deze manier echt samen ontwikkeld en is een oplossing voor én door het team.
Het interactieve dashboard wordt wekelijks door het team bekeken en besproken en geeft inzicht in de werkdruk, de verdeling van het werk en de eventuele bottlenecks. Daarnaast laat het zien welke trends er door de tijd te onderscheiden zijn, zodat het team daar qua planning en capaciteit proactief op kan inspelen.
Om het dashboard van input te voorzien wordt ook de werkwijze aangepast die door alle teamleden gehanteerd wordt. Het standaardiseren van de werkwijze is een randvoorwaarde voor een dashboard met informatie die correct, toegankelijk en met elkaar te vergelijken is. In nauwe samenwerking met het team ontwikkelt Morgens daarom een nieuwe standaard manier van administreren (in het systeem).
In juni begint een nieuwe piek voor het team als de diploma-aanvragen van studenten binnenstromen. Door het nieuwe dashboard blijft het overzichtelijk waar iedereen mee bezig is, waar eventuele aandachtspunten liggen en waar er bijgestuurd moet worden om de flow van het proces te behouden. Het wekelijks bespreken van het dashboard maakt de teamleden beter op elkaar ingespeeld, maar zorgt er ook voor dat ze gerichter met de rest van de organisatie kunnen communiceren. Het vasthouden van de flow in het proces wordt elke week concreet gemaakt door samen te kijken naar het dashboard. Na het verwerken van de grootste piek van aanvragen is het tijd om het dashboard te bekijken en te reflecteren op hoe de afgelopen periode is verlopen. Ondersteund met feiten uit het dashboard kan er weer beter ingespeeld worden op de pieken van volgend jaar en aantal beslissingen genomen worden over de planning en capaciteit. Ook kunnen ze beter monitoren wat het effect is van de verbeteracties van het team.
Waar heeft de Universiteit van Amsterdam het meest aan gehad? Morgens maakt de transitie naar datagedreven werken simpel en concreet. Door de doelen van het team te vertalen naar wensen voor het dashboard krijgt het hebben van meer inzicht duidelijk vorm en invulling. Omdat deze oplossing samen met het team is ontwikkeld en meerdere keren is uitgetest sluit het dashboard goed aan op het teamproces en is het draagvlak voor een blijvende verbetering groot.
Wil je meer weten over deze opdracht of ben je benieuwd wat Morgens voor jouw onderwijsorganisatie kan betekenen? Neem dan contact op met Koen Janmaat of Jennifer Lesmeister.